Thành lập công ty nhập khẩu thực phẩm tại Hải Phòng đang nhận được sự quan tâm của nhiều cá nhân, tổ chức có nhu cầu kinh doanh thực phẩm nhập khẩu. Với lợi thế về cảng biển, hệ thống logistics và hoạt động thương mại quốc tế, Hải Phòng là địa bàn thuận lợi để triển khai mô hình nhập khẩu và phân phối thực phẩm.
Đừng bắt đầu bằng câu hỏi “mở công ty cần giấy gì?” – hãy bắt đầu từ loại thực phẩm sẽ nhập về Hải Phòng
Khi thành lập công ty nhập khẩu thực phẩm tại Hải Phòng, câu hỏi đầu tiên không nên là “cần những giấy phép nào?”. Câu hỏi đúng hơn là: doanh nghiệp dự kiến nhập sản phẩm gì, ở trạng thái nào, dùng cho ai và sẽ đưa sản phẩm vào thị trường Việt Nam theo kênh nào?
Cùng là một container hàng thực phẩm cập cảng Hải Phòng nhưng đường pháp lý có thể hoàn toàn khác nhau. Một lô bánh kẹo đóng gói sẵn không được xử lý giống một lô thịt đông lạnh. Thực phẩm thông thường cũng không thể mặc nhiên áp dụng quy trình của thực phẩm bảo vệ sức khỏe. Nguyên liệu dùng để sản xuất lại có thể phát sinh cách quản lý khác với thành phẩm bán trực tiếp cho người tiêu dùng.
Vì vậy, doanh nghiệp cần phân loại hàng hóa trước khi thiết kế hồ sơ. Sau đó mới xác định các thủ tục liên quan đến công bố, kiểm tra nhà nước, kiểm dịch, an toàn thực phẩm, nhãn hàng hóa, hải quan và điều kiện lưu thông trong nước.
Đối với Hải Phòng, việc xác định đúng loại sản phẩm còn liên quan trực tiếp đến cách doanh nghiệp tổ chức kho, vận chuyển và phân phối sau khi hàng qua cảng. Đặc biệt với hàng đông lạnh hoặc sản phẩm cần điều kiện bảo quản riêng, bài toán pháp lý phải đi cùng bài toán logistics.
Thực phẩm bao gói sẵn và thực phẩm tươi sống có cùng đường pháp lý không?
Không nên gom thực phẩm bao gói sẵn và thực phẩm tươi sống vào cùng một nhóm chỉ vì đều được gọi chung là “thực phẩm”.
Thực phẩm bao gói sẵn thường có sản phẩm hoàn chỉnh, bao bì, nhãn và thông tin nhà sản xuất tương đối rõ ràng. Khi nhập khẩu về Việt Nam, doanh nghiệp có thể tập trung vào việc xác định loại sản phẩm, thành phần, công dụng, nhãn hàng hóa, hồ sơ sản phẩm và thủ tục quản lý an toàn thực phẩm tương ứng.
Trong khi đó, thực phẩm tươi sống có thể chịu tác động mạnh hơn bởi yếu tố nguồn gốc và điều kiện bảo quản. Với hàng có nguồn gốc động vật hoặc thuộc nhóm phải kiểm dịch, doanh nghiệp còn phải xem xét các yêu cầu kiểm dịch động vật, an toàn thực phẩm và điều kiện của nước xuất khẩu cũng như Việt Nam.
Ví dụ, nhập một container bánh quy đóng gói sẵn khác rất xa nhập thịt đông lạnh. Với bánh quy, trọng tâm thường nằm ở hồ sơ sản phẩm, nhãn, thành phần, hạn sử dụng và thủ tục quản lý thực phẩm tương ứng. Với thịt đông lạnh, doanh nghiệp phải tính thêm các vấn đề liên quan đến nguồn gốc động vật, kiểm dịch, điều kiện bảo quản lạnh và hồ sơ của từng lô hàng.
Nếu doanh nghiệp tại Hải Phòng dự kiến nhập thực phẩm tươi sống hoặc đông lạnh, cần thiết kế chuỗi từ trước khi hàng rời nước xuất khẩu. Không nên đợi đến khi container cập cảng mới bắt đầu kiểm tra xem lô hàng cần thủ tục gì.
Một cách đơn giản để kiểm tra là đặt ba câu hỏi:
Sản phẩm có nguồn gốc động vật hay không?
Sản phẩm có cần duy trì điều kiện nhiệt độ đặc biệt hay không?
Sản phẩm được nhập để bán trực tiếp hay làm nguyên liệu sản xuất?
Chỉ ba câu hỏi này đã có thể giúp doanh nghiệp loại bỏ rất nhiều nhầm lẫn ban đầu.
Thực phẩm thường và thực phẩm bảo vệ sức khỏe khác nhau ở đâu?
Đây là một trong những điểm dễ nhầm nhất khi thành lập công ty nhập khẩu thực phẩm.
Thực phẩm thông thường được đưa vào thị trường với mục đích cung cấp thực phẩm, dinh dưỡng thông thường. Trong khi đó, thực phẩm bảo vệ sức khỏe thuộc nhóm sản phẩm có cách quản lý riêng và thường đòi hỏi doanh nghiệp phải chuẩn bị hồ sơ chặt chẽ hơn trước khi đưa sản phẩm lưu thông.
Điểm quan trọng không nằm ở cách doanh nghiệp quảng cáo sản phẩm mà nằm ở bản chất và công dụng được xác định cho sản phẩm.
Một sản phẩm dạng viên, dạng gói hoặc dạng nước không tự động trở thành thực phẩm bảo vệ sức khỏe. Ngược lại, doanh nghiệp cũng không nên cố xếp một sản phẩm có bản chất thuộc nhóm quản lý đặc thù thành “thực phẩm thông thường” chỉ để đơn giản hóa thủ tục.
Khi nhập khẩu, cần rà soát ít nhất:
Tên sản phẩm;
Thành phần;
Công dụng;
Đối tượng sử dụng;
Dạng sản phẩm;
Thông tin thể hiện trên nhãn;
Tài liệu kỹ thuật từ nhà sản xuất;
Cách doanh nghiệp dự kiến quảng bá và phân phối tại Việt Nam.
Ví dụ, doanh nghiệp Hải Phòng nhập một loại bột dinh dưỡng thông thường để pha chế đồ uống có thể có cách xử lý khác với sản phẩm được định vị và công bố với mục đích bổ sung vi chất hoặc hỗ trợ chức năng cơ thể.
Nếu phân loại sai ngay từ đầu, doanh nghiệp có thể đặt hàng theo một bộ hồ sơ nhưng khi thực hiện thủ tục nhập khẩu lại phát hiện sản phẩm cần một quy trình quản lý khác. Khi đó, chi phí không chỉ nằm ở việc bổ sung giấy tờ mà còn có thể nằm ở lưu kho, lưu container và chậm giao hàng.
Sản phẩm dinh dưỡng, phụ gia thực phẩm và nguyên liệu thực phẩm cần phân loại thế nào?
Không phải sản phẩm nào được gọi là “nguyên liệu thực phẩm” cũng có thể xử lý như một loại thực phẩm thành phẩm.
Doanh nghiệp cần xác định sản phẩm được nhập vào Việt Nam để làm gì.
Nếu sản phẩm được bán trực tiếp cho người tiêu dùng, trọng tâm là điều kiện để sản phẩm được lưu thông trên thị trường.
Nếu sản phẩm được nhập làm nguyên liệu cho nhà máy sản xuất thực phẩm, doanh nghiệp cần xác định tiêu chuẩn kỹ thuật, mục đích sử dụng và hồ sơ của nguyên liệu.
Nếu là phụ gia thực phẩm, cần kiểm tra phạm vi sử dụng và quy định áp dụng đối với loại phụ gia đó. Không thể chỉ dựa vào tên thương mại của nhà cung cấp nước ngoài để xác định sản phẩm được phép sử dụng trong thực phẩm tại Việt Nam.
Đối với sản phẩm dinh dưỡng, càng cần kiểm tra kỹ thành phần và mục đích sử dụng. Một loại bột có thể là nguyên liệu sản xuất; một sản phẩm khác có thể là thực phẩm dành cho nhóm đối tượng đặc thù; một sản phẩm khác nữa có thể thuộc nhóm thực phẩm bảo vệ sức khỏe.
Do đó, trước khi ký hợp đồng nhập khẩu, doanh nghiệp nên lập một “phiếu phân loại sản phẩm” cho từng SKU. Phiếu này có thể bao gồm:
Tên thương mại của sản phẩm;
Tên sản phẩm theo hồ sơ kỹ thuật;
Thành phần;
Dạng sản phẩm;
Mục đích sử dụng;
Đối tượng sử dụng;
Nước sản xuất;
Nhà sản xuất;
Điều kiện bảo quản;
Quy cách đóng gói;
Mã HS dự kiến;
Nhóm quản lý an toàn thực phẩm;
Các chứng từ nhà cung cấp có thể cung cấp;
Thị trường dự kiến phân phối tại Việt Nam.
Cách làm này đặc biệt hữu ích đối với doanh nghiệp nhập khẩu nhiều nhóm sản phẩm. Một công ty có thể vừa nhập bánh kẹo, nguyên liệu sản xuất, phụ gia và sản phẩm dinh dưỡng. Nếu dùng một cách tiếp cận chung cho toàn bộ danh mục, nguy cơ sai hồ sơ sẽ rất cao.
Nguồn gốc động vật, thực vật có thể làm phát sinh kiểm dịch ra sao?
Nguồn gốc của thực phẩm là một trong những “điểm rẽ” quan trọng khi xác định thủ tục nhập khẩu.
Một sản phẩm có nguồn gốc động vật có thể phải xem xét yêu cầu kiểm dịch động vật hoặc các yêu cầu an toàn thực phẩm liên quan tùy trường hợp. Tương tự, một số sản phẩm có nguồn gốc thực vật có thể phát sinh yêu cầu kiểm dịch thực vật tùy loại hàng và mục đích sử dụng.
Điều này có nghĩa là doanh nghiệp không thể chỉ nhìn vào tên gọi chung “thực phẩm nhập khẩu” rồi kết luận rằng tất cả các mặt hàng đều đi qua cùng một quy trình.
Ví dụ, thịt đông lạnh, thủy sản, trứng, sữa hoặc sản phẩm có thành phần động vật cần được rà soát theo nhóm hàng cụ thể. Với nông sản, nguyên liệu thực vật hoặc sản phẩm thuộc diện kiểm dịch, doanh nghiệp cũng cần kiểm tra quy định tương ứng trước khi đưa hàng về Việt Nam.
Đặc biệt, cần phân biệt giữa yêu cầu đối với bản thân sản phẩm và yêu cầu đối với cơ sở sản xuất ở nước ngoài. Một số thị trường hoặc nhóm sản phẩm có thể yêu cầu cơ sở sản xuất phải đáp ứng điều kiện nhất định, được công nhận hoặc có thông tin trong hệ thống quản lý trước khi hàng được phép nhập.
Đối với doanh nghiệp tại Hải Phòng, việc này càng cần kiểm tra trước khi hàng lên tàu. Hải quan và cảng có thể là điểm hàng đến, nhưng không phải là nơi để doanh nghiệp lần đầu tiên xác định sản phẩm có thuộc diện kiểm dịch hay không.
Một nguyên tắc thực tế là:
Biết sản phẩm gì → biết nguồn gốc gì → biết nước nào sản xuất → biết nhập để làm gì → từ đó mới xác định có phát sinh kiểm dịch hoặc quản lý chuyên ngành hay không.
Vì sao xác định sai nhóm sản phẩm có thể khiến cả lô hàng bị chậm?
Một lô hàng nhập khẩu thường được chuẩn bị từ rất sớm, trước khi container rời cảng nước xuất khẩu. Nếu doanh nghiệp phân loại sai sản phẩm ở giai đoạn đặt hàng, sai sót có thể kéo dài đến tận khi hàng cập Hải Phòng.
Có thể xảy ra tình huống doanh nghiệp nghĩ rằng đây chỉ là thực phẩm thông thường nên chuẩn bị bộ hồ sơ đơn giản. Nhưng khi hàng về, cơ quan chức năng hoặc đơn vị khai báo phát hiện sản phẩm thuộc nhóm có yêu cầu quản lý khác.
Khi đó, doanh nghiệp có thể phải bổ sung chứng từ, điều chỉnh thông tin khai báo hoặc thực hiện thêm thủ tục cần thiết.
Với hàng thông thường, việc chậm xử lý đã gây ảnh hưởng đến kế hoạch bán hàng. Với container lạnh, chi phí còn có thể tăng nhanh do lưu container, lưu kho và duy trì nhiệt độ bảo quản.
Rủi ro còn nằm ở nhãn. Nếu nhãn được thiết kế dựa trên cách phân loại sai, doanh nghiệp có thể phải xử lý lại trước khi đưa sản phẩm ra thị trường.
Do đó, “phân loại sản phẩm” không phải một thủ tục phụ. Đây là bước quyết định toàn bộ bản đồ pháp lý của công ty nhập khẩu thực phẩm.
Bản đồ 5 mô hình công ty nhập khẩu thực phẩm phổ biến tại Hải Phòng
Không phải công ty nhập khẩu thực phẩm nào tại Hải Phòng cũng cần nhà kho riêng, kho lạnh riêng hoặc cửa hàng riêng.
Mô hình kinh doanh quyết định mức độ đầu tư và số lớp pháp lý doanh nghiệp phải quản lý.
Có thể hình dung năm mô hình phổ biến từ đơn giản đến phức tạp hơn:
Nhập thực phẩm bao gói sẵn rồi bán buôn;
Nhập hàng đông lạnh rồi phân phối;
Nhập nguyên liệu cho nhà máy;
Nhập hàng kết hợp kho lạnh và mạng lưới phân phối;
Nhập khẩu rồi bán trực tiếp cho người tiêu dùng.
Điểm đáng chú ý là cả năm mô hình đều có thể bắt đầu bằng việc thành lập một doanh nghiệp tại Hải Phòng, nhưng sau đó yêu cầu vận hành không giống nhau.
Nhập khẩu thực phẩm bao gói sẵn rồi bán buôn trong nước
Đây là mô hình phù hợp với doanh nghiệp muốn tập trung vào thương mại.
Doanh nghiệp mua hàng từ nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp nước ngoài, thực hiện thủ tục nhập khẩu, đưa hàng về Việt Nam và phân phối lại cho đại lý, siêu thị, cửa hàng hoặc các nhà bán lẻ.
Doanh nghiệp không trực tiếp sản xuất nên không nhất thiết phải đầu tư nhà máy.
Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là chỉ cần có giấy đăng ký doanh nghiệp và hợp đồng ngoại thương là đủ.
Ngay từ khi lựa chọn sản phẩm, doanh nghiệp phải xác định nhóm thực phẩm, hồ sơ sản phẩm, yêu cầu về nhãn, công bố hoặc thủ tục an toàn thực phẩm tương ứng và các yêu cầu nhập khẩu khác nếu có.
Sau khi hàng về, doanh nghiệp còn phải quản lý điều kiện lưu kho, hạn sử dụng, lô sản phẩm và hồ sơ truy xuất.
Mô hình này đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp muốn thử thị trường Hải Phòng và khu vực phía Bắc trước khi mở rộng sang Hà Nội, Quảng Ninh, Hải Dương và các địa phương khác.
Nhập thực phẩm đông lạnh và phân phối cho nhà hàng, siêu thị
Mô hình này có doanh thu tiềm năng lớn nhưng cũng đòi hỏi doanh nghiệp quản lý logistics chặt chẽ hơn.
Hàng đông lạnh không thể được xử lý như hàng khô. Từ cảng về kho, từ kho đến nhà hàng hoặc siêu thị, doanh nghiệp phải duy trì chuỗi lạnh phù hợp với đặc tính sản phẩm.
Vì vậy, ngoài hồ sơ nhập khẩu, doanh nghiệp phải xây dựng phương án kho lạnh và vận chuyển lạnh.
Có thể sử dụng kho lạnh của bên thứ ba thay vì đầu tư ngay kho riêng. Nhưng hợp đồng dịch vụ phải làm rõ trách nhiệm bảo quản, nhiệt độ, giao nhận, hư hỏng và xử lý sự cố.
Nếu nhập thịt, thủy sản hoặc các sản phẩm nguồn gốc động vật, doanh nghiệp còn phải rà soát các yêu cầu chuyên ngành tương ứng.
Đối với Hải Phòng, mô hình này có lợi thế ở khả năng kết nối giữa cảng biển, kho lạnh, vận tải và mạng lưới phân phối. Nhưng lợi thế logistics chỉ phát huy khi doanh nghiệp thiết kế được chuỗi lạnh từ cảng đến khách hàng.
Nhập nguyên liệu thực phẩm cung cấp cho nhà máy sản xuất
Đây là mô hình B2B có tính đặc thù cao.
Doanh nghiệp không nhất thiết bán sản phẩm cho người tiêu dùng cuối cùng. Thay vào đó, công ty nhập nguyên liệu từ nước ngoài rồi cung cấp cho các nhà máy thực phẩm, đồ uống, bánh kẹo, thủy sản chế biến hoặc các ngành sản xuất liên quan.
Lúc này, khách hàng thường quan tâm rất sâu đến tiêu chuẩn kỹ thuật của nguyên liệu.
Doanh nghiệp phải hiểu rõ nguyên liệu được sử dụng để làm gì, tiêu chuẩn nào được áp dụng, thông số kỹ thuật ra sao và có những giới hạn sử dụng nào.
Ví dụ, cùng là một loại bột, dầu, hương liệu hoặc phụ gia nhưng nếu dùng cho những sản phẩm khác nhau, yêu cầu kỹ thuật và hồ sơ kiểm soát có thể khác nhau.
Vì vậy, công ty nhập khẩu nguyên liệu cần xây dựng hệ thống hồ sơ không chỉ để “thông quan” mà còn để chứng minh nguyên liệu phù hợp với yêu cầu của khách hàng sản xuất.
Mô hình này có thể giúp doanh nghiệp giảm áp lực bán lẻ nhưng đòi hỏi khả năng kiểm soát nhà cung cấp và chất lượng sản phẩm tốt hơn.
Nhập thực phẩm kết hợp kho lạnh và hệ thống phân phối
Ở mô hình này, doanh nghiệp không chỉ nhập hàng mà còn sở hữu hoặc kiểm soát một mắt xích logistics.
Hàng từ nước ngoài cập cảng Hải Phòng, được vận chuyển về kho lạnh, sau đó phân phối đến nhiều khách hàng.
Đây có thể là mô hình phù hợp với doanh nghiệp muốn trở thành nhà phân phối khu vực thay vì chỉ thực hiện từng đơn hàng.
Tuy nhiên, cùng với cơ hội mở rộng là nhiều trách nhiệm hơn.
Doanh nghiệp phải tính đến:
Năng lực kho;
Điều kiện bảo quản;
Kiểm soát nhiệt độ;
Phân khu hàng hóa;
Theo dõi hạn sử dụng;
Quản lý lô hàng;
Truy xuất;
Vệ sinh kho;
Phòng cháy chữa cháy và các điều kiện cơ sở có liên quan;
Quy trình nhập – xuất – tồn;
Vận chuyển đến khách hàng.
Nếu hàng thuộc nhóm phải bảo quản lạnh, việc lựa chọn địa điểm kho tại Hải Phòng cũng cần được tính toán cùng với khoảng cách tới cảng, tuyến giao hàng và khả năng xử lý container.
Doanh nghiệp không nên thuê một kho lớn chỉ vì muốn tạo hình ảnh chuyên nghiệp. Trước hết phải xác định sản lượng dự kiến, loại hàng và nhiệt độ bảo quản, sau đó mới tính đến quy mô kho.
Nhập khẩu rồi mở cửa hàng hoặc bán trực tuyến đến người tiêu dùng
Đây là mô hình đưa doanh nghiệp đi xa hơn hoạt động nhập khẩu thuần túy.
Doanh nghiệp có thể nhập sản phẩm từ nước ngoài, sau đó bán tại cửa hàng, siêu thị mini, website, sàn thương mại điện tử hoặc mạng xã hội.
Khi đó, cần tách hai câu chuyện pháp lý:
Một là quyền và điều kiện để nhập khẩu sản phẩm.
Hai là quyền và điều kiện để bán sản phẩm tại thị trường Việt Nam.
Có hàng được phép nhập khẩu không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có thể quảng cáo sản phẩm theo bất kỳ cách nào. Đặc biệt với thực phẩm có công dụng đặc thù, nội dung nhãn và quảng cáo cần được kiểm soát để không biến một sản phẩm thực phẩm thông thường thành sản phẩm bị hiểu như thuốc hoặc sản phẩm có công dụng vượt quá hồ sơ được phép.
Nếu bán trực tuyến, doanh nghiệp còn phải quan tâm đến thông tin người bán, thông tin sản phẩm, hóa đơn, chính sách bán hàng, bảo vệ người tiêu dùng và các quy định thương mại điện tử có liên quan.
Nếu mở cửa hàng vật lý tại Hải Phòng, bài toán lại mở rộng sang mặt bằng, kho, điều kiện bảo quản và cách tổ chức hoạt động bán lẻ.
Vì vậy, mô hình “nhập khẩu rồi bán trực tiếp” thường có nhiều lớp công việc hơn mô hình chỉ nhập khẩu và bán B2B.
Một doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng mô hình nhập khẩu – bán buôn, sau đó xây dựng kho lạnh, mở hệ thống phân phối và cuối cùng phát triển kênh bán lẻ trực tiếp. Cách đi từng tầng như vậy thường dễ kiểm soát nguồn vốn và rủi ro hơn việc đầu tư tất cả ngay từ đầu.
Quan trọng nhất, khi thành lập công ty nhập khẩu thực phẩm tại Hải Phòng, doanh nghiệp cần xác định rõ mình đang nhập “hàng gì”, “để làm gì” và “bán cho ai”. Từ ba câu hỏi đó mới có thể vẽ chính xác đường đi của hàng hóa từ nhà cung cấp nước ngoài, qua cảng Hải Phòng, đến kho và cuối cùng là thị trường Việt Nam.
Thiết kế “giỏ ngành nghề” để công ty không phải sửa đăng ký sau lô hàng đầu tiên
Với công ty nhập khẩu và phân phối thực phẩm tại Hải Phòng, việc lựa chọn ngành nghề nên xuất phát từ chuỗi hoạt động thực tế, không nên chỉ nhìn vào sản phẩm đầu tiên dự kiến nhập về. Hệ thống ngành nghề kinh doanh hiện được Sở Tài chính Hải Phòng công bố trên cơ sở Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam và đồng thời lưu ý các ngành, nghề kinh doanh có điều kiện.
Doanh nghiệp nên lập trước một “giỏ ngành nghề” gồm hoạt động thương mại chính, phương thức phân phối và các hoạt động hỗ trợ thực sự dự kiến triển khai. Cách này giúp hạn chế việc vừa nhập xong lô hàng đầu tiên đã phải quay lại thay đổi đăng ký doanh nghiệp.
Nhóm ngành bán buôn thực phẩm cần đăng ký thế nào?
Nếu doanh nghiệp tại Hải Phòng nhập thực phẩm từ nước ngoài rồi phân phối cho siêu thị, cửa hàng, đại lý, nhà hàng hoặc các doanh nghiệp khác, hoạt động trọng tâm cần được xác định theo nhóm bán buôn thực phẩm phù hợp với loại hàng thực tế.
Không nên chỉ ghi nhận một cách chung chung rằng công ty “kinh doanh thực phẩm”. Cần rà soát doanh nghiệp đang bán loại nào: thịt và sản phẩm từ thịt, thủy sản, rau quả, sữa và sản phẩm từ sữa, đồ uống, thực phẩm khác hoặc nhóm sản phẩm chuyên biệt.
Ví dụ, một công ty nhập khẩu bánh kẹo để phân phối cho đại lý sẽ có cấu trúc ngành nghề khác với doanh nghiệp nhập thủy sản đông lạnh rồi bán cho nhà hàng. Nếu doanh nghiệp dự kiến kinh doanh nhiều nhóm hàng, nên xác định ngay từ đầu các nhóm chính có khả năng phát sinh trong 2–3 năm tới.
Điểm quan trọng là ngành nghề đăng ký và điều kiện đối với sản phẩm là hai lớp khác nhau. Đăng ký đúng nhóm bán buôn không có nghĩa mọi loại thực phẩm đều được phép nhập khẩu và đưa ra thị trường mà không cần kiểm tra điều kiện chuyên ngành.
Khi có bán lẻ cần bổ sung nhóm ngành nào?
Nếu công ty ban đầu dự kiến nhập khẩu thực phẩm để bán buôn nhưng sau đó mở cửa hàng, website riêng hoặc bán trực tiếp cho người tiêu dùng, cần rà soát thêm lớp bán lẻ tương ứng.
Bán buôn và bán lẻ không chỉ khác nhau ở số lượng hàng. Về mô hình kinh doanh, một bên chủ yếu phân phối cho thương nhân/tổ chức khác, còn một bên trực tiếp cung cấp hàng hóa cho người tiêu dùng cuối.
Chẳng hạn, công ty nhập khẩu hạt dinh dưỡng về Hải Phòng rồi:
Nhập khẩu → bán cho đại lý
thì trọng tâm là phân phối/bán buôn.
Nhưng nếu mở thêm:
Nhập khẩu → kho → website/cửa hàng → người tiêu dùng
thì doanh nghiệp phải thiết kế thêm lớp bán lẻ và các nghĩa vụ vận hành tương ứng.
Nếu có bán online, cũng cần tách ngành nghề bán lẻ hàng hóa khỏi nghĩa vụ pháp lý đối với website/ứng dụng thương mại điện tử. Hai vấn đề này không nên gộp thành một.
Có kho hàng, kho lạnh cần tính thêm ngành nghề gì?
Có kho riêng không đồng nghĩa doanh nghiệp mặc nhiên đang kinh doanh dịch vụ kho bãi.
Nếu công ty chỉ nhập thực phẩm về rồi tự lưu giữ hàng hóa của chính mình, kho có thể là một bộ phận trong chuỗi hoạt động kinh doanh. Khi đó cần tập trung kiểm tra điều kiện thực tế của địa điểm, loại hàng, nhiệt độ bảo quản, an toàn thực phẩm, PCCC và môi trường nếu có liên quan.
Ngược lại, nếu doanh nghiệp dự kiến nhận hàng của doanh nghiệp khác để lưu kho và thu phí, hoạt động đã chuyển sang cung cấp dịch vụ kho bãi. Khi đó cần xem xét ngành nghề dịch vụ tương ứng và điều kiện chuyên ngành nếu có.
Với kho lạnh, sự khác biệt này càng quan trọng. Một kho được thiết kế để chứa thực phẩm của chính công ty không nên tự động được coi là cơ sở kinh doanh dịch vụ kho lạnh cho bên thứ ba.
Do đó, khi thiết kế hồ sơ nên đặt câu hỏi:
Kho này phục vụ hàng của ai?
Doanh nghiệp có thu phí lưu kho không?
Kho chỉ bảo quản hay còn sơ chế, đóng gói, chia tách hàng?
Chỉ khi trả lời rõ ba câu hỏi này mới có thể xác định đúng cấu trúc ngành nghề và các điều kiện cần rà soát.
Có giao hàng bằng phương tiện riêng cần rà soát hoạt động nào?
Việc công ty mua xe tải hoặc xe đông lạnh để vận chuyển hàng của chính mình không nên được đánh đồng ngay với việc kinh doanh dịch vụ vận tải.
Nếu phương tiện được sử dụng để đưa hàng của công ty từ cảng về kho, từ kho đến đại lý hoặc khách hàng, doanh nghiệp cần kiểm tra các yêu cầu pháp luật giao thông, phương tiện và điều kiện vận chuyển phù hợp với loại hàng. Nhưng nếu công ty nhận vận chuyển hàng cho khách hàng khác và thu cước, đó lại là một hoạt động kinh doanh dịch vụ cần được đánh giá riêng.
Ví dụ:
Công ty nhập thực phẩm → dùng xe của công ty → giao hàng cho đại lý của mình: đây là một mắt xích logistics nội bộ.
Trong khi:
Công ty nhận hàng của doanh nghiệp A → vận chuyển đến doanh nghiệp B → thu tiền vận chuyển: đây là mô hình cung cấp dịch vụ vận tải.
Vì vậy, không nên cứ mua xe là đăng ký thêm hàng loạt ngành vận tải. Cần xác định phương tiện phục vụ hoạt động của chính doanh nghiệp hay tạo ra doanh thu từ dịch vụ vận chuyển cho bên khác.
Vì sao nên dự kiến trước mô hình phân phối 2–3 năm tại Hải Phòng?
Một công ty nhập khẩu thực phẩm có thể bắt đầu bằng một container hàng, nhưng sau vài năm mô hình có thể chuyển thành:
Nhập khẩu → kho Hải Phòng → bán buôn → đại lý → bán lẻ → website → cửa hàng → phân phối tỉnh khác.
Nếu chỉ đăng ký đúng hoạt động của tháng đầu tiên, mỗi lần mở thêm một mắt xích lại phải kiểm tra và điều chỉnh hồ sơ.
Ngược lại, cũng không nên đăng ký tất cả ngành nghề có thể tưởng tượng ra. Cách hợp lý là xây “giỏ ngành nghề có chủ đích”: đủ cho mô hình hiện tại và các hướng mở rộng đã có khả năng xảy ra.
Đặc biệt, Hải Phòng đang được định hướng phát triển mạnh về logistics hiện đại, thương mại và các chuỗi dịch vụ gắn với hoạt động sản xuất – lưu thông hàng hóa. Vì vậy, doanh nghiệp nhập khẩu thực phẩm có thể tính trước khả năng phát triển từ một đơn vị nhập khẩu thành nhà phân phối khu vực phía Bắc, nhưng chỉ nên đưa vào hồ sơ những hoạt động thực sự có kế hoạch triển khai.
Loại hình, vốn và trụ sở – ba quyết định nên chốt trước khi làm hồ sơ
Sau khi xác định được “giỏ ngành nghề”, doanh nghiệp cần thiết kế pháp nhân. Ba vấn đề cần chốt sớm là loại hình doanh nghiệp, vốn điều lệ và địa điểm đặt trụ sở.
Đây là ba yếu tố tưởng như độc lập nhưng trên thực tế liên quan đến cách doanh nghiệp góp vốn, quản trị, giao dịch với đối tác và mở rộng hệ thống phân phối.
Một chủ đầu tư nên chọn công ty TNHH một thành viên thế nào?
Nếu chỉ có một cá nhân hoặc một tổ chức đầu tư, công ty TNHH một thành viên thường là cấu trúc phù hợp để bắt đầu hoạt động nhập khẩu thực phẩm.
Ưu điểm lớn là quyền sở hữu và quyền quyết định được tập trung. Chủ sở hữu có thể thiết kế cơ cấu quản trị tương đối gọn, phù hợp với doanh nghiệp mới nhập hàng, xây dựng thị trường và chưa có nhu cầu huy động nhiều nhà đầu tư.
Tuy nhiên, cần phân biệt một chủ sở hữu với một người trực tiếp điều hành. Chủ sở hữu có thể tổ chức bộ máy quản lý và lựa chọn người điều hành phù hợp với kế hoạch kinh doanh.
Nếu sau này doanh nghiệp muốn tiếp nhận thêm nhà đầu tư, cấu trúc vốn có thể phải được điều chỉnh theo hướng phù hợp hơn với chiến lược phát triển. Vì vậy, ngay từ đầu nên dự kiến liệu công ty sẽ tiếp tục là doanh nghiệp một chủ hay có khả năng mở rộng thành mô hình nhiều thành viên/cổ đông.
Có nhiều người góp vốn nên chọn TNHH hay cổ phần?
Nếu có nhiều người góp vốn, lựa chọn giữa công ty TNHH hai thành viên trở lên và công ty cổ phần nên dựa vào mức độ cần huy động vốn và cách các bên muốn kiểm soát quyền sở hữu.
Công ty TNHH thường phù hợp khi nhóm sáng lập tương đối ổn định, số lượng thành viên không quá lớn và các bên muốn kiểm soát chặt việc thay đổi thành viên.
Công ty cổ phần có ưu thế hơn nếu mục tiêu là mở rộng quy mô, thu hút thêm nhà đầu tư, phân chia quyền sở hữu thành cổ phần và xây dựng doanh nghiệp có khả năng huy động vốn qua nhiều giai đoạn.
Ví dụ, một nhóm ba người cùng nhập khẩu thực phẩm và phân phối tại Hải Phòng có thể ưu tiên TNHH nếu muốn giữ mô hình sở hữu khép kín. Nhưng nếu ngay từ đầu đã có kế hoạch gọi vốn để xây kho, mở chuỗi cửa hàng và phát triển hệ thống phân phối toàn miền Bắc, công ty cổ phần có thể đáng cân nhắc hơn.
Thành lập công ty nhập khẩu thực phẩm có bắt buộc mức vốn tối thiểu không?
Không nên mặc định rằng cứ thành lập công ty nhập khẩu thực phẩm là phải có một mức vốn điều lệ tối thiểu cố định.
Điều cần phân biệt là vốn điều lệ của doanh nghiệp với các điều kiện riêng của từng hoạt động hoặc sản phẩm. Một số ngành nghề, dự án hoặc mô hình kinh doanh đặc thù có thể có yêu cầu về vốn hoặc điều kiện tài chính, nhưng không thể lấy đó làm nguyên tắc chung cho mọi công ty nhập khẩu thực phẩm.
Vì vậy, khi tư vấn vốn cho doanh nghiệp, cần kiểm tra cụ thể:
Doanh nghiệp nhập sản phẩm gì?
Chỉ nhập khẩu – phân phối hay còn sản xuất/chế biến?
Có kinh doanh ngành nghề có điều kiện khác không?
Có nhà đầu tư nước ngoài hay không?
Sau khi xác định các yếu tố này mới kết luận có yêu cầu vốn chuyên ngành hay không.
Vốn điều lệ nên tính theo quy mô nhập hàng hay khả năng góp vốn thực tế?
Không nên lấy giá trị một lô hàng dự kiến để máy móc biến thành vốn điều lệ.
Ví dụ, công ty dự kiến nhập một lô thực phẩm trị giá 5 tỷ đồng không có nghĩa vốn điều lệ bắt buộc phải là 5 tỷ. Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều nguồn tài chính khác nhau để phục vụ giao dịch, tùy cấu trúc hoạt động và thỏa thuận với đối tác.
Vốn điều lệ nên được cân nhắc trên hai mặt:
Quy mô và hình ảnh thương mại của doanh nghiệp
và
khả năng góp vốn thực tế của chủ sở hữu/thành viên/cổ đông.
Đăng ký vốn quá thấp có thể không phản ánh đúng quy mô doanh nghiệp khi làm việc với đối tác lớn. Nhưng đăng ký quá cao trong khi không có khả năng góp vốn thực tế lại tạo ra rủi ro quản trị và nghĩa vụ pháp lý không cần thiết.
Do đó, cách tốt hơn là xây một bảng dòng tiền riêng:
vốn góp → nhập hàng → logistics → thuế/phí → lưu kho → phân phối → công nợ → thu tiền.
Vốn điều lệ chỉ là một thành phần trong toàn bộ bài toán tài chính đó.
Người đại diện theo pháp luật có cần chuyên môn về thực phẩm không?
Không phải cứ thành lập công ty nhập khẩu thực phẩm thì người đại diện theo pháp luật mặc nhiên phải có bằng cấp hoặc chuyên môn về thực phẩm.
Người đại diện theo pháp luật là vị trí quản trị và đại diện cho doanh nghiệp trong các giao dịch theo quy định pháp luật. Điều kiện chuyên môn, nhân sự phụ trách chuyên ngành hoặc người chịu trách nhiệm về các hoạt động cụ thể cần được kiểm tra theo từng loại hình hoạt động và điều kiện chuyên ngành, không nên gom tất cả thành yêu cầu đối với người đại diện.
Tuy nhiên, xét về quản trị thực tế, doanh nghiệp nhập khẩu thực phẩm vẫn nên có người hoặc bộ phận hiểu rõ về an toàn thực phẩm, hồ sơ sản phẩm, công bố/đăng ký, nhãn hàng hóa, kiểm tra chất lượng, truy xuất nguồn gốc và quy định của thị trường nhập khẩu.
Nói cách khác:
Không nhất thiết người đại diện phải là chuyên gia thực phẩm, nhưng doanh nghiệp không nên thiếu năng lực chuyên môn về thực phẩm.
Đây là điểm rất quan trọng khi thiết kế công ty. Người đại diện có thể tập trung vào quản trị và giao dịch, trong khi bộ phận chuyên môn đảm nhiệm việc kiểm soát hàng hóa và điều kiện chuyên ngành. Cách phân tách này thường thực tế hơn so với việc cố gắng biến người đại diện thành người chịu trách nhiệm cho mọi khâu của hoạt động nhập khẩu.
Đặt công ty ở Hải Phòng nhưng kho có thể ở nơi khác – nên bố trí địa điểm theo luồng hàng
Vì sao doanh nghiệp nhập khẩu thường quan tâm vị trí kết nối cảng Hải Phòng?
Đối với doanh nghiệp nhập khẩu thực phẩm, vị trí đặt kho có thể ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí logistics, thời gian nhận hàng, khả năng kiểm soát hàng hóa và tiến độ đưa sản phẩm ra thị trường. Hải Phòng là khu vực có hệ thống cảng biển và logistics phát triển, vì vậy nhiều doanh nghiệp lựa chọn đặt trụ sở, văn phòng giao dịch hoặc kho hàng tại khu vực có khả năng kết nối thuận tiện với cảng.
Tuy nhiên, doanh nghiệp không nhất thiết phải đặt toàn bộ hoạt động tại một địa chỉ. Một mô hình có thể được tổ chức theo hướng văn phòng tại khu vực trung tâm để thuận tiện giao dịch, trong khi kho đặt tại khu vực có mặt bằng rộng hơn, chi phí phù hợp hơn và thuận lợi cho xe tải, container ra vào.
Đối với hàng thực phẩm nhập khẩu, việc lựa chọn kho nên bắt đầu từ luồng hàng thực tế. Doanh nghiệp cần hình dung toàn bộ quá trình từ khi hàng cập cảng, thực hiện các thủ tục cần thiết, đưa hàng về kho, bảo quản, xuất hàng cho đại lý hoặc giao trực tiếp cho khách hàng. Nếu kho nằm quá xa cảng hoặc nằm ở khu vực thường xuyên ùn tắc, chi phí vận chuyển và thời gian xử lý có thể tăng lên đáng kể.
Ngoài khoảng cách, doanh nghiệp cũng cần xem xét loại phương tiện vận chuyển. Hàng nhập khẩu nguyên container sẽ có yêu cầu khác với hàng được vận chuyển bằng xe tải nhỏ. Nếu thường xuyên nhận container lạnh, kho còn phải đáp ứng điều kiện về vị trí bãi, nguồn điện, phương án dỡ hàng và bảo quản nhiệt độ.
Do đó, tiêu chí lựa chọn kho không nên chỉ là “giá thuê bao nhiêu một mét vuông” mà cần tính tổng chi phí vận hành. Một kho có giá thuê thấp nhưng xa cảng, khó cho xe lớn tiếp cận hoặc phải phát sinh nhiều chi phí trung chuyển chưa chắc đã là phương án tiết kiệm.
Văn phòng và kho thực phẩm có bắt buộc cùng một địa chỉ không?
Văn phòng và kho thực phẩm không nhất thiết phải đặt cùng một địa chỉ. Doanh nghiệp có thể tổ chức trụ sở hoặc văn phòng ở một địa điểm và bố trí kho ở địa điểm khác nếu mô hình hoạt động thực tế phù hợp.
Cách bố trí này khá phù hợp với doanh nghiệp nhập khẩu thực phẩm bởi chức năng của văn phòng và kho thường khác nhau. Văn phòng chủ yếu phục vụ quản lý, giao dịch, ký kết hợp đồng, kế toán, chăm sóc khách hàng và điều hành. Trong khi đó, kho phục vụ tiếp nhận, lưu trữ, bảo quản và xuất hàng.
Tuy nhiên, doanh nghiệp không nên hiểu rằng chỉ cần ký hợp đồng thuê kho là có thể sử dụng địa chỉ đó cho mọi mục đích. Cần xác định chính xác kho đang được sử dụng như một địa điểm lưu giữ hàng hóa hay là nơi thường xuyên diễn ra hoạt động kinh doanh.
Nếu doanh nghiệp có nhân sự làm việc thường xuyên tại kho, thực hiện nhập – xuất hàng, tổ chức phân phối hoặc có các hoạt động phục vụ kinh doanh tại địa điểm này, cần rà soát nghĩa vụ đăng ký địa điểm phù hợp.
Đối với kho thực phẩm, vấn đề còn nằm ở điều kiện an toàn thực phẩm. Địa chỉ kho có thể được cơ quan quản lý xem xét khi đánh giá điều kiện hoạt động của cơ sở tùy theo mô hình kinh doanh và nhóm sản phẩm. Vì vậy, doanh nghiệp nên xác định địa điểm kho trước khi hoàn thiện hồ sơ chuyên ngành thay vì thay đổi kho sau khi đã nộp hồ sơ.
Một điểm quan trọng khác là hợp đồng thuê kho. Hợp đồng nên thể hiện rõ mục đích sử dụng, diện tích thuê, khu vực được sử dụng, thời hạn thuê, trách nhiệm bảo quản và trách nhiệm sửa chữa, bảo trì hệ thống kho. Với kho lạnh, nên quy định thêm trách nhiệm đối với hệ thống lạnh, điện, thiết bị theo dõi nhiệt độ và xử lý sự cố.
Khi nào kho cần đăng ký thành địa điểm kinh doanh?
Không nên chỉ căn cứ vào tên gọi “kho” để xác định có phải đăng ký địa điểm kinh doanh hay không. Điều quan trọng là phải xem xét hoạt động thực tế được thực hiện tại địa chỉ đó.
Nếu doanh nghiệp chỉ sử dụng một khu vực để lưu giữ hàng hóa theo hợp đồng dịch vụ kho bãi của bên thứ ba, mô hình pháp lý có thể khác với trường hợp doanh nghiệp trực tiếp thuê một mặt bằng riêng, bố trí nhân viên và tổ chức hoạt động nhập – xuất hàng tại đó.
Trong trường hợp kho là một địa điểm hoạt động ổn định của chính doanh nghiệp, doanh nghiệp nên rà soát việc đăng ký địa điểm kinh doanh hoặc hình thức tổ chức phù hợp. Việc này giúp thông tin pháp lý của doanh nghiệp thống nhất với hoạt động thực tế và hạn chế tình trạng địa chỉ trên hồ sơ khác với địa điểm đang vận hành.
Đối với doanh nghiệp mới thành lập, đây là vấn đề nên được xác định ngay từ đầu. Thay vì chỉ đăng ký trụ sở rồi sau đó mới tìm kho, doanh nghiệp có thể lập trước sơ đồ vận hành gồm trụ sở, kho, nơi giao nhận và các địa điểm hoạt động khác để xác định nhu cầu đăng ký.
Đối với doanh nghiệp đã hoạt động, nếu phát sinh thêm kho mới hoặc chuyển kho sang địa điểm khác, cũng nên kiểm tra lại hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và hồ sơ chuyên ngành trước khi đưa kho mới vào sử dụng.
Kho thường và kho lạnh cần được xem xét pháp lý khác nhau ra sao?
Kho thường và kho lạnh có thể khác nhau đáng kể về yêu cầu vận hành bởi điều kiện bảo quản của sản phẩm không giống nhau.
Đối với kho thường, doanh nghiệp cần tập trung vào các yếu tố như nền kho sạch, khô, không bị ngập nước, hạn chế bụi và côn trùng, có khu vực sắp xếp hàng hóa rõ ràng, không để thực phẩm tiếp xúc trực tiếp với nền nhà và có phương án kiểm soát hàng hóa theo lô, hạn sử dụng.
Kho cũng nên có cách bố trí giúp hạn chế nhiễm chéo giữa các nhóm sản phẩm. Hàng nhập mới, hàng đang chờ xử lý, hàng đạt yêu cầu, hàng lỗi hoặc hàng hết hạn nên được nhận diện và quản lý riêng.
Đối với kho lạnh, yêu cầu vận hành phức tạp hơn. Doanh nghiệp phải xác định nhiệt độ bảo quản phù hợp với từng nhóm sản phẩm, đồng thời có thiết bị theo dõi và kiểm soát nhiệt độ trong suốt quá trình lưu kho.
Nguồn điện cũng là yếu tố cần đặc biệt quan tâm. Nếu hệ thống lạnh bị ngừng hoạt động trong thời gian dài, chất lượng thực phẩm có thể bị ảnh hưởng. Vì vậy, doanh nghiệp nên tính đến phương án điện dự phòng, bảo trì hệ thống lạnh và xử lý sự cố.
Ngoài ra, kho lạnh cần được xem xét về khả năng kiểm soát độ ẩm, vệ sinh, ngưng tụ hơi nước, tình trạng cửa kho và việc đóng mở cửa thường xuyên. Những vấn đề này không chỉ ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm mà còn tác động đến khả năng đáp ứng yêu cầu kiểm tra thực tế.
Doanh nghiệp cũng cần phân biệt giữa kho lạnh của chính mình và dịch vụ kho lạnh thuê ngoài. Nếu thuê kho của một đơn vị logistics chuyên nghiệp, cần kiểm tra phạm vi trách nhiệm của bên cung cấp kho và hồ sơ chứng minh điều kiện cơ sở của kho đó.
Checklist trước khi ký hợp đồng thuê kho thực phẩm tại Hải Phòng
Trước khi ký hợp đồng thuê kho, doanh nghiệp nên lập checklist kiểm tra theo cả ba nhóm: pháp lý, cơ sở vật chất và vận hành.
Về pháp lý, cần kiểm tra quyền sử dụng hoặc quyền cho thuê của bên cho thuê, mục đích sử dụng mặt bằng, thời hạn thuê và khả năng sử dụng địa chỉ kho cho hoạt động dự kiến.
Về cơ sở vật chất, cần kiểm tra diện tích thực tế, nền kho, tường, trần, cửa, hệ thống thoát nước, chiếu sáng, thông gió, khu vực vệ sinh, phương án chống côn trùng và khu vực tập kết hàng.
Với kho lạnh, cần kiểm tra công suất hệ thống lạnh, dải nhiệt độ có thể duy trì, thiết bị đo nhiệt độ, lịch bảo trì, nguồn điện và phương án xử lý khi mất điện.
Về vận hành, cần kiểm tra xe tải hoặc container có thể tiếp cận kho hay không, thời gian nhận hàng, thời gian xuất hàng, khu vực bốc dỡ và khả năng lưu giữ hàng theo từng lô.
Doanh nghiệp cũng nên kiểm tra khoảng cách từ kho đến cảng, tuyến đường vận chuyển và thời gian di chuyển thực tế. Không nên chỉ dựa vào khoảng cách trên bản đồ vì tình trạng giao thông và hạn chế phương tiện theo từng khung giờ có thể làm thay đổi đáng kể thời gian vận chuyển.
Cuối cùng, cần lập bảng đối chiếu giữa sản phẩm dự kiến nhập khẩu và điều kiện kho. Nếu sản phẩm cần bảo quản lạnh nhưng kho chỉ đáp ứng điều kiện thường, doanh nghiệp không nên ký hợp đồng chỉ vì giá thuê thấp.
Một sản phẩm nhập khẩu có thể đi qua 3 “cánh cửa” – tự công bố, đăng ký bản công bố hoặc quản lý chuyên ngành
Nhóm thực phẩm nào thường đi theo cơ chế tự công bố?
Tự công bố là cơ chế áp dụng đối với nhiều nhóm thực phẩm thông thường, nhưng doanh nghiệp cần xác định sản phẩm có thuộc nhóm được tự công bố hay không trước khi nhập khẩu.
Việc phân loại không nên chỉ dựa trên tên gọi thương mại. Một sản phẩm có thể được nhà cung cấp nước ngoài giới thiệu là “food”, “supplement”, “health product” hoặc một tên thương mại khác nhưng khi đối chiếu quy định tại Việt Nam lại thuộc nhóm quản lý khác.
Doanh nghiệp cần xem xét bản chất sản phẩm, thành phần, công dụng, dạng sản phẩm, đối tượng sử dụng và cách thể hiện thông tin trên nhãn.
Đối với sản phẩm nhập khẩu, hồ sơ kỹ thuật từ nhà sản xuất nước ngoài là nguồn thông tin quan trọng để xác định nhóm pháp lý. Vì vậy, ngay khi đàm phán nhập khẩu, doanh nghiệp nên yêu cầu đối tác cung cấp specification, ingredient list, certificate, nhãn sản phẩm và tài liệu công dụng.
Việc xác định đúng nhóm sản phẩm từ đầu giúp doanh nghiệp lựa chọn đúng cơ chế công bố và tránh phải sửa hồ sơ sau khi hàng đã được đặt hoặc vận chuyển về Việt Nam.
Những sản phẩm nào thuộc diện đăng ký bản công bố?
Một số nhóm thực phẩm không áp dụng cơ chế tự công bố mà thuộc diện đăng ký bản công bố sản phẩm.
Các nhóm thường được doanh nghiệp quan tâm gồm thực phẩm bảo vệ sức khỏe, thực phẩm dinh dưỡng y học, thực phẩm dùng cho chế độ ăn đặc biệt, sản phẩm dinh dưỡng dùng cho trẻ đến 36 tháng tuổi và một số nhóm sản phẩm khác theo quy định.
Đối với các nhóm này, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu tương ứng trước khi đưa sản phẩm ra thị trường. Hồ sơ có thể bao gồm tài liệu về sản phẩm, phiếu kiểm nghiệm, giấy tờ của nhà sản xuất và các tài liệu chứng minh nguồn gốc hoặc tình trạng lưu hành tại nước xuất khẩu tùy từng trường hợp.
Điểm cần lưu ý là doanh nghiệp không nên ký hợp đồng nhập khẩu chỉ dựa vào cam kết của nhà cung cấp rằng “sản phẩm đã được phép bán tại nước ngoài”. Việc sản phẩm được lưu hành hợp pháp ở nước xuất khẩu không đồng nghĩa với việc sản phẩm đương nhiên đáp ứng toàn bộ yêu cầu để lưu hành tại Việt Nam.
Vì sao thực phẩm bảo vệ sức khỏe cần được tách riêng ngay từ đầu?
Thực phẩm bảo vệ sức khỏe là nhóm doanh nghiệp cần tách riêng ngay từ giai đoạn lập danh mục hàng hóa.
Lý do là nhóm sản phẩm này có cơ chế quản lý hồ sơ riêng và thường đòi hỏi doanh nghiệp phải chuẩn bị nhiều tài liệu hơn so với thực phẩm thông thường. Thành phần, công dụng, đối tượng sử dụng, liều dùng và cách thể hiện nội dung trên nhãn đều cần được kiểm tra.
Đặc biệt, doanh nghiệp phải chú ý đến nội dung quảng cáo và cách mô tả công dụng. Không nên sử dụng những nội dung khiến sản phẩm bị hiểu như thuốc hoặc đưa ra công dụng vượt quá hồ sơ được phép.
Nếu nhà cung cấp nước ngoài cung cấp sản phẩm dưới dạng viên nang, bột, dung dịch hoặc gói dùng hàng ngày nhưng giới thiệu với công dụng hỗ trợ sức khỏe, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ để xác định sản phẩm có thuộc nhóm thực phẩm bảo vệ sức khỏe hay không.
Việc phân loại ngay từ đầu giúp doanh nghiệp chủ động chuẩn bị hồ sơ và tránh tình trạng đã in nhãn, đặt bao bì hoặc ký hợp đồng số lượng lớn nhưng sau đó phải điều chỉnh lại.
Khi nào một sản phẩm còn phải chịu thủ tục chuyên ngành khác?
Một sản phẩm đã xác định được cơ chế công bố vẫn có thể phải xem xét thêm các yêu cầu quản lý chuyên ngành khác.
Doanh nghiệp cần kiểm tra sản phẩm có thuộc nhóm phải kiểm tra nhà nước về an toàn thực phẩm khi nhập khẩu hay không. Đồng thời, cần xác định cơ quan quản lý chuyên ngành đối với từng loại sản phẩm và từng trường hợp nhập khẩu.
Các yếu tố cần kiểm tra gồm thành phần sản phẩm, nguồn gốc, quốc gia xuất khẩu, mục đích sử dụng, dạng sản phẩm, phương thức đóng gói và thông tin thể hiện trên nhãn.
Đặc biệt, với các sản phẩm có thành phần đặc biệt hoặc thuộc nhóm có yêu cầu quản lý riêng, doanh nghiệp nên thực hiện bước rà soát chuyên ngành trước khi ký hợp đồng.
Một nguyên tắc thực tế là không nên xem thủ tục công bố sản phẩm là “cánh cửa cuối cùng”. Công bố chỉ là một phần trong chuỗi điều kiện để sản phẩm được nhập khẩu và lưu thông hợp pháp.
Cách lập bảng phân loại sản phẩm trước khi ký hợp đồng nhập khẩu
Doanh nghiệp nên lập một bảng phân loại riêng cho từng SKU ngay khi nhận được danh mục hàng hóa từ nhà cung cấp.
Cột đầu tiên là tên sản phẩm theo hợp đồng và tên sản phẩm trên nhãn gốc. Cột tiếp theo ghi rõ thành phần, hàm lượng, dạng sản phẩm và quy cách đóng gói.
Tiếp theo cần ghi công dụng mà nhà sản xuất công bố, đối tượng sử dụng và cách sử dụng. Đây là những thông tin quan trọng để xác định bản chất sản phẩm.
Sau đó, doanh nghiệp có thể chia bảng thành các nhóm kiểm tra gồm cơ chế công bố, hồ sơ nước xuất khẩu, kiểm nghiệm, kiểm tra nhà nước về an toàn thực phẩm, quản lý chuyên ngành, yêu cầu về nhãn và điều kiện bảo quản.
Một bảng phân loại hoàn chỉnh có thể gồm:
Tên sản phẩm.
Tên và địa chỉ nhà sản xuất.
Nước xuất xứ.
Thành phần.
Công dụng.
Dạng sản phẩm.
Đối tượng sử dụng.
Quy cách đóng gói.
Nhóm pháp lý tại Việt Nam.
Tự công bố hay đăng ký bản công bố.
Có thuộc nhóm thực phẩm bảo vệ sức khỏe hay không.
Hồ sơ cần lấy từ nhà sản xuất.
Yêu cầu kiểm nghiệm.
Yêu cầu kiểm tra nhà nước khi nhập khẩu.
Thủ tục quản lý chuyên ngành.
Điều kiện bảo quản.
Yêu cầu về nhãn.
Tình trạng hồ sơ.
Người phụ trách xử lý.
Sau khi hoàn thiện bảng, doanh nghiệp mới nên chuyển sang bước ký hợp đồng nhập khẩu. Cách làm này giúp tách rõ ba vấn đề thường bị nhầm lẫn: sản phẩm có được phép nhập hay không, sản phẩm cần công bố theo cơ chế nào và hàng sau khi nhập phải đáp ứng thêm điều kiện quản lý nào.
Đối với doanh nghiệp nhập khẩu thực phẩm tại Hải Phòng, việc xây dựng bảng phân loại trước khi đặt hàng còn giúp kết nối thủ tục pháp lý với hoạt động logistics. Khi đã biết sản phẩm thuộc nhóm nào, doanh nghiệp có thể xác định trước điều kiện kho, nhiệt độ bảo quản, hồ sơ cần chuẩn bị và phương án đưa hàng từ cảng về kho. Nhờ đó, kế hoạch nhập khẩu được xây dựng theo một chuỗi thống nhất thay vì xử lý từng thủ tục riêng lẻ.
Lô hàng đến cảng Hải Phòng chưa chắc được đưa thẳng về kho – bài toán kiểm tra ATTP nhập khẩu
Kiểm tra nhà nước về ATTP nhập khẩu là gì?
Kiểm tra nhà nước về an toàn thực phẩm nhập khẩu là bước cơ quan có thẩm quyền kiểm tra lô thực phẩm trước khi doanh nghiệp được đưa hàng vào lưu thông tại Việt Nam. Tùy phương thức kiểm tra, cơ quan chức năng có thể kiểm tra hồ sơ hoặc kết hợp kiểm tra hồ sơ với lấy mẫu kiểm nghiệm.
Có phải mọi lô thực phẩm nhập khẩu đều kiểm tra theo một phương thức?
Không. Pháp luật quy định các phương thức kiểm tra giảm, kiểm tra thông thường và kiểm tra chặt. Mỗi phương thức có phạm vi, cách thức kiểm tra và yêu cầu hồ sơ khác nhau.
Hồ sơ sản phẩm và hồ sơ từng lô hàng khác nhau ở đâu?
Hồ sơ sản phẩm thường chứng minh bản chất và tình trạng pháp lý của sản phẩm, chẳng hạn hồ sơ tự công bố hoặc công bố sản phẩm, thông tin thành phần, tiêu chuẩn áp dụng và các tài liệu liên quan.
Hồ sơ từng lô hàng tập trung vào chính lô hàng nhập khẩu như thông tin hàng hóa, số lượng, nguồn gốc, chứng từ thương mại và tài liệu phục vụ đăng ký kiểm tra.
Kết quả kiểm tra ảnh hưởng thủ tục thông quan thế nào?
Kết quả kiểm tra ATTP là một trong những căn cứ quan trọng để hoàn tất thủ tục nhập khẩu. Nếu lô hàng đạt yêu cầu, doanh nghiệp tiếp tục thực hiện thủ tục với cơ quan hải quan. Nếu không đạt, doanh nghiệp có thể phải xử lý hàng hóa theo quy định trước khi được đưa vào lưu thông.
Vì sao doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ trước khi hàng về cảng?
Chuẩn bị hồ sơ trước giúp doanh nghiệp phát hiện sớm những vấn đề như tên sản phẩm không thống nhất, thiếu chứng từ của nhà sản xuất, thông tin trên nhãn khác với hồ sơ hoặc chưa xác định đúng cơ quan quản lý chuyên ngành.
Thực phẩm có nguồn gốc động vật hoặc thực vật – “lớp giấy phép” dễ bị bỏ quên
Khi nào thực phẩm nhập khẩu có thể phát sinh kiểm dịch động vật?
Không phải cứ là thực phẩm thì mặc nhiên phải kiểm dịch động vật. Nghĩa vụ này cần được xem xét dựa trên bản chất hàng hóa và việc sản phẩm có thuộc diện kiểm dịch động vật, sản phẩm động vật theo quy định chuyên ngành hay không.
Sản phẩm thực vật có thể phải kiểm dịch trong trường hợp nào?
Sản phẩm có nguồn gốc thực vật cũng cần được rà soát theo quy định về kiểm dịch thực vật. Đặc biệt, doanh nghiệp cần phân biệt giữa thực phẩm thực vật đã qua chế biến với nguyên liệu, nông sản hoặc sản phẩm thực vật có nguy cơ mang theo đối tượng kiểm dịch.
Kiểm dịch và kiểm tra ATTP có phải cùng một thủ tục không?
Không. Kiểm dịch và kiểm tra nhà nước về an toàn thực phẩm là hai yêu cầu quản lý chuyên ngành có mục đích khác nhau.
Kiểm dịch tập trung vào nguy cơ dịch bệnh, sinh vật gây hại hoặc các yêu cầu kiểm dịch chuyên ngành. Trong khi đó, kiểm tra ATTP tập trung vào việc xác định thực phẩm có đáp ứng các yêu cầu an toàn thực phẩm trước khi nhập khẩu và lưu thông hay không.
Hồ sơ nước xuất khẩu cần kiểm tra trước khi đặt hàng ra sao?
Doanh nghiệp nên yêu cầu đối tác cung cấp trước các tài liệu liên quan đến nhà sản xuất và sản phẩm, đồng thời kiểm tra tính thống nhất giữa các chứng từ. Những thông tin cần đối chiếu gồm tên nhà sản xuất, địa chỉ cơ sở, tên sản phẩm, thành phần, quy cách đóng gói, nước xuất xứ và các giấy chứng nhận chuyên ngành nếu mặt hàng thuộc diện phải có.
Vì sao nên kiểm tra mã HS và bản chất sản phẩm trước khi ký hợp đồng?
Mã HS không chỉ phục vụ tính thuế mà còn có thể liên quan trực tiếp đến chính sách quản lý chuyên ngành đối với hàng nhập khẩu. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng không nên chỉ nhìn vào mã HS mà cần đối chiếu với bản chất thực tế của sản phẩm.
Trước khi ký hợp đồng, nên lập bảng kiểm tra gồm tên sản phẩm – thành phần – dạng sản phẩm – mục đích sử dụng – mã HS dự kiến – cơ quan quản lý – kiểm tra ATTP – kiểm dịch – hồ sơ nước xuất khẩu.
Nhãn thực phẩm nhập khẩu – lỗi nhỏ trên bao bì có thể trở thành vấn đề lớn khi bán tại Việt Nam
Nhãn gốc của sản phẩm nhập khẩu cần chứa những thông tin gì?
Nhãn gốc là một trong những căn cứ quan trọng để doanh nghiệp kiểm tra tính phù hợp của sản phẩm trước khi nhập khẩu và đưa ra thị trường Việt Nam. Doanh nghiệp không nên chỉ kiểm tra xem bao bì có tên sản phẩm hay không mà cần rà soát toàn bộ nhóm thông tin bắt buộc theo quy định về nhãn hàng hóa và quy định chuyên ngành đối với thực phẩm. Tùy từng sản phẩm, nội dung cần quan tâm có thể bao gồm tên hàng hóa, định lượng, thành phần hoặc thành phần định lượng, ngày sản xuất, hạn sử dụng, thông tin về tổ chức hoặc cá nhân chịu trách nhiệm, xuất xứ, hướng dẫn sử dụng, hướng dẫn bảo quản và các cảnh báo liên quan.
Đối với hàng nhập khẩu, doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý đến sự phù hợp giữa nhãn gốc và chứng từ của nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp nước ngoài. Tên sản phẩm trên bao bì, invoice, packing list, specification và các tài liệu kỹ thuật nên được kiểm tra đồng bộ. Nếu cùng một sản phẩm nhưng tên gọi hoặc quy cách thể hiện trên các tài liệu khác nhau, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi thực hiện thủ tục công bố, kiểm tra hồ sơ hoặc giải trình khi cơ quan chức năng yêu cầu.
Một vấn đề khác thường bị bỏ qua là thông tin trên nhãn phải phản ánh đúng bản chất của sản phẩm. Doanh nghiệp không nên tự ý bổ sung những nội dung quảng bá khiến sản phẩm bị hiểu thành một loại thực phẩm khác hoặc tạo ra công dụng vượt quá bản chất, hồ sơ và tài liệu chứng minh. Đặc biệt đối với các sản phẩm có thành phần đặc thù, thực phẩm bổ sung hoặc sản phẩm có yêu cầu quản lý chuyên ngành, việc kiểm tra nhãn cần được thực hiện trước khi chốt thiết kế bao bì.
Khi nào phải bổ sung nhãn phụ tiếng Việt?
Đối với thực phẩm nhập khẩu có nhãn gốc thể hiện bằng tiếng nước ngoài, doanh nghiệp cần xác định những nội dung nào đã được thể hiện đầy đủ bằng tiếng Việt và những nội dung nào phải bổ sung trước khi sản phẩm được lưu thông tại Việt Nam. Nhãn phụ tiếng Việt có vai trò cung cấp cho người tiêu dùng các thông tin bắt buộc bằng ngôn ngữ phù hợp với thị trường Việt Nam, đồng thời giúp cơ quan quản lý có cơ sở kiểm tra sản phẩm.
Nhãn phụ không nên được xem là phần việc xử lý sau cùng khi hàng đã nhập về kho. Nếu doanh nghiệp đặt in bao bì số lượng lớn nhưng đến khi hàng về mới phát hiện nội dung tiếng Việt không phù hợp, chi phí khắc phục có thể tăng đáng kể. Doanh nghiệp có thể phải in lại nhãn, dán bổ sung nhãn phụ, điều chỉnh quy trình đóng gói hoặc tạm thời chưa đưa hàng ra thị trường.
Khi thiết kế nhãn phụ, nội dung tiếng Việt cần được đối chiếu với nhãn gốc và hồ sơ sản phẩm. Việc dịch thuật phải bảo đảm đúng nghĩa, không làm thay đổi bản chất sản phẩm và không tự ý biến nội dung mô tả thành công dụng hoặc cam kết mà sản phẩm không có căn cứ chứng minh. Đây là lý do doanh nghiệp nên có bước kiểm duyệt pháp lý riêng trước khi gửi artwork cho đơn vị in ấn.
Đối với những sản phẩm có nhiều phiên bản, nhiều hương vị hoặc nhiều quy cách đóng gói, doanh nghiệp cũng cần kiểm tra riêng từng artwork. Không nên sử dụng một mẫu nhãn phụ chung cho nhiều sản phẩm nếu thành phần, định lượng, hướng dẫn sử dụng, cảnh báo hoặc thông tin khác nhau.
Tên sản phẩm, thành phần và xuất xứ cần thể hiện ra sao?
Tên sản phẩm phải giúp người tiêu dùng nhận biết được bản chất của hàng hóa. Doanh nghiệp cần tránh việc sử dụng tên thương mại hoặc tên marketing khiến người đọc hiểu sản phẩm có bản chất khác với sản phẩm thực tế. Trong trường hợp thương hiệu nước ngoài có tên sản phẩm đặc thù, doanh nghiệp nên đối chiếu tên trên nhãn với hồ sơ công bố, tài liệu kỹ thuật và chứng từ nhập khẩu trước khi quyết định cách thể hiện bằng tiếng Việt.
Thành phần cũng là nội dung cần kiểm tra rất kỹ. Danh sách thành phần trên nhãn cần được đối chiếu với công thức sản xuất hoặc specification do nhà sản xuất cung cấp. Nếu nhà sản xuất thay đổi công thức nhưng doanh nghiệp vẫn sử dụng artwork cũ, thông tin trên bao bì có thể không còn phù hợp với sản phẩm thực tế. Vì vậy, mỗi lần nhà cung cấp thông báo thay đổi nguyên liệu, công thức hoặc quy trình sản xuất, doanh nghiệp nên kích hoạt lại quy trình kiểm tra nhãn.
Xuất xứ cũng cần được thể hiện thống nhất với hồ sơ và nguồn gốc thực tế của hàng hóa. Doanh nghiệp không nên chỉ căn cứ vào nơi đặt trụ sở của thương hiệu hoặc nơi phân phối sản phẩm để xác định xuất xứ. Cần phân biệt giữa thương hiệu, nhà sản xuất, nước sản xuất và thông tin về xuất xứ hàng hóa. Sự nhầm lẫn giữa các khái niệm này có thể dẫn đến cách thể hiện không chính xác trên nhãn.
Đối với hàng nhập khẩu qua nhiều trung gian, doanh nghiệp càng cần kiểm tra kỹ thông tin của nhà sản xuất và nước sản xuất. Nếu hàng được sản xuất tại một quốc gia nhưng thương hiệu thuộc một quốc gia khác, cách thể hiện trên bao bì cần được rà soát để tránh tạo ra nhận thức sai lệch cho người tiêu dùng.
Thông tin trên nhãn phải thống nhất với hồ sơ công bố thế nào?
Một trong những nguyên tắc quan trọng khi quản lý sản phẩm là phải kiểm soát sự thống nhất giữa bao bì thực tế và hồ sơ sản phẩm. Doanh nghiệp nên xây dựng bảng đối chiếu giữa artwork, hồ sơ công bố, specification, kết quả kiểm nghiệm, tài liệu của nhà sản xuất và chứng từ nhập khẩu. Mục đích là phát hiện sai lệch trước khi hàng hóa được sản xuất bao bì hoặc nhập về số lượng lớn.
Các nội dung cần đối chiếu có thể bao gồm tên sản phẩm, thành phần, định lượng, quy cách đóng gói, hướng dẫn sử dụng, hướng dẫn bảo quản, đối tượng sử dụng, cảnh báo và các nội dung liên quan đến bản chất sản phẩm. Nếu một thông tin xuất hiện trên nhãn nhưng không có cơ sở trong hồ sơ hoặc tài liệu kỹ thuật, doanh nghiệp cần kiểm tra lại trước khi đưa vào artwork chính thức.
Đặc biệt, doanh nghiệp cần phân biệt giữa thay đổi thiết kế và thay đổi nội dung pháp lý. Thay đổi màu sắc, hình ảnh hoặc bố cục có thể chỉ là thay đổi về thiết kế. Tuy nhiên, thay đổi tên sản phẩm, thành phần, quy cách, hướng dẫn sử dụng hoặc nội dung liên quan đến sản phẩm có thể kéo theo yêu cầu rà soát hồ sơ.
Quy trình kiểm soát tốt nên được thực hiện theo nguyên tắc “một sản phẩm – một bộ hồ sơ đối chiếu”. Khi artwork được cập nhật, người phụ trách cần xác định phiên bản mới, ngày phê duyệt và người chịu trách nhiệm kiểm tra. Cách quản lý này giúp doanh nghiệp tránh tình trạng bộ phận marketing sử dụng file mới trong khi bộ phận nhập khẩu vẫn dựa trên hồ sơ cũ.
Checklist kiểm tra artwork trước khi doanh nghiệp đặt sản xuất bao bì số lượng lớn
Trước khi đặt in bao bì, doanh nghiệp nên có một checklist riêng để kiểm tra từng nội dung. Trước tiên là tên sản phẩm, tên thương mại và cách thể hiện bằng tiếng Việt. Tiếp theo là thành phần, định lượng, quy cách đóng gói, ngày sản xuất, hạn sử dụng, xuất xứ và thông tin của tổ chức hoặc cá nhân chịu trách nhiệm về sản phẩm.
Sau đó cần kiểm tra hướng dẫn sử dụng, điều kiện bảo quản, cảnh báo và những nội dung bắt buộc khác tùy thuộc vào tính chất sản phẩm. Nếu sản phẩm nhập khẩu cần nhãn phụ, nội dung nhãn phụ cũng phải được duyệt cùng artwork thay vì để bộ phận kho tự xử lý khi hàng về.
Một bước rất quan trọng là đối chiếu artwork với hồ sơ công bố. Doanh nghiệp có thể lập bảng gồm ba cột: “Nội dung trên nhãn”, “Nội dung trong hồ sơ” và “Kết quả đối chiếu”. Những điểm không thống nhất phải được đánh dấu để xử lý trước khi phê duyệt.
Cuối cùng, doanh nghiệp nên kiểm tra cả phiên bản file. Artwork đã được pháp lý duyệt cần được khóa phiên bản và chuyển đúng file cho nhà in hoặc nhà sản xuất bao bì. Việc này giúp tránh tình trạng đã duyệt một file nhưng đơn vị in lại sử dụng một file cũ hoặc file đã chỉnh sửa.
Nguyên tắc an toàn là không đặt in số lượng lớn khi artwork chưa hoàn tất vòng kiểm tra pháp lý. Chi phí kiểm tra trước khi in thường thấp hơn rất nhiều so với chi phí xử lý bao bì sai sau khi đã sản xuất.
Thành lập công ty nhập khẩu thực phẩm tại Hải Phòng cần được thực hiện đồng bộ từ bước đăng ký doanh nghiệp, lựa chọn ngành nghề đến chuẩn bị hồ sơ sản phẩm và thực hiện thủ tục nhập khẩu.
