Thành lập công ty lữ hành tại Hải Phòng đang thu hút sự quan tâm của nhiều cá nhân và nhà đầu tư nhờ tiềm năng phát triển du lịch của thành phố cũng như khả năng kết nối với nhiều địa phương trong nước và quốc tế. Tuy nhiên, kinh doanh dịch vụ lữ hành là ngành nghề có điều kiện, vì vậy doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ thủ tục đăng ký kinh doanh và đáp ứng các yêu cầu chuyên ngành trước khi cung cấp dịch vụ.
Thành lập công ty lữ hành tại Hải Phòng – ERC và giấy phép lữ hành là hai “cánh cửa” khác nhau
Thành lập công ty lữ hành tại Hải Phòng không đơn thuần là đăng ký một doanh nghiệp có ngành nghề du lịch rồi bắt đầu bán tour. Doanh nghiệp phải phân biệt rõ hai bước pháp lý: đăng ký thành lập doanh nghiệp để có tư cách pháp nhân và đáp ứng điều kiện để được cấp giấy phép kinh doanh dịch vụ lữ hành tương ứng với phạm vi hoạt động.
Đây là điểm đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp muốn khai thác tour Hải Phòng – Cát Bà – Hạ Long, tour nội địa, tour đón khách quốc tế qua cảng biển hoặc tổ chức chương trình đưa khách Việt Nam ra nước ngoài. Mỗi mô hình kéo theo yêu cầu khác nhau về nhân sự, ký quỹ, phạm vi giấy phép và tổ chức vận hành.
Vì sao có công ty chưa đồng nghĩa được tự tổ chức tour?
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, thường được gọi là ERC, xác nhận doanh nghiệp đã được thành lập hợp pháp. Tuy nhiên, kinh doanh dịch vụ lữ hành là ngành nghề kinh doanh có điều kiện. Vì vậy, việc trên giấy đăng ký doanh nghiệp có ngành điều hành tua du lịch chưa tự động tạo quyền tổ chức và thực hiện chương trình du lịch với tư cách doanh nghiệp lữ hành.
Muốn trực tiếp xây dựng, bán và tổ chức chương trình du lịch thuộc phạm vi lữ hành, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện tương ứng và được cấp giấy phép kinh doanh dịch vụ lữ hành. Đây chính là lý do khi thành lập công ty lữ hành tại Hải Phòng cần lập kế hoạch theo hai giai đoạn thay vì chỉ tập trung vào hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
Lữ hành nội địa và quốc tế khác nhau ở đâu?
Lữ hành nội địa tập trung vào việc phục vụ khách du lịch nội địa đi du lịch trong lãnh thổ Việt Nam. Doanh nghiệp có thể xây dựng các tuyến Hải Phòng – Cát Bà, Hải Phòng – Hà Nội, Hải Phòng – Ninh Bình hoặc các chương trình liên tỉnh khác sau khi đáp ứng điều kiện của giấy phép lữ hành nội địa.
Lữ hành quốc tế có phạm vi rộng hơn và liên quan đến khách quốc tế đến Việt Nam hoặc khách du lịch ra nước ngoài. Phạm vi hoạt động ảnh hưởng trực tiếp đến điều kiện ký quỹ, nghiệp vụ của người phụ trách và loại giấy phép cần xin. Do đó, ngay khi lập công ty, doanh nghiệp nên xác định rõ thị trường khách thay vì đăng ký theo tư duy “làm trước, bổ sung sau”.
Hải Phòng có lợi thế gì cho doanh nghiệp lữ hành?
Hải Phòng sở hữu lợi thế đặc biệt nhờ hệ thống giao thông đường bộ, hàng không và đường biển cùng điểm đến nổi bật là quần đảo Cát Bà. Doanh nghiệp lữ hành có thể phát triển tour nghỉ dưỡng biển đảo, tour trải nghiệm, tour đoàn doanh nghiệp, chương trình MICE, tour học sinh hoặc chương trình liên kết Hải Phòng – Quảng Ninh – Hà Nội.
Một hướng thị trường đáng chú ý khác là khách công tác, chuyên gia tại các khu công nghiệp và khách quốc tế đến thành phố bằng đường biển. Nếu xây dựng được mạng lưới xe vận chuyển, hướng dẫn viên, khách sạn, nhà hàng và điểm tham quan ổn định, công ty lữ hành tại Hải Phòng có thể khai thác nhiều phân khúc thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào mùa du lịch hè.
Timeline từ pháp nhân đến giấy phép lữ hành
Giai đoạn đầu là thành lập pháp nhân, xác định tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, vốn điều lệ, thành viên hoặc cổ đông và đăng ký ngành nghề phù hợp. Sau khi doanh nghiệp được thành lập, cần hoàn thiện các công việc ban đầu như thuế, tài khoản, hóa đơn và cơ cấu nhân sự phục vụ hoạt động.
Giai đoạn tiếp theo là chuẩn bị điều kiện chuyên ngành lữ hành: người phụ trách, văn bằng hoặc chứng chỉ nghiệp vụ phù hợp, ký quỹ tại ngân hàng và hồ sơ đề nghị cấp giấy phép. Khi đã được cấp đúng giấy phép theo phạm vi hoạt động, doanh nghiệp mới nên triển khai hoạt động tổ chức tour trên quy mô đầy đủ.
Chọn loại hình doanh nghiệp lữ hành
TNHH một thành viên
Công ty TNHH một thành viên phù hợp với cá nhân hoặc tổ chức muốn sở hữu toàn bộ doanh nghiệp và chủ động trong việc ra quyết định. Đây là mô hình khá thuận tiện đối với người muốn xây dựng công ty lữ hành tại Hải Phòng với quy mô nhỏ hoặc vừa trong giai đoạn đầu.
Ưu điểm của mô hình này là bộ máy quản trị tương đối gọn và trách nhiệm của chủ sở hữu về cơ bản được giới hạn trong phạm vi vốn góp theo quy định. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải tách bạch tài sản cá nhân với tài sản công ty và xây dựng đầy đủ hệ thống kế toán, hợp đồng, hóa đơn cũng như hồ sơ chuyên ngành du lịch.
TNHH hai thành viên
Công ty TNHH hai thành viên trở lên phù hợp khi dự án lữ hành có từ hai nhà đầu tư cùng góp vốn. Các thành viên có thể phân chia vai trò như phụ trách vận hành tour, marketing, tài chính, thị trường khách quốc tế hoặc quản lý chuỗi nhà cung cấp.
Khi lựa chọn mô hình này, điều lệ công ty cần xác định rõ tỷ lệ vốn góp, quyền biểu quyết, nguyên tắc chuyển nhượng phần vốn và xử lý trường hợp thành viên muốn rút khỏi dự án. Với công ty du lịch, các thỏa thuận này đặc biệt cần thiết vì thương hiệu, dữ liệu khách hàng và hệ thống đối tác thường tạo ra giá trị lớn sau một thời gian hoạt động.
Công ty cổ phần
Công ty cổ phần phù hợp với dự án dự kiến huy động nhiều nhà đầu tư hoặc mở rộng quy mô lớn. Loại hình này có khả năng huy động vốn linh hoạt hơn thông qua cơ chế cổ phần và thuận lợi khi doanh nghiệp muốn xây dựng hệ sinh thái gồm lữ hành, vận chuyển, lưu trú, sự kiện và dịch vụ du lịch.
Đổi lại, cấu trúc quản trị của công ty cổ phần phức tạp hơn công ty TNHH. Doanh nghiệp cần quản lý chặt danh sách cổ đông, cổ phần, nghị quyết và thẩm quyền quản trị để tránh tranh chấp nội bộ ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh lữ hành.
Vốn nước ngoài
Nhà đầu tư nước ngoài muốn tham gia hoạt động lữ hành tại Việt Nam cần xem xét đồng thời pháp luật đầu tư, điều kiện tiếp cận thị trường và pháp luật chuyên ngành du lịch. Vì vậy, cấu trúc đầu tư của doanh nghiệp có vốn nước ngoài thường cần được rà soát kỹ trước khi thực hiện hồ sơ.
Đặc biệt, không nên mặc định rằng một công ty có vốn nước ngoài được thực hiện toàn bộ phạm vi lữ hành giống doanh nghiệp trong nước. Phạm vi hoạt động phải được đối chiếu với điều kiện áp dụng tại thời điểm đầu tư và các cam kết liên quan trước khi xây dựng kế hoạch khai thác khách tại Hải Phòng.
Đăng ký ngành nghề kinh doanh lữ hành
Điều hành tua du lịch
Điều hành tua du lịch là ngành nghề trọng tâm đối với doanh nghiệp có mục tiêu xây dựng và tổ chức chương trình du lịch. Khi đăng ký thành lập công ty lữ hành tại Hải Phòng, ngành nghề này nên được xác định ngay từ đầu để hồ sơ doanh nghiệp thống nhất với hoạt động dự kiến.
Tuy nhiên, việc ghi nhận ngành nghề trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp không thay thế giấy phép chuyên ngành. Doanh nghiệp vẫn phải đáp ứng các điều kiện theo Luật Du lịch trước khi triển khai hoạt động kinh doanh dịch vụ lữ hành thuộc diện phải cấp phép.
Đại lý du lịch
Đại lý du lịch thường đóng vai trò bán chương trình du lịch của doanh nghiệp lữ hành để hưởng hoa hồng theo thỏa thuận. Đây là mô hình khác với việc doanh nghiệp tự xây dựng, định giá và trực tiếp tổ chức một chương trình tour dưới trách nhiệm của mình.
Phân biệt hai mô hình này giúp công ty tại Hải Phòng tránh tình trạng đăng ký theo hướng đại lý nhưng hoạt động thực tế lại giống doanh nghiệp lữ hành. Nội dung hợp đồng giữa đại lý và doanh nghiệp tổ chức tour cũng cần làm rõ phạm vi trách nhiệm, mức hoa hồng, cơ chế thu tiền và xử lý yêu cầu của khách.
Dịch vụ đặt chỗ
Nhiều doanh nghiệp lữ hành đồng thời cung cấp dịch vụ hỗ trợ đặt phòng khách sạn, vé máy bay, phương tiện, vé tham quan hoặc các dịch vụ đặt chỗ liên quan đến hành trình. Vì vậy, doanh nghiệp nên rà soát nhóm ngành này khi xây dựng phạm vi kinh doanh.
Việc đăng ký ngành nghề tương đối đầy đủ ngay từ đầu giúp công ty thuận tiện hơn khi mở rộng dịch vụ sau này. Tuy nhiên, với từng dịch vụ cụ thể, doanh nghiệp vẫn cần kiểm tra xem có giấy phép hoặc điều kiện chuyên ngành riêng hay không.
Dịch vụ hỗ trợ khác
Ngoài điều hành tour và đặt chỗ, một công ty lữ hành có thể phát triển dịch vụ hỗ trợ khách du lịch, tổ chức sự kiện, quảng bá du lịch hoặc các hoạt động liên quan khác. Việc lựa chọn ngành nghề cần dựa trên mô hình doanh thu thực tế thay vì đăng ký tràn lan.
Tại Hải Phòng, doanh nghiệp thường có thể kết hợp dịch vụ lữ hành với chương trình dành cho doanh nghiệp, khách hội nghị hoặc đoàn tham quan nhà máy. Việc thiết kế ngành nghề phù hợp từ đầu sẽ tạo nền tảng pháp lý thuận lợi cho các hợp đồng này.
Điều kiện để kinh doanh lữ hành nội địa
Doanh nghiệp được thành lập hợp pháp
Một trong những điều kiện nền tảng của kinh doanh dịch vụ lữ hành nội địa là chủ thể kinh doanh phải là doanh nghiệp được thành lập theo quy định pháp luật. Vì vậy, hộ kinh doanh hoặc cá nhân tự tổ chức tour không thể chỉ dựa vào hoạt động kinh doanh thông thường để thay thế điều kiện của doanh nghiệp lữ hành.
Doanh nghiệp tại Hải Phòng nên bảo đảm thông tin trên hồ sơ pháp nhân thống nhất với hồ sơ xin giấy phép, đặc biệt về tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở và người đại diện. Những thay đổi trong quá trình xin giấy phép cần được xử lý đồng bộ để tránh phải bổ sung hồ sơ nhiều lần.
Người phụ trách kinh doanh lữ hành
Người phụ trách kinh doanh dịch vụ lữ hành phải giữ một trong các chức danh phù hợp theo quy định, chẳng hạn giám đốc, phó giám đốc hoặc trưởng bộ phận kinh doanh dịch vụ lữ hành. Đồng thời, người này phải đáp ứng yêu cầu về trình độ chuyên môn hoặc chứng chỉ nghiệp vụ tương ứng.
Theo quy định đang áp dụng, người phụ trách lữ hành nội địa phải tốt nghiệp cao đẳng trở lên chuyên ngành về lữ hành; nếu tốt nghiệp chuyên ngành khác thì cần có chứng chỉ nghiệp vụ điều hành du lịch nội địa. Vì vậy, kiểm tra văn bằng nên được thực hiện trước khi doanh nghiệp tiến hành toàn bộ bộ hồ sơ.
Điều kiện tài chính hoặc ký quỹ theo quy định hiện hành
Doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ lữ hành phải thực hiện ký quỹ tại ngân hàng theo phạm vi kinh doanh. Từ ngày 01/01/2024, mức ký quỹ lữ hành nội địa trở lại mức 100 triệu đồng theo Nghị định 168/2017/NĐ-CP sau thời gian áp dụng chính sách giảm ký quỹ.
Tiền ký quỹ cần được đưa vào kế hoạch vốn ngay từ đầu bởi đây không phải khoản vốn lưu động có thể tùy ý sử dụng để trả tiền xe, khách sạn hay marketing. Doanh nghiệp cũng cần lấy đúng giấy chứng nhận ký quỹ để đưa vào bộ hồ sơ xin cấp phép.
Hồ sơ đề nghị cấp phép
Hồ sơ cấp giấy phép lữ hành tập trung vào việc chứng minh tư cách pháp lý của doanh nghiệp, việc ký quỹ và năng lực của người phụ trách. Các giấy tờ cần được kiểm tra đồng bộ về tên doanh nghiệp, chức danh, loại nghiệp vụ và phạm vi giấy phép đề nghị.
Do quy định thủ tục hành chính có thể được điều chỉnh hoặc đơn giản hóa theo từng thời kỳ, doanh nghiệp nên kiểm tra biểu mẫu đang có hiệu lực tại thời điểm nộp hồ sơ. Đặc biệt năm 2026 đã có các nội dung cập nhật thủ tục hành chính trong lĩnh vực du lịch.
Điều kiện kinh doanh lữ hành quốc tế
Phạm vi đưa khách ra nước ngoài
Doanh nghiệp muốn tổ chức cho khách du lịch ra nước ngoài phải lựa chọn phạm vi lữ hành quốc tế tương ứng. Hoạt động này thường phát sinh nhiều nghĩa vụ hơn về hợp đồng, visa, vé máy bay, nhà cung cấp nước ngoài, bảo hiểm và xử lý sự cố trong hành trình.
Ngay từ khi thành lập công ty lữ hành tại Hải Phòng, nếu doanh nghiệp xác định phát triển outbound thì nên chuẩn bị nhân sự và nguồn tài chính theo tiêu chuẩn lữ hành quốc tế thay vì xin giấy phép nội địa trước rồi thay đổi liên tục.
Phạm vi đón khách vào Việt Nam
Inbound là hoạt động tổ chức chương trình cho khách quốc tế đến Việt Nam. Hải Phòng có tiềm năng đáng kể nhờ hệ thống cảng, sân bay và vị trí kết nối với Cát Bà, Hạ Long, Hà Nội và các tỉnh phía Bắc.
Doanh nghiệp muốn khai thác nhóm khách này cần chuẩn bị không chỉ giấy phép lữ hành quốc tế mà còn hệ thống hướng dẫn viên phù hợp, nhà cung cấp vận chuyển, quy trình điều hành và khả năng xử lý lịch trình có yêu cầu cao về thời gian.
Người phụ trách
Người phụ trách kinh doanh lữ hành quốc tế cũng phải giữ chức danh phù hợp và đáp ứng điều kiện chuyên môn. Theo hướng dẫn hiện hành, người này phải tốt nghiệp cao đẳng trở lên chuyên ngành về lữ hành hoặc có bằng cao đẳng trở lên ngành khác kèm chứng chỉ nghiệp vụ điều hành du lịch quốc tế.
Doanh nghiệp không nên chỉ kiểm tra tên ngành học theo cảm tính. Quy định đã xác định nhóm chuyên ngành được xem là chuyên ngành về lữ hành, vì vậy cần đối chiếu chính xác tên trên văn bằng trước khi sử dụng làm hồ sơ.
Điều kiện tài chính và giấy phép
Mức ký quỹ lữ hành quốc tế hiện phụ thuộc phạm vi kinh doanh. Từ ngày 01/01/2024, mức áp dụng là 250 triệu đồng đối với hoạt động phục vụ khách quốc tế đến Việt Nam và 500 triệu đồng đối với phạm vi bao gồm khách quốc tế đến Việt Nam và khách du lịch ra nước ngoài.
Đối với hồ sơ cấp giấy phép lữ hành quốc tế, thủ tục hành chính hiện hành yêu cầu các thành phần quan trọng như giấy tờ về doanh nghiệp, giấy chứng nhận ký quỹ và tài liệu chứng minh điều kiện của người phụ trách. Hồ sơ được giải quyết tại cơ quan trung ương có thẩm quyền theo quy định hiện hành.
Hồ sơ thành lập công ty lữ hành tại Hải Phòng
Giấy đề nghị
Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp là tài liệu cơ bản trong bộ hồ sơ thành lập công ty. Nội dung phải thể hiện đúng loại hình doanh nghiệp, tên, địa chỉ, vốn, ngành nghề và thông tin của người đại diện theo pháp luật.
Đối với công ty lữ hành tại Hải Phòng, nên rà soát kỹ ngành nghề kinh doanh trước khi ký hồ sơ. Việc bổ sung ngành sau khi thành lập vẫn có thể thực hiện nhưng sẽ làm phát sinh thêm một bước thủ tục không cần thiết.
Điều lệ
Điều lệ được xem là bộ quy tắc quản trị nội bộ của doanh nghiệp. Nội dung thường quy định về vốn, quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu hoặc thành viên, cơ cấu quản lý, người đại diện và cách thức thông qua các quyết định quan trọng.
Đối với doanh nghiệp du lịch có nhiều nhà đầu tư, điều lệ nên xử lý rõ quyền quản lý thương hiệu, dữ liệu khách hàng, tài sản số và quyền ký hợp đồng. Đây là những vấn đề có giá trị thực tế rất lớn khi doanh nghiệp phát triển.
Danh sách góp vốn
Tùy loại hình doanh nghiệp, hồ sơ có thể phát sinh danh sách thành viên hoặc danh sách cổ đông theo yêu cầu pháp luật. Thông tin kê khai phải thống nhất với giấy tờ pháp lý và tỷ lệ vốn dự kiến.
Doanh nghiệp cần phân biệt vốn điều lệ với tiền ký quỹ kinh doanh lữ hành. Hai khoản này có bản chất và cơ chế quản lý khác nhau, vì vậy không nên tính toán nguồn tiền theo cách coi ký quỹ là một phần tiền mặt dùng cho hoạt động thường xuyên.
Giấy tờ pháp lý
Giấy tờ pháp lý của cá nhân hoặc tổ chức tham gia thành lập doanh nghiệp cần được chuẩn bị theo đúng loại chủ thể. Trường hợp có yếu tố nước ngoài thường phát sinh thêm bước liên quan đến hồ sơ đầu tư, tài liệu của tổ chức nước ngoài và việc hợp pháp hóa hoặc xử lý giấy tờ theo quy định.
Thông tin trên các giấy tờ cần được kiểm tra trước khi nộp để hạn chế việc sửa hồ sơ do sai tên, số giấy tờ, địa chỉ hoặc thông tin người đại diện. Đây là bước nhỏ nhưng thường ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian thành lập công ty.
Quy trình thành lập và xin giấy phép lữ hành
Thành lập doanh nghiệp
Bước đầu tiên là chuẩn bị và nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp với các thông tin đã được xác định trước về mô hình sở hữu, vốn và ngành nghề. Sau khi được cấp đăng ký doanh nghiệp, công ty thực hiện các công việc sau thành lập để đưa pháp nhân vào trạng thái hoạt động.
Tại giai đoạn này, doanh nghiệp chưa nên hiểu rằng đã hoàn tất điều kiện tổ chức tour. ERC mới giải quyết phần tư cách doanh nghiệp; giấy phép kinh doanh dịch vụ lữ hành là thủ tục chuyên ngành tiếp theo.
Chuẩn bị nhân sự phụ trách
Doanh nghiệp cần lựa chọn người phụ trách lữ hành và kiểm tra văn bằng ngay từ sớm. Nếu bằng tốt nghiệp không thuộc chuyên ngành lữ hành theo quy định, người phụ trách phải có chứng chỉ nghiệp vụ điều hành phù hợp với nội địa hoặc quốc tế.
Ngoài bằng cấp, cần bảo đảm chức danh và tài liệu thể hiện mối quan hệ giữa doanh nghiệp với người phụ trách thống nhất. Hồ sơ hành chính hiện hành có thể yêu cầu quyết định bổ nhiệm hoặc hợp đồng lao động tương ứng.
Thực hiện điều kiện tài chính
Sau khi xác định phạm vi giấy phép, doanh nghiệp tiến hành ký quỹ tại ngân hàng theo mức tương ứng. Không nên ký quỹ trước khi xác định chính xác phạm vi bởi mức tiền giữa nội địa, inbound và phạm vi quốc tế rộng hơn có sự khác biệt đáng kể.
Giấy chứng nhận ký quỹ là tài liệu quan trọng của hồ sơ giấy phép. Vì vậy, tên doanh nghiệp, mức tiền và phạm vi thể hiện trên chứng từ phải được kiểm tra kỹ trước khi đưa vào hồ sơ.
Nộp hồ sơ xin giấy phép
Sau khi hoàn thiện nhân sự và ký quỹ, doanh nghiệp lập hồ sơ xin giấy phép lữ hành theo biểu mẫu hiện hành. Hồ sơ cần được rà soát như một bộ thống nhất thay vì kiểm tra riêng từng tài liệu.
Theo thủ tục hành chính công bố năm 2026, hồ sơ cấp giấy phép lữ hành quốc tế có thể được nộp trực tiếp, qua bưu chính hoặc trực tuyến theo cơ chế áp dụng và được xử lý bởi cơ quan có thẩm quyền theo quy định.
Người phụ trách kinh doanh lữ hành – lỗi hồ sơ thường tập trung ở đây
Bằng cấp
Bằng tốt nghiệp là một trong những tài liệu cần kiểm tra đầu tiên khi doanh nghiệp chuẩn bị xin giấy phép. Không nên chỉ nhìn thấy từ “du lịch” rồi mặc định rằng bằng chắc chắn đáp ứng điều kiện.
Doanh nghiệp nên đối chiếu chính xác tên ngành, nghề hoặc chuyên ngành thể hiện trên văn bằng với danh mục được pháp luật công nhận. Việc kiểm tra trước giúp hạn chế trường hợp đã ký hợp đồng lao động, bổ nhiệm chức danh nhưng sau đó phải thay nhân sự.
Chuyên ngành phù hợp
Các chuyên ngành được xác định liên quan đến lữ hành hiện bao gồm nhiều nhóm như quản trị dịch vụ du lịch và lữ hành, quản trị lữ hành, điều hành tour du lịch, marketing du lịch, du lịch, du lịch lữ hành, quản lý và kinh doanh du lịch, quản trị du lịch MICE, đại lý lữ hành và hướng dẫn du lịch cùng một số trường hợp khác theo quy định.
Nếu bằng thuộc ngành khác, phương án không nhất thiết là thay nhân sự. Người phụ trách có thể sử dụng bằng cao đẳng trở lên ngành khác kết hợp chứng chỉ nghiệp vụ điều hành du lịch phù hợp với loại giấy phép mà doanh nghiệp đề nghị.
Hồ sơ chứng minh vị trí
Một lỗi thường gặp là người có bằng phù hợp nhưng chức danh trong hồ sơ doanh nghiệp lại không đáp ứng quy định. Người phụ trách phải giữ một trong những chức danh được pháp luật xác định, chẳng hạn giám đốc, phó giám đốc hoặc trưởng bộ phận kinh doanh dịch vụ lữ hành.
Vì vậy, quyết định bổ nhiệm, hợp đồng lao động và chức danh ghi trong các tài liệu nội bộ phải có logic thống nhất. Việc “mượn bằng” nhưng người đó không thực sự có vị trí pháp lý phù hợp có thể tạo ra rủi ro cho cả hồ sơ cấp phép và hoạt động sau này.
Thay đổi người phụ trách
Trong quá trình hoạt động, công ty có thể thay đổi người phụ trách do nghỉ việc, điều chuyển hoặc tái cấu trúc nhân sự. Khi phát sinh thay đổi, doanh nghiệp cần kiểm tra nghĩa vụ thông báo hoặc điều chỉnh hồ sơ liên quan theo quy định tại thời điểm thực hiện.
Không nên để doanh nghiệp hoạt động kéo dài trong tình trạng người đứng trong hồ sơ giấy phép đã nghỉ việc. Công ty lữ hành tại Hải Phòng nên xây dựng ít nhất một phương án nhân sự dự phòng có trình độ phù hợp để hạn chế gián đoạn.
Ký quỹ lữ hành nên được tính vào kế hoạch vốn thế nào?
Không phải vốn điều lệ
Vốn điều lệ là phần vốn thành viên, chủ sở hữu hoặc cổ đông cam kết góp vào doanh nghiệp theo cơ cấu đã đăng ký. Trong khi đó, tiền ký quỹ lữ hành là khoản tiền được duy trì tại ngân hàng nhằm đáp ứng điều kiện kinh doanh dịch vụ lữ hành.
Vì hai khoản có bản chất khác nhau, doanh nghiệp cần lập kế hoạch tài chính riêng. Một công ty đăng ký vốn điều lệ cao không có nghĩa tự động đáp ứng điều kiện ký quỹ nếu chưa thực hiện ký quỹ và có chứng nhận theo quy định.
Không dùng tự do như tiền mặt kinh doanh
Tiền ký quỹ không nên được xem như nguồn tiền có thể rút tùy ý để thanh toán khách sạn, phương tiện hoặc chạy quảng cáo. Khoản tiền này được quản lý theo cơ chế ký quỹ tại ngân hàng và gắn với điều kiện hoạt động của doanh nghiệp lữ hành.
Do đó, ngoài tiền ký quỹ, công ty phải có vốn lưu động riêng để đặt cọc phòng, xe, vé máy bay và nhà cung cấp. Đây là một trong những vấn đề cần tính kỹ khi lập ngân sách mở công ty du lịch tại Hải Phòng.
Phạm vi lữ hành quyết định mức áp dụng
Từ ngày 01/01/2024, mức ký quỹ nội địa là 100 triệu đồng; lữ hành quốc tế phục vụ khách quốc tế đến Việt Nam là 250 triệu đồng; phạm vi gồm khách quốc tế đến Việt Nam và đưa khách ra nước ngoài là 500 triệu đồng.
Do chênh lệch khá lớn, doanh nghiệp nên xác định thị trường ngay trong kế hoạch kinh doanh. Nếu giai đoạn đầu chỉ khai thác tour trong nước, việc lựa chọn phạm vi cần dựa trên nhu cầu thực tế thay vì xin phạm vi rộng chỉ để “dự phòng”.
Chứng nhận ký quỹ phải thống nhất hồ sơ
Sau khi ký quỹ, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ giấy chứng nhận do ngân hàng cấp. Tên, mã số doanh nghiệp, số tiền và phạm vi liên quan phải phù hợp với hồ sơ xin cấp giấy phép.
Sai sót trên chứng nhận ký quỹ có thể khiến hồ sơ phải bổ sung hoặc điều chỉnh. Vì vậy, nên rà soát tài liệu ngay khi nhận từ ngân hàng thay vì chờ đến thời điểm nộp hồ sơ mới phát hiện vấn đề.
Xây dựng chương trình tour trước khi bán cho khách
Lịch trình
Một chương trình tour chuyên nghiệp cần thể hiện rõ ngày, giờ, điểm đón, điểm tham quan, thời gian ăn uống, nghỉ ngơi và kết thúc. Đối với tour Cát Bà hoặc tour liên quan đến tàu, phà và phương tiện đường thủy, lịch trình càng cần có khoảng thời gian dự phòng.
Lịch trình cũng là căn cứ để bộ phận điều hành đặt dịch vụ và kiểm soát chi phí. Nếu chương trình quảng cáo khác xa lịch trình thực tế, doanh nghiệp rất dễ phát sinh khiếu nại về chất lượng tour.
Giá tour
Giá tour cần được xây dựng từ chi phí thực tế gồm vận chuyển, lưu trú, ăn uống, vé tham quan, hướng dẫn viên, bảo hiểm, chi phí điều hành và biên lợi nhuận. Không nên giảm giá bằng cách bỏ qua những chi phí có khả năng phát sinh.
Công ty lữ hành Hải Phòng cũng cần quy định rõ giá dành cho trẻ em, phụ thu phòng đơn, ngày lễ và dịch vụ ngoài chương trình. Cấu trúc giá rõ ràng giúp bộ phận bán hàng tư vấn thống nhất và hạn chế tranh chấp.
Dịch vụ bao gồm
Nội dung “giá tour bao gồm” cần mô tả cụ thể tiêu chuẩn xe, phòng, bữa ăn, vé tham quan, hướng dẫn viên và các dịch vụ liên quan. Những nội dung không bao gồm như chi tiêu cá nhân hoặc dịch vụ tự chọn cũng nên được ghi rõ.
Càng minh bạch từ giai đoạn chào bán, doanh nghiệp càng dễ kiểm soát kỳ vọng của khách. Đây cũng là cơ sở quan trọng khi xử lý phản ánh về việc khách cho rằng một dịch vụ nào đó đã nằm trong giá tour.
Điều kiện hủy và thay đổi
Chính sách hủy tour nên xác định thời điểm hủy, mức phí, trường hợp đổi người, đổi ngày và cơ chế xử lý những dịch vụ đã thanh toán cho nhà cung cấp. Đối với tour vé máy bay hoặc dịp lễ, điều kiện hủy thường cần quy định chặt hơn.
Bên cạnh hủy do khách, doanh nghiệp cần dự liệu trường hợp thay đổi hành trình bởi thời tiết, phương tiện hoặc yếu tố khách quan. Điều này đặc biệt quan trọng với chương trình du lịch biển đảo tại Hải Phòng.
Hợp đồng lữ hành cần khóa những rủi ro nào?
Chất lượng dịch vụ
Hợp đồng nên mô tả các tiêu chuẩn chính của chương trình thay vì chỉ ghi tên tour và tổng giá. Những tiêu chí quan trọng gồm loại xe, tiêu chuẩn phòng, bữa ăn, điểm tham quan và dịch vụ đi kèm.
Khi hợp đồng rõ ràng, doanh nghiệp có cơ sở đối chiếu nếu khách cho rằng chất lượng thực tế không đúng cam kết. Đồng thời, công ty cũng dễ yêu cầu nhà cung cấp chịu trách nhiệm khi dịch vụ đầu vào không đạt tiêu chuẩn.
Hủy tour
Điều khoản hủy tour cần phân biệt khách chủ động hủy, doanh nghiệp hủy và trường hợp không thể thực hiện do sự kiện khách quan. Mỗi trường hợp nên có cơ chế hoàn tiền hoặc khấu trừ rõ ràng.
Đây là điều khoản thường phát sinh tranh chấp nhất khi doanh nghiệp đã đặt cọc khách sạn, vé hoặc phương tiện. Chính sách hủy cần đồng bộ giữa hợp đồng với khách và hợp đồng của công ty với các nhà cung cấp.
Bất khả kháng
Thời tiết xấu, thiên tai, dịch bệnh hoặc những sự kiện khách quan khác có thể làm chương trình không thực hiện được như dự kiến. Hợp đồng cần dự liệu nguyên tắc thông báo, thay đổi hành trình và xử lý chi phí trong các tình huống này.
Đối với tour biển đảo tại Hải Phòng, yếu tố thời tiết có ảnh hưởng rất thực tế. Vì vậy, doanh nghiệp nên xây dựng cả phương án tour thay thế thay vì chỉ đưa một điều khoản bất khả kháng mang tính hình thức.
Trách nhiệm của nhà cung cấp
Công ty lữ hành thường mua dịch vụ từ khách sạn, nhà hàng, đơn vị vận chuyển và điểm tham quan. Nếu nhà cung cấp xảy ra sai sót, khách hàng vẫn có thể phản ánh trực tiếp với doanh nghiệp tổ chức tour.
Do đó, hợp đồng đầu vào cần có tiêu chuẩn dịch vụ, thời gian cung cấp, cơ chế xử lý vi phạm và trách nhiệm bồi hoàn phù hợp. Việc quản lý nhà cung cấp tốt là một phần quan trọng của quản trị rủi ro lữ hành.
Công ty lữ hành Hải Phòng khai thác khách tàu biển cần chú ý gì?
Timeline khách cập cảng
Khách tàu biển thường có thời gian lên bờ và quay lại tàu rất chặt chẽ. Vì vậy, chương trình shore excursion cần được thiết kế ngược từ thời điểm khách bắt buộc phải quay lại cảng.
Doanh nghiệp phải dành khoảng đệm cho ùn tắc giao thông, thời gian tập trung đoàn và kiểm soát an ninh. Một điểm tham quan hấp dẫn nhưng khiến đoàn có nguy cơ trễ tàu không phải là lựa chọn tốt cho chương trình.
Phương tiện vận chuyển
Xe phục vụ khách tàu biển cần được bố trí theo số lượng đoàn và kế hoạch điều hành cụ thể. Doanh nghiệp nên có phương án dự phòng trong trường hợp xe hỏng hoặc thay đổi số lượng khách sát giờ.
Đơn vị vận chuyển cũng phải đáp ứng điều kiện pháp lý tương ứng. Công ty lữ hành nên kiểm tra giấy tờ, chất lượng phương tiện và kinh nghiệm của lái xe trước khi đưa khách quốc tế lên xe.
Hướng dẫn viên ngoại ngữ
Đối với đoàn khách quốc tế, năng lực ngoại ngữ và khả năng xử lý tình huống của hướng dẫn viên ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng tour. Hướng dẫn viên không chỉ thuyết minh mà còn phải kiểm soát thời gian và giữ liên lạc với điều hành.
Công ty lữ hành tại Hải Phòng nên xây dựng mạng lưới hướng dẫn viên theo từng ngôn ngữ thay vì chỉ tìm người khi tàu cập cảng. Điều này giúp chủ động hơn trong mùa cao điểm.
Kiểm soát chương trình ngắn giờ
Tour khách tàu biển thường chỉ kéo dài vài giờ, vì vậy mỗi điểm dừng phải được tính toán kỹ. Chương trình không nên nhồi quá nhiều địa điểm khiến khách dành phần lớn thời gian trên xe.
Một tour ngắn nhưng vận hành đúng giờ, trải nghiệm tốt và trở lại cảng an toàn có giá trị hơn chương trình dài nhưng liên tục bị trễ. Đây là nguyên tắc quan trọng khi xây dựng sản phẩm cho phân khúc khách tàu biển Hải Phòng.
Chi phí thành lập và xin giấy phép lữ hành
Đăng ký doanh nghiệp
Chi phí giai đoạn thành lập bao gồm các khoản liên quan đến đăng ký doanh nghiệp và công việc ban đầu sau khi công ty được cấp giấy chứng nhận. Mức thực tế phụ thuộc cách doanh nghiệp tự thực hiện hay sử dụng đơn vị dịch vụ.
Doanh nghiệp cũng nên tính các chi phí vận hành ban đầu như chữ ký số, hóa đơn, kế toán, văn phòng và hệ thống quản lý. Đây mới là bức tranh tài chính đầy đủ hơn so với chỉ tính lệ phí đăng ký doanh nghiệp.
Nhân sự
Chi phí nhân sự không chỉ là tiền lương của người phụ trách lữ hành. Doanh nghiệp còn cần tính đội ngũ điều hành, kinh doanh, kế toán, marketing và hướng dẫn viên tùy mô hình.
Nếu người phụ trách chưa có chuyên ngành phù hợp, có thể phát sinh thêm chi phí đào tạo và chứng chỉ nghiệp vụ điều hành. Vì vậy, việc kiểm tra nhân sự trước khi lập công ty giúp dự toán chính xác hơn.
Ký quỹ
Ký quỹ thường là khoản tài chính đáng kể nhất trong quá trình chuẩn bị giấy phép. Mức hiện hành phụ thuộc phạm vi lữ hành và có thể từ 100 triệu đồng đối với nội địa đến 500 triệu đồng với phạm vi quốc tế rộng hơn.
Doanh nghiệp cần lưu ý đây là tiền ký quỹ chứ không phải khoản phí nộp mất. Tuy nhiên, vì tiền không thể được sử dụng như vốn lưu động thông thường nên vẫn phải đưa vào bài toán dòng tiền khi khởi nghiệp.
Phí triển khai hồ sơ
Nếu sử dụng dịch vụ pháp lý, chi phí triển khai phụ thuộc phạm vi công việc như thành lập doanh nghiệp, kiểm tra văn bằng, hướng dẫn ký quỹ, soạn hồ sơ và xử lý thủ tục xin giấy phép.
Doanh nghiệp nên yêu cầu đơn vị tư vấn xác định rõ phạm vi báo phí ngay từ đầu. Đặc biệt cần phân biệt phí dịch vụ, lệ phí nhà nước và khoản tiền ký quỹ để tránh hiểu nhầm tổng ngân sách.
9 lỗi thường gặp khi xin giấy phép lữ hành
Trên thực tế, hồ sơ giấy phép lữ hành có thể phát sinh nhiều lỗi từ việc xác định sai phạm vi hoạt động, lựa chọn nhân sự không phù hợp đến chứng từ ký quỹ và giấy tờ doanh nghiệp không đồng nhất. Một số sai sót có thể sửa nhanh, nhưng cũng có trường hợp buộc doanh nghiệp thay đổi nhân sự hoặc thực hiện lại một bước quan trọng.
Vì vậy, cách tiết kiệm thời gian tốt nhất không phải là nộp hồ sơ càng sớm càng tốt mà là kiểm tra toàn bộ điều kiện trước khi nộp. Đặc biệt với doanh nghiệp dự kiến làm lữ hành quốc tế tại Hải Phòng, nên rà soát đồng thời ERC, phạm vi giấy phép, nhân sự, văn bằng, chứng chỉ và ký quỹ.
Sai bằng người phụ trách
Sai phổ biến nhất là cho rằng bất kỳ bằng cấp nào có liên quan đến dịch vụ, nhà hàng hoặc ngoại ngữ cũng đủ điều kiện phụ trách lữ hành. Trong khi đó, pháp luật xác định khá cụ thể nhóm chuyên ngành về lữ hành.
Nếu chuyên ngành không nằm trong phạm vi phù hợp, doanh nghiệp cần kiểm tra phương án sử dụng chứng chỉ nghiệp vụ điều hành tương ứng. Việc này nên thực hiện trước khi ký quyết định bổ nhiệm chính thức.
Ngành nghề chưa đúng
Doanh nghiệp đôi khi thành lập dưới dạng công ty thương mại hoặc truyền thông nhưng sau đó mới muốn tổ chức tour. Khi đó, ngành nghề đăng ký có thể chưa phản ánh đầy đủ hoạt động lữ hành dự kiến.
Việc rà soát ngành nghề ngay từ đầu giúp hồ sơ pháp nhân và hồ sơ giấy phép thống nhất hơn. Nếu đã thành lập, doanh nghiệp có thể cần thực hiện thủ tục điều chỉnh ngành nghề trước khi tiếp tục các bước tiếp theo.
Hồ sơ ký quỹ không thống nhất
Sai tên doanh nghiệp, số tiền hoặc nội dung chứng nhận ký quỹ là lỗi có thể khiến hồ sơ bị yêu cầu bổ sung. Đặc biệt doanh nghiệp vừa thay đổi đăng ký doanh nghiệp cần kiểm tra lại chứng từ ngân hàng.
Một lỗi khác là sử dụng mức ký quỹ cũ. Chính sách giảm ký quỹ theo Nghị định 94/2021/NĐ-CP chỉ áp dụng đến hết ngày 31/12/2023; từ ngày 01/01/2024 đã quay lại mức theo Nghị định 168/2017/NĐ-CP.
Nhầm giữa đại lý tour và lữ hành
Đại lý bán chương trình của doanh nghiệp lữ hành và doanh nghiệp tự xây dựng, bán, tổ chức chương trình là hai mô hình khác nhau. Nhầm lẫn khái niệm có thể dẫn đến hoạt động thực tế vượt quá phạm vi pháp lý đã chuẩn bị.
Doanh nghiệp tại Hải Phòng nên xác định rõ mình chỉ làm kênh bán tour hay trực tiếp chịu trách nhiệm tổ chức tour. Đây là câu hỏi phải trả lời trước cả việc xác định loại giấy phép cần xin.
Ngoài bốn nhóm lỗi trên, doanh nghiệp còn thường gặp các sai sót như chức danh người phụ trách không phù hợp, hợp đồng lao động chưa thống nhất, xin sai phạm vi giấy phép, dùng biểu mẫu cũ hoặc thay đổi thông tin doanh nghiệp nhưng không cập nhật hồ sơ chuyên ngành. Kiểm tra theo checklist trước khi nộp sẽ giảm đáng kể nguy cơ phải sửa đổi nhiều lần.
Dịch vụ thành lập công ty lữ hành tại Hải Phòng của Gia Minh
Thành lập doanh nghiệp
Pháp Lý Gia Minh hỗ trợ khách hàng xây dựng phương án thành lập công ty lữ hành tại Hải Phòng từ giai đoạn lựa chọn loại hình doanh nghiệp, tên công ty, ngành nghề, vốn điều lệ đến chuẩn bị bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
Điểm quan trọng là hồ sơ thành lập được định hướng ngay theo hoạt động lữ hành dự kiến. Điều này giúp hạn chế tình trạng công ty đã thành lập nhưng sau đó phải sửa ngành nghề hoặc cơ cấu hồ sơ trước khi xin giấy phép chuyên ngành.
Kiểm tra điều kiện người phụ trách
Gia Minh có thể hỗ trợ rà soát bằng tốt nghiệp, chuyên ngành, chứng chỉ nghiệp vụ và chức danh dự kiến của người phụ trách kinh doanh dịch vụ lữ hành. Đây là bước nên thực hiện trước khi doanh nghiệp ký quỹ và hoàn thiện bộ hồ sơ cấp phép.
Trường hợp văn bằng chưa phù hợp, doanh nghiệp sẽ được định hướng phương án xử lý dựa trên loại giấy phép nội địa hoặc quốc tế dự kiến xin. Việc kiểm tra trước giúp tránh tình trạng hồ sơ gần hoàn tất mới phát hiện người phụ trách không đạt điều kiện.
Hồ sơ giấy phép lữ hành
Sau khi doanh nghiệp đáp ứng các điều kiện cần thiết, Gia Minh hỗ trợ chuẩn hóa hồ sơ xin giấy phép kinh doanh dịch vụ lữ hành theo phạm vi đăng ký. Các thông tin về doanh nghiệp, người phụ trách, ký quỹ và biểu mẫu được rà soát để bảo đảm tính thống nhất.
Đối với doanh nghiệp lữ hành quốc tế, hồ sơ cần đặc biệt chú ý phạm vi kinh doanh và điều kiện tương ứng. Theo thủ tục hành chính hiện hành, hồ sơ cấp giấy phép quốc tế bao gồm các tài liệu về doanh nghiệp, ký quỹ, văn bằng hoặc chứng chỉ và tài liệu về người phụ trách.
Kết luận và checklist
Thành lập công ty lữ hành tại Hải Phòng nên được nhìn như một chuỗi thủ tục liên kết thay vì chỉ là việc lấy Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần lần lượt xác định mô hình khách, phạm vi lữ hành, loại hình công ty, ngành nghề, người phụ trách, mức ký quỹ và loại giấy phép cần xin.
Checklist trước khi triển khai gồm: kiểm tra phạm vi nội địa hay quốc tế; chọn loại hình doanh nghiệp; đăng ký ngành nghề phù hợp; rà soát bằng cấp và chức danh người phụ trách; xác định đúng mức ký quỹ; thực hiện ký quỹ tại ngân hàng; chuẩn hóa hồ sơ xin cấp phép; xây dựng hợp đồng, chương trình tour và quy trình quản lý nhà cung cấp. Chuẩn bị đúng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp lữ hành tại Hải Phòng giảm thời gian sửa hồ sơ và sớm đưa hoạt động kinh doanh vào vận hành ổn định.
Thành lập công ty lữ hành tại Hải Phòng cần được thực hiện theo đúng loại hình dịch vụ mà doanh nghiệp dự kiến cung cấp, đồng thời đáp ứng các điều kiện về giấy phép, ký quỹ, nhân sự và phạm vi kinh doanh. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, xác định đúng ngành nghề và rà soát điều kiện pháp lý từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót, tiết kiệm thời gian và tạo nền tảng thuận lợi để phát triển hoạt động lữ hành lâu dài.
