Thành lập công ty nội thất tại Hải Phòng là lựa chọn phù hợp đối với cá nhân, hộ kinh doanh và nhà đầu tư muốn phát triển hoạt động sản xuất, phân phối hoặc cung cấp dịch vụ trong lĩnh vực nội thất một cách bài bản. Để doanh nghiệp hoạt động thuận lợi, chủ đầu tư cần chuẩn bị đúng thông tin về tên công ty, loại hình, trụ sở, vốn, ngành nghề và hồ sơ đăng ký. Việc nắm rõ từng bước ngay từ đầu cũng giúp hạn chế sai sót và những thủ tục phải thực hiện lại.
Thành lập công ty nội thất tại Hải Phòng – trước tiên phải xác định bạn bán, thiết kế hay trực tiếp sản xuất
Thành lập công ty nội thất tại Hải Phòng không đơn giản là đăng ký một ngành nghề chung về “nội thất”. Trên thực tế, một doanh nghiệp nội thất có thể chỉ thiết kế bản vẽ, mở showroom bán bàn ghế – tủ – giường, nhận thi công hoàn thiện căn hộ hoặc trực tiếp vận hành xưởng sản xuất đồ gỗ. Mỗi mô hình tạo ra một chuỗi pháp lý và chi phí đầu tư khác nhau.
Do đó, trước khi thành lập doanh nghiệp, chủ đầu tư nên vẽ rõ chuỗi hoạt động của mình: tư vấn – thiết kế – bán hàng – sản xuất – vận chuyển – lắp đặt – thi công – bảo hành. Làm rõ chuỗi này giúp lựa chọn đúng ngành nghề, địa điểm, hợp đồng, phương pháp kế toán và các điều kiện liên quan đến PCCC, môi trường hoặc nhà xưởng.
Công ty thiết kế nội thất khác doanh nghiệp sản xuất nội thất thế nào?
Công ty thiết kế nội thất chủ yếu cung cấp dịch vụ sáng tạo như khảo sát mặt bằng, lên concept, bố trí công năng, dựng phối cảnh 3D và lập hồ sơ kỹ thuật. Tài sản quan trọng của mô hình này thường là đội ngũ kiến trúc sư, nhà thiết kế, phần mềm, dữ liệu mẫu và hệ thống khách hàng chứ không phải máy móc sản xuất.
Trong khi đó, doanh nghiệp trực tiếp sản xuất nội thất phải quản lý thêm xưởng, máy cưa – cắt – khoan – chà nhám, khu sơn hoặc hoàn thiện, kho gỗ và vật tư. Khi đó ngoài hồ sơ doanh nghiệp còn phải xem xét PCCC, môi trường, an toàn lao động, nguồn nguyên liệu và các yêu cầu đối với cơ sở sản xuất.
Mô hình showroom kết hợp xưởng cần đăng ký ra sao?
Nhiều doanh nghiệp nội thất tại Hải Phòng chọn mô hình showroom nằm tại khu vực thuận tiện tiếp khách, còn xưởng sản xuất đặt tại khu vực khác có mặt bằng rộng và phù hợp sản xuất. Trong trường hợp này, địa chỉ trụ sở, showroom và xưởng có thể không trùng nhau.
Doanh nghiệp cần tổ chức pháp lý cho từng địa điểm phù hợp với thực tế, chẳng hạn đăng ký trụ sở chính tại một địa chỉ và thực hiện thủ tục đối với địa điểm kinh doanh hoặc đơn vị phụ thuộc khi cần. Đồng thời, xưởng phải được rà soát riêng về công năng, môi trường và PCCC; không nên cho rằng có showroom hợp pháp thì xưởng đương nhiên được hoạt động.
Thi công nội thất có phải đăng ký thêm ngành nghề?
Có sự khác biệt giữa việc thiết kế một bộ nội thất rồi giao sản phẩm cho khách và việc doanh nghiệp trực tiếp thi công hoàn thiện tại công trình. Nếu doanh nghiệp nhận tháo dỡ, làm trần, vách, sàn, lắp đặt hệ thống hoặc thực hiện các công việc hoàn thiện công trình thì cần rà soát thêm ngành nghề tương ứng.
Trong hợp đồng cũng nên tách rõ phần cung cấp hàng hóa với phần thi công. Việc này giúp xác định trách nhiệm nghiệm thu, bảo hành, hóa đơn và xử lý tranh chấp chính xác hơn.
Bản đồ pháp lý cho doanh nghiệp nội thất tại Hải Phòng
Một doanh nghiệp nội thất thuần thiết kế thường có bản đồ pháp lý tương đối gọn: thành lập công ty, đăng ký ngành thiết kế, thuế – hóa đơn, hợp đồng và lao động. Nếu có showroom thì bổ sung quản lý địa điểm, biển hiệu, kho hàng và PCCC phù hợp.
Nếu có xưởng, lớp pháp lý sẽ mở rộng sang sản xuất, PCCC, môi trường, an toàn lao động, chất thải, nguồn gỗ và quản lý máy móc. Nếu vừa nhập khẩu vừa xuất khẩu đồ nội thất qua cảng Hải Phòng, doanh nghiệp còn phải quản lý hồ sơ hải quan, nguồn gốc hàng hóa, nhãn và hợp đồng thương mại.
Chọn loại hình công ty nội thất
Luật Doanh nghiệp quy định nhiều loại hình doanh nghiệp để nhà đầu tư lựa chọn. Đối với ngành nội thất, mô hình phổ biến nhất vẫn là công ty TNHH một thành viên, TNHH hai thành viên trở lên và công ty cổ phần.
Công ty TNHH một thành viên
Công ty TNHH một thành viên phù hợp với cá nhân hoặc tổ chức tự đầu tư toàn bộ vốn. Đây là mô hình dễ quản lý, phù hợp từ studio thiết kế nhỏ đến doanh nghiệp có showroom hoặc xưởng riêng.
Nếu người sáng lập đồng thời trực tiếp điều hành hoạt động thiết kế, sản xuất và bán hàng thì mô hình này giúp quyền quyết định tập trung. Khi có thêm nhà đầu tư, doanh nghiệp vẫn có thể thay đổi cơ cấu sở hữu theo quy định.
TNHH hai thành viên
TNHH hai thành viên trở lên phù hợp khi có hai hoặc nhiều người cùng đầu tư. Ví dụ một người phụ trách thiết kế – khách hàng, người còn lại đầu tư xưởng và vận hành sản xuất.
Điều lệ cần quy định rõ tỷ lệ vốn, quyền biểu quyết, thẩm quyền đầu tư máy móc, xử lý khoản vay, phân phối lợi nhuận và việc chuyển nhượng vốn. Đây là vấn đề đáng lưu ý vì ngành nội thất thường có tài sản cố định và hàng tồn kho giá trị lớn.
Công ty cổ phần
Công ty cổ phần phù hợp với doanh nghiệp định hướng mở chuỗi showroom, xây nhà máy nội thất hoặc huy động nhiều nhà đầu tư.
Mô hình này thuận lợi hơn về khả năng mở rộng cơ cấu vốn nhưng quản trị phức tạp hơn. Nếu doanh nghiệp mới chỉ có hai hoặc ba người góp vốn ổn định thì cần cân nhắc xem lợi ích của mô hình cổ phần có tương xứng với chi phí quản trị hay không.
Công ty có vốn đầu tư nước ngoài
Doanh nghiệp có nhà đầu tư nước ngoài cần kiểm tra đồng thời pháp luật đầu tư, điều kiện tiếp cận thị trường và phạm vi ngành nghề dự kiến thực hiện.
Đặc biệt phải tách rõ hoạt động thiết kế, sản xuất, bán buôn, bán lẻ, xuất nhập khẩu và thi công. Một dự án chỉ sản xuất đồ nội thất để xuất khẩu có cấu trúc pháp lý khác doanh nghiệp FDI mở showroom bán lẻ trực tiếp tại Việt Nam.
Bộ ngành nghề nên đăng ký cho công ty nội thất
Không nên sử dụng một bộ mã ngành giống nhau cho mọi công ty nội thất. Bộ ngành nghề cần xuất phát từ chuỗi dịch vụ thực tế của doanh nghiệp.
Thiết kế chuyên dụng
Nếu doanh nghiệp tư vấn phong cách, thiết kế không gian, dựng phối cảnh hoặc thiết kế sản phẩm nội thất thì nên đăng ký ngành thiết kế chuyên dụng phù hợp.
Nếu công việc mở rộng sang thiết kế kiến trúc hoặc các hoạt động chuyên môn xây dựng thuộc phạm vi có điều kiện thì cần tiếp tục kiểm tra yêu cầu chuyên ngành tương ứng, không nên đánh đồng với thiết kế trang trí nội thất thông thường.
Sản xuất đồ nội thất
Doanh nghiệp có xưởng trực tiếp sản xuất bàn, ghế, tủ, giường, kệ, nội thất văn phòng hoặc các sản phẩm tương tự cần đăng ký ngành sản xuất đồ nội thất phù hợp.
Nếu xưởng còn sản xuất cửa gỗ, cấu kiện, sản phẩm từ gỗ hoặc các nhóm sản phẩm khác ngoài đồ nội thất thì nên bổ sung ngành sản xuất tương ứng theo sản phẩm thực tế.
Bán buôn và bán lẻ nội thất
Showroom bán sản phẩm cho khách hàng cá nhân thường cần hoạt động bán lẻ phù hợp. Nếu công ty chủ yếu cung cấp hàng cho đại lý, dự án, khách sạn, văn phòng hoặc nhà thầu thì cần xem xét thêm ngành bán buôn.
Đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, hoạt động phân phối và bán lẻ cần được kiểm tra riêng theo điều kiện áp dụng cho nhà đầu tư nước ngoài.
Hoàn thiện công trình xây dựng
Nếu công ty nhận thi công hoàn thiện nội thất tại căn hộ, khách sạn, văn phòng, nhà hàng hoặc công trình khác thì cần bổ sung ngành nghề liên quan đến hoàn thiện công trình xây dựng.
Điều này đặc biệt cần thiết khi hợp đồng không chỉ giao bàn ghế hoặc tủ mà còn bao gồm việc thi công trần, sàn, vách, ốp, lắp đặt hoặc hoàn thiện tại công trình.
Xuất nhập khẩu nếu có
Doanh nghiệp có thể thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu phù hợp với phạm vi kinh doanh của mình theo pháp luật hiện hành, nhưng đối với từng mặt hàng vẫn cần kiểm tra chính sách quản lý chuyên ngành.
Đồ nội thất từ gỗ, vật liệu đặc thù hoặc sản phẩm nhập khẩu để bán trong nước có thể phát sinh yêu cầu về nguồn gốc, nhãn hàng hóa, hồ sơ hải quan hoặc quy định chuyên ngành khác.
Điều kiện thành lập công ty nội thất
Cần phân biệt điều kiện để thành lập pháp nhân với điều kiện để showroom hoặc xưởng sản xuất đi vào hoạt động. Đăng ký được doanh nghiệp chưa có nghĩa mọi địa điểm sản xuất đều đủ điều kiện vận hành.
Chủ thể
Cá nhân hoặc tổ chức thành lập công ty phải đáp ứng điều kiện về quyền thành lập và quản lý doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp.
Nếu có nhà đầu tư nước ngoài thì phải kiểm tra thêm trình tự đầu tư và điều kiện áp dụng đối với hoạt động dự kiến.
Trụ sở
Trụ sở phải có địa chỉ rõ ràng và được sử dụng hợp pháp. Nếu căn hộ hoặc công trình có giới hạn về mục đích sử dụng thì không nên mặc định có thể sử dụng làm trụ sở hoặc xưởng.
Doanh nghiệp có showroom hoặc xưởng ở địa chỉ khác cần tổ chức hồ sơ của từng địa điểm sao cho phù hợp với thực tế.
Vốn
Ngành nội thất thông thường không có một mức vốn pháp định chung chỉ để thành lập công ty. Chủ đầu tư nên lựa chọn vốn dựa trên quy mô thực tế như tiền thuê showroom, máy móc, nguyên liệu và vốn lưu động.
Không nên đăng ký vốn quá thấp so với dự án nhà máy lớn, nhưng cũng không cần ghi một mức vốn quá cao chỉ để tạo hình ảnh nếu không có kế hoạch tài chính tương ứng.
Điều kiện riêng nếu trực tiếp sản xuất
Nếu có xưởng sản xuất, doanh nghiệp cần kiểm tra mặt bằng, PCCC, môi trường, hệ thống điện, máy móc, an toàn lao động và nguyên liệu.
Xưởng gỗ còn có đặc thù bụi gỗ, mùn cưa, sơn, keo, dung môi và lượng vật liệu dễ cháy đáng kể nên cần được đánh giá từ trước khi lắp dây chuyền.
Hồ sơ thành lập công ty
Bộ hồ sơ phụ thuộc loại hình doanh nghiệp và cơ cấu chủ sở hữu.
Giấy đề nghị
Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp thể hiện các thông tin chính như tên công ty, địa chỉ, vốn, ngành nghề và người đại diện.
Các thông tin này phải thống nhất với điều lệ và giấy tờ pháp lý của thành viên hoặc cổ đông.
Điều lệ
Điều lệ là văn bản xác định cơ cấu quản trị, quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu, thành viên hoặc cổ đông.
Đối với công ty nội thất có nhiều người góp vốn, nên làm rõ quyền quyết định mua máy, thuê xưởng, vay vốn và ký các hợp đồng thi công có giá trị lớn.
Danh sách thành viên/cổ đông
Tùy loại hình công ty, hồ sơ có thể phát sinh danh sách thành viên hoặc cổ đông theo quy định.
Thông tin về tỷ lệ vốn cần thống nhất với điều lệ và phương án góp vốn thực tế.
Giấy tờ pháp lý
Thành viên hoặc cổ đông là cá nhân chuẩn bị giấy tờ pháp lý theo quy định. Trường hợp tổ chức góp vốn cần bổ sung hồ sơ tổ chức và người đại diện theo trường hợp cụ thể.
Nếu thông qua đơn vị dịch vụ nộp hồ sơ thì chuẩn bị thêm giấy tờ ủy quyền theo quy định.
Quy trình mở công ty nội thất tại Hải Phòng
Quy trình nên được xây dựng từ mô hình kinh doanh thay vì bắt đầu bằng việc sao chép bộ ngành nghề của một công ty nội thất khác.
Xác định chuỗi dịch vụ
Doanh nghiệp cần xác định rõ mình chỉ thiết kế, chỉ kinh doanh hay thực hiện toàn bộ từ thiết kế đến sản xuất và thi công.
Đây là dữ liệu quan trọng để tính ngành nghề, hợp đồng, địa điểm và chi phí pháp lý.
Chọn ngành nghề
Từ chuỗi dịch vụ, doanh nghiệp lựa chọn các ngành thiết kế, sản xuất, thương mại và thi công phù hợp.
Nếu dự kiến mở rộng trong thời gian gần thì có thể đăng ký trước các ngành có liên quan để hạn chế việc phải thay đổi hồ sơ nhiều lần.
Đăng ký doanh nghiệp
Sau khi thống nhất tên, trụ sở, vốn, cơ cấu sở hữu, ngành nghề và người đại diện, doanh nghiệp tiến hành thủ tục đăng ký thành lập.
Khi nhận đăng ký doanh nghiệp, cần kiểm tra lại thông tin trước khi ký các hợp đồng dài hạn hoặc triển khai hóa đơn.
Hoàn tất thuế
Doanh nghiệp cần thiết lập chữ ký số, hóa đơn điện tử và hệ thống kế toán phù hợp.
Công ty nội thất nên thiết kế kế toán theo từng hợp đồng hoặc công trình vì mỗi dự án có vật tư, nhân công và tỷ suất lợi nhuận rất khác nhau.
Chuẩn bị showroom hoặc xưởng
Showroom tập trung vào địa điểm bán hàng, biển hiệu, kho và PCCC. Xưởng cần rà soát sâu hơn về sản xuất, môi trường và an toàn.
Nếu doanh nghiệp vừa mở showroom vừa xây xưởng thì hai nhóm việc này nên triển khai song song để không kéo dài thời điểm khai trương.
Showroom nội thất cần lưu ý gì về địa điểm?
Showroom thường là nơi khách tiếp xúc trực tiếp với thương hiệu. Ngoài vị trí đẹp và diện tích trưng bày, doanh nghiệp cần xem xét khả năng sử dụng hợp pháp và vận hành an toàn.
Biển hiệu
Biển hiệu phải thể hiện thông tin doanh nghiệp phù hợp và được lắp đặt tại vị trí đáp ứng quy định.
Nếu showroom nằm trong trung tâm thương mại hoặc tòa nhà thì còn phải tuân thủ quy chế chung của đơn vị quản lý về kích thước, vị trí và hình thức biển.
PCCC
Showroom thường chứa nhiều gỗ, vải, nệm và vật liệu trang trí nên không thể bỏ qua PCCC. Nghị định 105/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/07/2025 và hiện là văn bản quan trọng hướng dẫn thi hành Luật Phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ.
Nghĩa vụ cụ thể phải xác định dựa vào loại công trình, quy mô, công năng và đặc điểm thực tế chứ không chỉ dựa vào tên gọi “showroom nội thất”.
Kho hàng
Nếu showroom đồng thời chứa số lượng lớn bàn ghế, nệm, carton và vật tư đóng gói thì phần kho cần được xem xét trong tổng thể PCCC.
Không nên tận dụng hành lang, cầu thang hoặc lối thoát để chứa hàng tạm vì có thể ảnh hưởng đến an toàn khi xảy ra sự cố.
Hợp đồng thuê mặt bằng
Hợp đồng nên ghi rõ mục đích thuê để kinh doanh showroom nội thất và quyền lắp đặt biển hiệu, cải tạo, đưa hàng hóa ra vào.
Trước khi đặt cọc lớn, doanh nghiệp cần kiểm tra người cho thuê có quyền cho thuê và địa điểm có phù hợp với mục đích dự kiến hay không.
Có xưởng sản xuất nội thất thì phát sinh thêm giấy phép nào?
Xưởng sản xuất là điểm làm thay đổi đáng kể bản đồ pháp lý. Tùy quy mô và công nghệ, cơ sở có thể phát sinh các nghĩa vụ khác nhau chứ không có một “bộ giấy phép xưởng nội thất” áp dụng giống nhau cho mọi trường hợp.
PCCC
Gỗ, mùn cưa, sơn và các loại vật liệu hoàn thiện có thể làm tăng nguy cơ cháy. Máy móc cũng tạo tải điện lớn.
Doanh nghiệp nên kiểm tra PCCC trước khi mua và bố trí dây chuyền. Khung pháp lý hiện hành cần được rà soát theo quy định có hiệu lực từ ngày 01/07/2025.
Môi trường
Luật Bảo vệ môi trường 2020 có hiệu lực từ ngày 01/01/2022 và là căn cứ quan trọng để xác định nghĩa vụ của cơ sở sản xuất.
Xưởng nội thất có thể phát sinh bụi gỗ, mùn cưa, tiếng ồn, khí thải từ công đoạn sơn, bao bì hóa chất và chất thải khác. Hồ sơ môi trường phải được xác định dựa trên công suất, công nghệ, địa điểm và nguồn phát sinh thực tế.
An toàn lao động
Máy cưa, máy cắt, máy bào, máy khoan và các thiết bị gia công có nguy cơ gây tai nạn nếu vận hành không đúng quy trình.
Doanh nghiệp cần xây dựng nội quy an toàn, hướng dẫn sử dụng thiết bị, trang bị bảo hộ phù hợp và quản lý lao động theo tính chất công việc.
Quản lý nguyên liệu
Đối với nội thất gỗ, doanh nghiệp cần quản lý hồ sơ nguồn nguyên liệu để phục vụ việc chứng minh nguồn gốc hợp pháp khi cần.
Nếu sử dụng gỗ nhập khẩu hoặc sản xuất hàng xuất khẩu, việc lưu giữ hồ sơ nguồn gốc càng quan trọng vì có thể liên quan đến yêu cầu hải quan và thị trường nhập khẩu.
Công ty vừa thiết kế vừa thi công nội thất phải quản lý hợp đồng thế nào?
Hợp đồng là tài liệu quan trọng nhất để phân định trách nhiệm giữa doanh nghiệp và khách hàng. Một báo giá có chữ ký thường chưa đủ cho những dự án nội thất giá trị lớn.
Tách phí thiết kế và thi công
Hợp đồng nên xác định rõ giá trị phần thiết kế và phần cung cấp – thi công. Nếu doanh nghiệp miễn phí thiết kế khi khách ký thi công thì điều kiện miễn hoặc khấu trừ cần thể hiện rõ.
Việc tách giá trị cũng giúp xử lý trường hợp khách hàng dừng dự án sau khi doanh nghiệp đã hoàn thành bản vẽ nhưng chưa triển khai sản xuất.
Phạm vi công việc
Phụ lục phải thể hiện cụ thể số lượng, vật liệu, kích thước, màu sắc, phụ kiện và tiêu chuẩn hoàn thiện.
Các cụm từ chung như “thi công nội thất trọn gói” rất dễ dẫn tới tranh chấp vì mỗi bên có thể hiểu phạm vi công việc khác nhau.
Nghiệm thu
Có thể chia nghiệm thu theo từng giai đoạn: bản vẽ, sản xuất, giao hàng, lắp đặt và hoàn thành.
Với dự án lớn, việc gắn từng đợt thanh toán với một mốc nghiệm thu sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền tốt hơn.
Bảo hành
Cần quy định rõ thời hạn bảo hành, bộ phận nào được bảo hành và trường hợp bị loại trừ.
Nội thất gỗ, phụ kiện kim khí, thiết bị điện và vật tư do bên thứ ba cung cấp có thể có thời hạn bảo hành khác nhau nên không nên ghi một câu chung cho toàn bộ công trình.
Quyền sở hữu bản thiết kế nội thất thuộc về ai?
Bản vẽ và sản phẩm thiết kế có thể liên quan đến quyền tác giả hoặc các quyền sở hữu trí tuệ khác tùy tính chất của sản phẩm. Vì vậy quyền sử dụng bản thiết kế nên được xử lý ngay trong hợp đồng thay vì để tranh luận sau khi dự án hoàn tất.
Thiết kế do nhân viên thực hiện
Nếu nhân viên sáng tạo bản vẽ trong quá trình thực hiện nhiệm vụ cho công ty thì doanh nghiệp nên có hợp đồng lao động và quy chế nội bộ quy định rõ quyền đối với sản phẩm công việc.
Cần phân biệt quyền nhân thân của tác giả và các quyền tài sản theo pháp luật sở hữu trí tuệ, tránh chỉ ghi chung “mọi sản phẩm thuộc công ty” mà không xây dựng cơ chế phù hợp.
Thuê freelancer
Khi thuê freelancer thiết kế, hợp đồng cần quy định rõ sản phẩm bàn giao, file nguồn, quyền sửa đổi, quyền sử dụng thương mại và phạm vi chuyển giao quyền.
Nếu chỉ thanh toán tiền thiết kế mà không quy định quyền sử dụng, doanh nghiệp có thể gặp tranh chấp khi sử dụng bản vẽ cho quảng cáo hoặc áp dụng lại cho dự án khác.
Khách hàng cung cấp bản vẽ
Nếu khách hàng cung cấp bản vẽ hoặc mẫu thiết kế để doanh nghiệp sản xuất, nên yêu cầu khách xác nhận quyền sử dụng hợp pháp tài liệu đó.
Điều khoản này giúp giảm rủi ro khi bản thiết kế thực tế thuộc quyền của một kiến trúc sư, công ty thiết kế hoặc bên thứ ba.
Bảo hộ logo và thiết kế của doanh nghiệp
Thương hiệu của công ty nên được xem xét đăng ký nhãn hiệu để bảo vệ tên và logo sử dụng cho showroom, website hoặc sản phẩm.
Đối với những mẫu thiết kế có khả năng đáp ứng điều kiện bảo hộ theo pháp luật sở hữu trí tuệ, doanh nghiệp có thể xem xét thêm phương án phù hợp để tăng giá trị tài sản trí tuệ.
Nội thất nhập khẩu và xuất khẩu qua Hải Phòng
Lợi thế cảng biển giúp Hải Phòng phù hợp với doanh nghiệp nhập khẩu phụ kiện, vật liệu hoặc đồ nội thất hoàn chỉnh và xuất khẩu thành phẩm.
Tuy nhiên, doanh nghiệp phải quản lý hồ sơ từ hợp đồng đến chứng từ hàng hóa thay vì chỉ tập trung vào khâu vận chuyển.
Hồ sơ hàng hóa
Thông thường doanh nghiệp cần quản lý hợp đồng, hóa đơn thương mại, packing list, vận đơn và các chứng từ phục vụ thủ tục hải quan theo lô hàng.
Tùy sản phẩm, vật liệu và quốc gia xuất nhập khẩu có thể phát sinh chứng từ khác. Vì vậy cần kiểm tra mã hàng và chính sách mặt hàng trước khi ký hợp đồng mua bán quốc tế.
Nguồn gốc gỗ
Sản phẩm hoặc nguyên liệu từ gỗ cần được quản lý nguồn gốc, đặc biệt với gỗ nhập khẩu và hàng xuất khẩu.
Doanh nghiệp nên lưu hồ sơ theo từng lô nguyên liệu để có thể truy xuất từ khâu nhập kho đến thành phẩm, thay vì trộn toàn bộ nguồn gỗ mà không còn khả năng đối chiếu.
Nhãn hàng hóa
Nghị định 43/2017/NĐ-CP về nhãn hàng hóa đã được sửa đổi bởi Nghị định 111/2021/NĐ-CP.
Doanh nghiệp nhập nội thất về bán tại Việt Nam cần kiểm tra nội dung bắt buộc trên nhãn và việc thể hiện thông tin theo quy định, tránh để hàng đã về cảng mới bắt đầu xử lý vấn đề nhãn.
Hợp đồng thương mại
Hợp đồng quốc tế cần làm rõ quy cách sản phẩm, vật liệu, điều kiện giao hàng, tiêu chuẩn chất lượng và cơ chế xử lý hàng lỗi.
Đối với đồ nội thất có kích thước lớn và chi phí vận chuyển cao, tranh chấp về đóng gói, độ ẩm gỗ, màu sắc hoặc sai kích thước có thể gây tổn thất đáng kể.
Thuế – kế toán doanh nghiệp nội thất
Kế toán nội thất thường phức tạp hơn mô hình thương mại đơn thuần vì một công ty có thể đồng thời nhận tiền thiết kế, tạm ứng thi công, mua vật tư, sản xuất và nghiệm thu theo từng công trình.
Tạm ứng khách hàng
Hợp đồng nên thể hiện rõ các đợt tạm ứng và điều kiện thanh toán.
Kế toán cần theo dõi tiền nhận trước theo từng khách hàng, từng hợp đồng để tránh nhầm với doanh thu của dự án khác.
Chi phí công trình
Mỗi công trình nên có mã riêng để tập hợp chi phí như gỗ, phụ kiện, nhân công, vận chuyển, gia công ngoài và chi phí lắp đặt.
Nếu chỉ ghi chung toàn bộ chi phí theo tháng, doanh nghiệp sẽ khó biết hợp đồng nào thực sự có lợi nhuận.
Kho hàng và vật tư
Doanh nghiệp có xưởng cần quản lý tồn kho gỗ, ván, phụ kiện và thành phẩm.
Định mức hao hụt cũng cần được xây dựng hợp lý vì cùng một lượng vật liệu nhưng cách cắt và bố trí sản xuất khác nhau có thể tạo ra tỷ lệ hao hụt khác nhau.
Hóa đơn thiết kế – thi công
Hóa đơn cần phù hợp với bản chất giao dịch và nội dung hợp đồng.
Nếu hợp đồng có nhiều phần như thiết kế, cung cấp đồ nội thất và thi công, bộ phận kế toán nên phối hợp với bộ phận hợp đồng ngay từ đầu để tránh tình trạng nghiệm thu một kiểu nhưng xuất hóa đơn một kiểu.
Chi phí thành lập công ty nội thất
Không nên chỉ dự toán khoản tiền làm giấy đăng ký doanh nghiệp. Chi phí pháp nhân thường chỉ chiếm tỷ lệ nhỏ nếu doanh nghiệp đầu tư showroom hoặc xưởng.
Chi phí pháp nhân
Bao gồm đăng ký doanh nghiệp, chữ ký số, hóa đơn, công tác kế toán ban đầu và các thủ tục liên quan.
Mức chi phí phụ thuộc vào việc doanh nghiệp tự thực hiện hay sử dụng đơn vị dịch vụ và phạm vi công việc thực tế.
Showroom
Chi phí showroom gồm tiền thuê, đặt cọc, thiết kế, thi công không gian trưng bày, biển hiệu, vận chuyển mẫu và các hạng mục an toàn.
Doanh nghiệp cần tính cả vốn lưu động trong những tháng đầu thay vì sử dụng toàn bộ ngân sách cho trang trí.
Xưởng
Xưởng có thể phát sinh chi phí lớn cho máy móc, điện ba pha, hút bụi, nhà kho, xe nâng, khu sơn và các hệ thống kỹ thuật.
Trước khi mua máy nên kiểm tra xem mặt bằng có đáp ứng điện, tải trọng, tiếng ồn, PCCC và môi trường hay không.
Giấy phép liên quan
Chi phí này phụ thuộc mô hình thực tế. Công ty chỉ thiết kế sẽ có yêu cầu khác hẳn doanh nghiệp sở hữu nhà máy nội thất lớn.
Vì vậy báo giá pháp lý nên được lập sau khi biết diện tích xưởng, công suất, công nghệ, vật liệu và địa điểm chứ không nên áp một mức chung cho tất cả doanh nghiệp.
Checklist trước khi công ty nhận hợp đồng nội thất đầu tiên
Trước hợp đồng đầu tiên, doanh nghiệp nên chạy thử toàn bộ quy trình từ báo giá – ký hợp đồng – nhận tiền – đặt vật tư – sản xuất – giao hàng – nghiệm thu – xuất hóa đơn.
Việc này giúp phát hiện vấn đề trước khi doanh nghiệp vừa phải thi công cho khách vừa xử lý thiếu sót pháp lý.
Ngành nghề đã đủ chưa?
Kiểm tra công ty có đủ ngành thiết kế, sản xuất, bán hàng và thi công đúng với phạm vi hợp đồng hay chưa.
Nếu hợp đồng mở rộng sang công việc khác, nên rà soát trước khi ký thay vì chờ đến lúc xuất hóa đơn mới phát hiện thiếu ngành nghề.
Hợp đồng đã rõ phạm vi chưa?
Bản vẽ, bảng vật liệu và báo giá nên được đưa thành phụ lục hoặc tài liệu dẫn chiếu rõ.
Càng mô tả chính xác loại gỗ, màu, kích thước, phụ kiện và số lượng thì càng giảm tranh chấp.
Showroom/xưởng đã đủ điều kiện chưa?
Nếu chỉ tiếp khách tại showroom cần kiểm tra địa điểm, kho và PCCC. Nếu trực tiếp sản xuất thì phải rà soát thêm môi trường, an toàn và nguyên liệu.
Đặc biệt không nên nhận khối lượng đơn hàng lớn trong khi xưởng vẫn chưa hoàn thiện hệ thống điện, hút bụi hoặc PCCC.
Kế toán và hóa đơn đã sẵn sàng chưa?
Hệ thống kế toán phải có khả năng theo dõi tạm ứng, doanh thu, vật tư và công nợ theo từng công trình.
Phần mềm bán hàng hoặc phần mềm quản lý dự án nếu có cũng nên được thiết lập từ sớm để dữ liệu không bị phân tán giữa nhiều bảng tính.
Dịch vụ thành lập công ty nội thất tại Hải Phòng của Gia Minh
Pháp Lý Gia Minh hỗ trợ khách hàng xây dựng công ty nội thất theo mô hình thực tế, từ studio thiết kế, showroom thương mại đến doanh nghiệp có xưởng sản xuất và thi công trọn gói.
Trọng tâm là xác định đầy đủ chuỗi hoạt động ngay từ đầu để hồ sơ doanh nghiệp, địa điểm, thuế và các điều kiện chuyên ngành không bị tách rời.
Tư vấn ngành nghề
Gia Minh rà soát doanh nghiệp dự kiến thiết kế, bán hàng, sản xuất, thi công hay thực hiện toàn bộ chuỗi.
Từ đó xây dựng nhóm ngành nghề phù hợp, tránh trường hợp công ty nhận hợp đồng thi công nhưng chỉ đăng ký ngành thương mại hoặc mở xưởng nhưng chưa đăng ký hoạt động sản xuất tương ứng.
Đăng ký doanh nghiệp
Gia Minh hỗ trợ chuẩn bị thông tin về tên công ty, trụ sở, vốn điều lệ, người đại diện, thành viên hoặc cổ đông và hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
Đối với doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài, quy trình được rà soát thêm dưới góc độ đầu tư và điều kiện tiếp cận thị trường tương ứng với từng hoạt động.
Hỗ trợ pháp lý showroom và xưởng
Đối với showroom, Gia Minh có thể hỗ trợ rà soát địa điểm, hình thức đăng ký cơ sở, biển hiệu và các vấn đề pháp lý liên quan.
Đối với xưởng, cần rà soát sâu hơn về PCCC theo khung pháp luật hiện hành từ ngày 01/07/2025, môi trường theo Luật Bảo vệ môi trường 2020 và những yêu cầu phát sinh từ công nghệ sản xuất thực tế.
Kế toán – thuế
Gia Minh hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập hệ thống hóa đơn, kê khai thuế, kế toán, tiền lương và BHXH sau khi thành lập.
Đối với công ty nội thất, kế toán nên được thiết kế để theo dõi riêng từng hợp đồng và công trình, từ tiền khách hàng tạm ứng đến vật tư, gia công, nhân công và doanh thu nghiệm thu.
Thành lập công ty nội thất tại Hải Phòng nên bắt đầu bằng câu hỏi doanh nghiệp sẽ thiết kế, bán hàng, thi công hay trực tiếp sản xuất. Khi xác định đúng mô hình, doanh nghiệp mới có thể lựa chọn chính xác ngành nghề, loại hình công ty, showroom, xưởng và hệ thống giấy phép cần thiết.
Trước khi Gia Minh triển khai hồ sơ, khách hàng nên chuẩn bị thông tin về số lượng người góp vốn, vốn dự kiến, địa chỉ trụ sở, địa chỉ showroom hoặc xưởng nếu có, diện tích xưởng, danh sách sản phẩm, loại vật liệu sử dụng, máy móc dự kiến, có sơn – keo – dung môi hay không, có nhập khẩu hoặc xuất khẩu không và doanh nghiệp có trực tiếp thi công tại công trình hay chỉ cung cấp sản phẩm.
Đối với doanh nghiệp dự kiến mở xưởng tại Hải Phòng, thời điểm phù hợp nhất để rà soát pháp lý là trước khi ký hợp đồng thuê dài hạn và trước khi đưa máy móc vào xưởng. Kiểm tra sớm PCCC, môi trường, điện, công năng và nguồn nguyên liệu giúp hạn chế đáng kể chi phí cải tạo lại sau khi đã đầu tư.
Thành lập công ty nội thất tại Hải Phòng cần được chuẩn bị đồng bộ từ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp đến các công việc pháp lý sau thành lập. Việc lựa chọn ngành nghề phù hợp, chuẩn bị thông tin chính xác và thực hiện đúng trình tự sẽ tạo nền tảng để công ty nhanh chóng đi vào hoạt động. Chủ đầu tư nên rà soát kỹ mô hình kinh doanh thực tế để có phương án đăng ký và triển khai phù hợp ngay từ đầu.
