Thành lập công ty giao hàng tại Hải Phòng đang nhận được sự quan tâm của nhiều cá nhân, tổ chức muốn khai thác thị trường giao nhận hàng hóa, thương mại điện tử và vận chuyển nội thành. Để doanh nghiệp hoạt động đúng quy định, chủ đầu tư cần lựa chọn loại hình phù hợp, đăng ký đúng ngành nghề và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ pháp lý ngay từ đầu. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm rõ các điều kiện, thủ tục, hồ sơ và những vấn đề cần lưu ý khi thành lập công ty giao hàng tại Hải Phòng.
Thành lập công ty giao hàng tại Hải Phòng – đừng làm hồ sơ trước khi biết mình sẽ giao hàng kiểu gì
Khi có ý định thành lập công ty giao hàng tại Hải Phòng, nhiều người thường bắt đầu bằng việc tìm mã ngành kinh doanh, làm giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp rồi mới tính đến phương tiện, nhân sự và cách vận hành. Đây là cách làm có thể khiến doanh nghiệp phải điều chỉnh lại mô hình sau khi bắt đầu hoạt động.
Lý do nằm ở chỗ “giao hàng” không phải lúc nào cũng chỉ có một cách thực hiện.
Có doanh nghiệp nhận hàng trong nội thành Hải Phòng và giao trong ngày. Có doanh nghiệp nhận hàng tại Hải Phòng rồi chuyển đi Hà Nội, Hải Dương, Quảng Ninh hoặc các tỉnh khác. Có đơn vị chỉ làm chặng cuối bằng đội ngũ shipper. Có đơn vị vừa có kho, vừa phân loại, vừa vận chuyển. Có doanh nghiệp lại kết nối đơn hàng với mạng lưới vận chuyển bên ngoài.
Nhìn từ bên ngoài, tất cả đều có thể gọi là “công ty giao hàng”. Nhưng về cách tổ chức hoạt động, phương tiện, nhân sự, kho bãi và các điều kiện pháp lý có thể rất khác nhau.
Đặc biệt, cần phân biệt giữa giao hàng như một dịch vụ chuyển phát/bưu chính, vận tải hàng hóa, và các hoạt động logistics khác. Tên gọi mà doanh nghiệp sử dụng trên website hay biển hiệu không tự quyết định bản chất pháp lý của hoạt động.
Vì vậy, trước khi chuẩn bị hồ sơ thành lập công ty, doanh nghiệp nên trả lời một câu hỏi rất đơn giản:
“Một đơn hàng của tôi sẽ được công ty trực tiếp xử lý từ đâu đến đâu?”
Nếu câu trả lời rõ ràng, việc xác định mô hình kinh doanh sẽ dễ dàng hơn rất nhiều.
Giao hàng nội thành Hải Phòng hay nhận đơn liên tỉnh?
Đây là lựa chọn đầu tiên cần xác định.
Nếu doanh nghiệp chỉ tập trung giao hàng trong nội thành Hải Phòng, mô hình vận hành có thể tương đối gọn.
Khách hàng đặt đơn.
Nhân viên đến lấy hàng.
Hàng được đưa về điểm tập kết hoặc điều phối trực tiếp.
Shipper nhận hàng.
Hàng được giao đến người nhận trong ngày.
Mô hình này phù hợp với các shop bán hàng online, cửa hàng bán lẻ, nhà hàng, doanh nghiệp cần giao chứng từ hoặc các đơn hàng có phạm vi địa lý ngắn.
Lợi thế lớn nhất là tốc độ.
Doanh nghiệp có thể xây dựng mạng lưới shipper tập trung tại Hải Phòng và tối ưu theo từng khu vực.
Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp nhận thêm đơn liên tỉnh, cách vận hành sẽ thay đổi.
Một đơn từ Hải Phòng đi Hà Nội không đơn giản là “cử một shipper chạy từ Hải Phòng lên Hà Nội”. Nếu số lượng đơn lớn, doanh nghiệp thường phải xây dựng tuyến trung chuyển hoặc hợp tác với đơn vị vận tải.
Ví dụ:
Shop tại Hải Phòng → điểm tập kết → xe tuyến Hải Phòng – Hà Nội → hub tại Hà Nội → shipper giao cuối.
Lúc này, doanh nghiệp đã bắt đầu vận hành một mạng lưới thay vì chỉ cung cấp dịch vụ giao hàng nội thành.
Nếu mở rộng tiếp đến các tỉnh phía Nam, doanh nghiệp càng cần xác định rõ mình tự tổ chức vận chuyển hay sử dụng đối tác.
Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến cách doanh nghiệp xây dựng hồ sơ và phân định trách nhiệm.
Vì vậy, nếu mục tiêu ban đầu chỉ là giao hàng nội thành Hải Phòng, không nhất thiết phải xây dựng một mô hình quá lớn.
Ngược lại, nếu ngay từ đầu xác định là đơn vị nhận hàng từ Hải Phòng và phân phối toàn quốc, mô hình phải được thiết kế theo hướng khác.
Tự xây đội shipper hay kết nối với đối tác vận chuyển?
Đây là một quyết định quan trọng nhưng thường bị xem nhẹ.
Mô hình thứ nhất là doanh nghiệp tự xây đội ngũ giao hàng.
Công ty tuyển người, đào tạo, phân tuyến, quản lý phương tiện và trực tiếp điều phối đơn hàng.
Ưu điểm là doanh nghiệp kiểm soát được chất lượng dịch vụ.
Có thể quy định đồng phục, thời gian nhận hàng, quy trình giao hàng, cách xử lý COD và tiêu chuẩn chăm sóc khách hàng.
Nhưng đổi lại, chi phí cố định sẽ cao hơn.
Doanh nghiệp phải quản lý số lượng lớn nhân sự, phương tiện, bảo hiểm, lịch làm việc và hiệu suất giao hàng.
Mô hình thứ hai là kết nối với đối tác vận chuyển.
Công ty tiếp nhận đơn hàng từ khách nhưng sử dụng mạng lưới của đối tác để thực hiện một phần hoặc toàn bộ việc giao hàng.
Mô hình này giúp doanh nghiệp mới giảm đầu tư ban đầu.
Nhưng doanh nghiệp phải đặc biệt chú ý đến việc xác định vai trò của mình trong chuỗi dịch vụ.
Ai ký hợp đồng với khách hàng?
Ai là bên cung ứng dịch vụ?
Ai chịu trách nhiệm khi mất hàng?
Ai thu COD?
Ai xử lý khiếu nại?
Ai chịu trách nhiệm đối với chặng vận chuyển do đối tác thực hiện?
Nếu không phân định rõ, khi xảy ra sự cố, khách hàng có thể vẫn yêu cầu công ty trực tiếp ký hợp đồng giải quyết.
Mô hình thứ ba là kết hợp.
Doanh nghiệp tự xây đội shipper tại Hải Phòng để kiểm soát chặng cuối, nhưng sử dụng đối tác cho các tuyến liên tỉnh.
Đây là cách khá linh hoạt đối với doanh nghiệp đang mở rộng.
Ví dụ:
Hải Phòng: tự giao hàng.
Hải Phòng → Hà Nội: sử dụng xe tuyến.
Hà Nội: đối tác giao cuối.
Nhưng dù lựa chọn phương án nào, doanh nghiệp cũng nên mô tả rõ chuỗi vận hành trước khi đưa vào hồ sơ.
Dùng xe máy, xe tải hay kết hợp nhiều loại phương tiện?
Phương tiện là yếu tố thứ ba cần xác định.
Xe máy phù hợp với các đơn hàng nhỏ, nhẹ và giao nhanh trong khu vực đô thị.
Nếu doanh nghiệp chỉ phục vụ thương mại điện tử nội thành, đội xe máy có thể đáp ứng phần lớn nhu cầu.
Nhưng khi khối lượng hàng tăng hoặc cần vận chuyển giữa Hải Phòng và các tỉnh, xe tải hoặc phương tiện vận tải khác có thể trở thành một phần của mô hình.
Lúc này, doanh nghiệp phải tính đến:
Loại hàng vận chuyển.
Khối lượng hàng.
Tần suất chuyến.
Tuyến đường.
Khả năng bốc xếp.
Điểm tập kết.
Nhu cầu thuê hay sở hữu phương tiện.
Nếu doanh nghiệp trực tiếp tổ chức hoạt động vận tải hàng hóa bằng ô tô, cần rà soát thêm các quy định áp dụng đối với kinh doanh vận tải bằng xe ô tô.
Đây là điểm rất quan trọng: có shipper chạy xe máy giao hàng không đồng nghĩa toàn bộ công ty chỉ đang thực hiện hoạt động giao hàng bằng xe máy.
Một công ty có thể sử dụng xe máy cho chặng cuối nhưng đồng thời sử dụng xe tải để vận chuyển hàng giữa các hub.
Khi đó, mô hình thực tế đã có nhiều lớp.
Có thể hình dung:
Xe máy → giao cuối.
Xe tải → vận chuyển tuyến.
Hub → tập kết và phân loại.
Hệ thống quản lý → theo dõi đơn hàng.
Nếu doanh nghiệp không xác định trước những lớp này, hồ sơ ban đầu có thể không phản ánh đúng hoạt động sau khi triển khai.
Giao hàng thương mại điện tử khác giao hàng cho doanh nghiệp thế nào?
Cùng là giao hàng nhưng B2C và B2B có thể tạo ra hai cách vận hành rất khác nhau.
Với thương mại điện tử, doanh nghiệp thường xử lý số lượng đơn lớn.
Một shop có thể gửi hàng trăm hoặc hàng nghìn đơn mỗi ngày. Giá trị mỗi đơn không nhất thiết cao nhưng số lượng lớn.
Khách hàng quan tâm đến:
Tốc độ lấy hàng.
Tốc độ giao.
Khả năng theo dõi đơn.
Tỷ lệ giao thành công.
Đơn hoàn.
COD.
Đối soát.
Ngược lại, khách hàng doanh nghiệp thường có số lượng đơn ít hơn nhưng yêu cầu cao về lịch giao nhận.
Ví dụ, một nhà máy có thể cần giao linh kiện đến một địa điểm cụ thể trước 9 giờ sáng.
Một công ty có thể cần chuyển chứng từ giữa văn phòng và nhà máy.
Một doanh nghiệp phân phối có thể cần giao một lượng hàng lớn cho đại lý.
Vì vậy, dịch vụ B2B có thể cần quy trình giao nhận, biên bản bàn giao và kiểm soát thời gian khác với giao hàng thương mại điện tử.
Điều này cũng ảnh hưởng đến loại phương tiện.
Thương mại điện tử có thể ưu tiên xe máy.
B2B có thể cần xe tải.
Một doanh nghiệp logistics có thể cần kết hợp cả hai.
Do đó, khi thành lập công ty giao hàng tại Hải Phòng, nên xác định nhóm khách hàng mục tiêu trước.
Nếu khách hàng chính là shop online, hãy thiết kế hệ thống cho số lượng đơn lớn.
Nếu khách hàng là nhà máy, hãy thiết kế hệ thống cho độ chính xác và đúng giờ.
Nếu khách hàng là doanh nghiệp xuất nhập khẩu, phải quan tâm thêm đến loại hàng, chứng từ và chuỗi logistics mà mình tham gia.
Một lựa chọn sai mô hình có thể kéo theo sai cả bộ ngành nghề và giấy phép
Đây là lý do không nên bắt đầu bằng việc sao chép hồ sơ của một công ty giao hàng khác.
Hai doanh nghiệp cùng đăng ký “dịch vụ giao hàng” nhưng có thể khác nhau về:
Phạm vi phục vụ.
Loại hàng.
Phương tiện.
Kho.
Nhân sự.
COD.
Tuyến vận chuyển.
Đối tác.
Chuyển phát nội địa.
Chuyển phát quốc tế.
Nếu một doanh nghiệp chỉ giao hàng nội thành nhưng đăng ký và đầu tư theo mô hình logistics tích hợp quá rộng, chi phí ban đầu có thể tăng không cần thiết.
Ngược lại, nếu doanh nghiệp dự kiến làm fulfillment, vận tải liên tỉnh và chuyển phát quốc tế nhưng hồ sơ chỉ được thiết kế cho một mô hình giao hàng đơn giản, doanh nghiệp có thể phải điều chỉnh khi mở rộng.
Vì vậy, trước khi làm hồ sơ, nên lập một “bản đồ dịch vụ”.
Bản đồ này chỉ cần trả lời 6 câu:
Khách hàng là ai?
Hàng gì?
Từ đâu đến đâu?
Công ty trực tiếp làm công đoạn nào?
Phương tiện nào được sử dụng?
Có thu COD, lưu kho hoặc đóng gói không?
Từ 6 câu trả lời này mới xác định tiếp ngành nghề và điều kiện pháp lý.
Cách làm này giúp doanh nghiệp tránh tình trạng “hồ sơ đi một đường, hoạt động thực tế đi một đường”.
Theo chân một đơn hàng tại Hải Phòng để biết công ty của bạn đang kinh doanh dịch vụ gì
Một cách rất dễ hiểu để xác định bản chất hoạt động của công ty giao hàng là lấy một đơn hàng cụ thể và đi theo nó từ đầu đến cuối.
Ví dụ, một shop tại Hải Phòng có đơn hàng gửi cho khách ở quận khác trong thành phố.
Hãy xem công ty giao hàng tham gia vào những khâu nào.
Nếu chỉ nhận hàng và giao trực tiếp, mô hình tương đối đơn giản.
Nếu hàng được đưa về hub, phân loại rồi chuyển qua xe tải, mô hình đã có thêm hoạt động tập kết và vận chuyển.
Nếu công ty lưu hàng của shop, lấy hàng theo đơn, đóng gói rồi giao, đó là fulfillment.
Nếu công ty thu tiền của khách và chuyển lại cho shop, có thêm COD.
Nếu hàng đi nước ngoài, chuỗi hoạt động lại phức tạp hơn.
Do đó, một đơn hàng có thể là “bản đồ pháp lý” của cả doanh nghiệp.
Chặng 1 – nhận đơn và lấy hàng từ shop, doanh nghiệp hoặc kho
Đây là điểm bắt đầu của chuỗi giao hàng.
Đơn có thể được tạo trên website, ứng dụng, sàn thương mại điện tử hoặc hệ thống quản lý của doanh nghiệp.
Sau đó, công ty giao hàng nhận thông tin:
Tên người gửi.
Địa chỉ lấy hàng.
Tên người nhận.
Địa chỉ giao.
Số điện thoại.
Loại hàng.
Khối lượng.
Giá trị đơn.
Số tiền COD nếu có.
Nhân viên giao hàng đến lấy hàng.
Ở mô hình đơn giản, nhân viên có thể lấy hàng trực tiếp từ shop.
Ở mô hình fulfillment, hàng có thể đã nằm sẵn trong kho của công ty. Khi đó, nhân viên kho mới là người thực hiện bước lấy hàng.
Điểm này cho thấy sự khác biệt giữa hai mô hình.
Giao hàng: công ty nhận một kiện hàng đã được khách chuẩn bị.
Fulfillment: công ty có thể tham gia vào việc lấy sản phẩm từ tồn kho và chuẩn bị đơn.
Nếu doanh nghiệp cung cấp cả hai, hồ sơ và quy trình vận hành phải phản ánh đúng phạm vi đó.
Chặng 2 – đưa hàng về hub hoặc điểm tập kết
Sau khi lấy hàng, kiện hàng có thể được giao thẳng cho shipper khác hoặc đưa về một hub.
Hub là nơi hàng hóa được tập trung trước khi phân loại.
Tại đây, doanh nghiệp có thể thực hiện:
Cân hàng.
Quét mã.
Kiểm đếm.
Phân loại.
Đối chiếu dữ liệu.
Kiểm tra tình trạng bao bì.
Tách hàng theo tuyến.
Với doanh nghiệp có hàng trăm hoặc hàng nghìn đơn mỗi ngày, hub là một mắt xích rất quan trọng.
Nhưng việc có hub cũng làm phát sinh thêm nhiều vấn đề cần kiểm tra.
Địa điểm hub có phù hợp không?
Công trình có đáp ứng công năng không?
Điều kiện phòng cháy chữa cháy thế nào?
Hàng hóa lưu tại đây là loại gì?
Có lưu qua đêm không?
Có phát sinh hoạt động kho bãi hay không?
Nếu doanh nghiệp chỉ dự kiến giao hàng nhưng thực tế lại tập kết và lưu hàng số lượng lớn, mô hình đã có thêm một lớp hoạt động mà doanh nghiệp cần rà soát.
Chặng 3 – phân loại và điều phối đơn hàng
Sau khi hàng về hub, bước tiếp theo là phân loại.
Đơn nội thành Hải Phòng được chia theo khu vực.
Đơn đi Hà Nội được gom thành tuyến Hà Nội.
Đơn đi Quảng Ninh, Hải Dương hoặc các tỉnh khác được phân theo tuyến.
Đối với doanh nghiệp lớn, hệ thống có thể tự động phân tuyến dựa trên địa chỉ.
Đối với doanh nghiệp nhỏ, nhân viên có thể thực hiện thủ công.
Nhưng về bản chất, đây là hoạt động điều phối.
Nếu doanh nghiệp có nhiều hub, hàng có thể tiếp tục được chuyển từ hub Hải Phòng sang hub Hà Nội hoặc hub tại địa phương khác.
Điều đó tạo thành một mạng lưới.
Ví dụ:
Hub Hải Phòng → xe tuyến → Hub Hà Nội → shipper → người nhận.
Ở đây, xe máy chỉ xuất hiện ở chặng cuối nhưng doanh nghiệp vẫn đang vận hành một chuỗi vận chuyển nhiều chặng.
Đó là lý do khi thiết kế mô hình công ty, không nên chỉ nhìn vào phương tiện giao cuối.
Phải nhìn toàn bộ hành trình.
Chặng 4 – giao hàng chặng cuối và thu hộ COD
Đây là bước khách hàng nhìn thấy rõ nhất.
Shipper nhận hàng.
Di chuyển đến địa chỉ người nhận.
Liên hệ người nhận.
Bàn giao hàng.
Xác nhận giao thành công.
Nếu đơn có COD, shipper thu tiền.
Nhưng từ góc độ doanh nghiệp, công việc chưa kết thúc ở đây.
Tiền COD phải được ghi nhận.
Số tiền thực thu phải đối chiếu với đơn hàng.
Tiền phải được bàn giao về hệ thống.
Sau đó doanh nghiệp phải xác định số tiền cần chuyển lại cho shop sau khi trừ các khoản phí theo thỏa thuận.
Nếu một doanh nghiệp có 10 đơn COD/ngày, việc đối soát có thể đơn giản.
Nhưng nếu có 10.000 đơn/ngày, đây trở thành một hệ thống tài chính – vận hành phức tạp.
Doanh nghiệp phải quản lý:
Mã đơn.
Số tiền phải thu.
Số tiền thực thu.
Thời điểm thu.
Nhân viên thu.
Thời điểm bàn giao.
Phí dịch vụ.
Đơn hoàn.
Số tiền phải trả shop.
Vì vậy, COD không nên được xem là một “dịch vụ cộng thêm” đơn giản.
Nó cần được thiết kế thành một quy trình riêng trong hoạt động của công ty.
Chặng 5 – hoàn hàng, đối soát và xử lý đơn giao thất bại
Không phải đơn nào cũng giao thành công.
Người nhận có thể không nghe điện thoại.
Sai địa chỉ.
Từ chối nhận.
Không đủ tiền thanh toán COD.
Hàng bị khách từ chối vì lý do liên quan đến đơn hàng.
Khi đó, doanh nghiệp phải xử lý đơn thất bại.
Nếu được yêu cầu giao lại, đơn quay về trạng thái chờ giao.
Nếu không thể giao, hàng có thể chuyển hoàn.
Đối với đơn hoàn, quy trình lại đi ngược:
Người nhận → shipper → hub → phân loại → shop/người gửi.
Nếu có COD, tiền cũng phải được xử lý theo trạng thái đơn.
Sau đó là đối soát.
Đây là bước đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp giao hàng thương mại điện tử.
Doanh nghiệp phải xác định:
Có bao nhiêu đơn đã giao?
Bao nhiêu đơn thất bại?
Bao nhiêu đơn hoàn?
Bao nhiêu tiền COD đã thu?
Bao nhiêu tiền đã chuyển cho shop?
Bao nhiêu đơn còn đang xử lý?
Có chênh lệch nào không?
Nếu hệ thống đối soát không chính xác, doanh nghiệp có thể gặp tranh chấp dù quá trình giao hàng vật lý vẫn diễn ra bình thường.
Vì vậy, một công ty giao hàng chuyên nghiệp phải quản lý cả dòng hàng và dòng tiền.
Nhìn từ toàn bộ hành trình, có thể thấy một công ty giao hàng tại Hải Phòng không chỉ đơn giản là một đội shipper.
Tùy mô hình, doanh nghiệp có thể đồng thời tham gia vào:
Tiếp nhận đơn → lấy hàng → tập kết → phân loại → vận chuyển → giao cuối → thu COD → hoàn hàng → đối soát.
Nếu có kho, thêm:
Lưu kho → lấy hàng → đóng gói → xuất kho.
Nếu có tuyến liên tỉnh, thêm:
Hub → vận chuyển chặng chính → hub địa phương.
Nếu có quốc tế, chuỗi lại mở rộng sang các công đoạn liên quan đến vận chuyển quốc tế và thủ tục chuyên ngành tùy trường hợp.
Chính vì vậy, khi thành lập công ty giao hàng tại Hải Phòng, cách an toàn nhất là vẽ hành trình của một đơn hàng trước, xác định công ty trực tiếp làm những công đoạn nào, sau đó mới thiết kế ngành nghề và hồ sơ pháp lý tương ứng.
Đây cũng là cách giúp doanh nghiệp tránh hai sai lầm phổ biến: đăng ký quá rộng nhưng không sử dụng, hoặc đăng ký quá hẹp so với hoạt động thực tế.
Vì sao Hải Phòng tạo ra nhiều mô hình giao hàng hơn một thị trường nội thành thông thường?
Hải Phòng không chỉ là một thị trường giao hàng phục vụ người tiêu dùng trong đô thị. Với hệ thống cảng biển, khu công nghiệp, trung tâm thương mại, kho bãi và các tuyến kết nối liên tỉnh, cùng một doanh nghiệp giao hàng có thể lựa chọn rất nhiều hướng kinh doanh khác nhau.
Một công ty có thể bắt đầu bằng giao hàng nội thành, nhưng sau đó chuyển sang giao hàng B2B cho nhà máy, nhận hàng từ kho cảng, kết nối với đơn vị logistics hoặc tổ chức giao nhận liên tỉnh.
Chính sự đa dạng của nguồn hàng – điểm nhận – điểm giao – phương tiện – khách hàng khiến việc thành lập công ty giao hàng tại Hải Phòng cần được thiết kế theo mô hình thực tế, thay vì chỉ đăng ký một ngành nghề rồi triển khai mọi loại hình giao hàng.
Nhu cầu giao hàng từ thương mại, bán lẻ và thương mại điện tử
Nhóm khách hàng đầu tiên của doanh nghiệp giao hàng là các cửa hàng, nhà bán lẻ, doanh nghiệp thương mại và người bán hàng trực tuyến.
Đặc điểm của luồng hàng này thường là:
Nhiều đơn hàng nhỏ;
Tần suất giao cao;
Yêu cầu giao tận nơi;
Có thể phát sinh thu hộ COD;
Có hàng hoàn;
Khách hàng phân tán;
Yêu cầu theo dõi trạng thái đơn hàng.
Nếu công ty tập trung vào nhóm này, mô hình có thể được xây dựng theo hướng giao hàng nội đô, giao hàng chặng cuối và chuyển phát.
Tuy nhiên, khi doanh nghiệp trực tiếp nhận bưu gửi, vận chuyển và phát cho người nhận, cần xác định hoạt động có thuộc phạm vi pháp luật bưu chính hay không. Không nên đồng nhất khái niệm “ship hàng” trên thị trường với một mô hình pháp lý cụ thể.
Luồng hàng từ hệ thống cảng biển tạo thêm thị trường giao nhận
Hải Phòng có lợi thế đặc biệt về cảng biển và logistics. Vì vậy, ngoài đơn hàng của người tiêu dùng, doanh nghiệp giao hàng còn có thể tiếp cận một nguồn việc hoàn toàn khác: luồng hàng từ cảng, kho và doanh nghiệp xuất nhập khẩu.
Ví dụ, một đơn vị có thể nhận:
Cảng → kho doanh nghiệp
hoặc:
Kho → nhà máy
hoặc:
Nhà máy → cảng
hoặc:
Kho trung chuyển → khách hàng B2B.
Những đơn hàng này thường có đặc điểm khác giao hàng nội đô:
Khối lượng hàng lớn hơn;
Có thể sử dụng xe tải thay vì xe máy;
Có lịch giao nhận cụ thể;
Có yêu cầu về chứng từ;
Có thể cần bốc xếp;
Có thể phải phối hợp với kho hoặc cảng;
Có thể phát sinh yêu cầu về thời gian xe ra vào.
Do đó, doanh nghiệp dự kiến phục vụ luồng hàng cảng biển phải xác định ngay từ đầu mình là đơn vị giao hàng, đơn vị vận tải, đơn vị giao nhận hay một mắt xích logistics.
Các khu công nghiệp mở ra nhu cầu giao hàng B2B
Khách hàng B2B có cách sử dụng dịch vụ hoàn toàn khác người mua hàng cá nhân.
Một nhà máy có thể cần giao:
Linh kiện;
Nguyên vật liệu;
Bao bì;
Hồ sơ chứng từ;
Thành phẩm;
Phụ tùng;
Hàng mẫu;
Thiết bị;
Hàng giữa các cơ sở sản xuất.
Đơn hàng có thể được lập theo tuyến cố định, hợp đồng tháng hoặc lịch giao hàng định kỳ.
Điều này tạo ra một mô hình kinh doanh khác với giao hàng thương mại điện tử. Doanh nghiệp có thể cần đội xe, tài xế, điều phối viên và hệ thống quản lý vận chuyển thay vì chỉ cần mạng lưới shipper.
Nếu doanh nghiệp nhận vận chuyển hàng hóa bằng ô tô để thu tiền dịch vụ, cần tiếp tục rà soát các quy định chuyên ngành về kinh doanh vận tải bằng xe ô tô. Khi đó, câu chuyện pháp lý không dừng ở Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Giao hàng nội đô và giao hàng khu vực cảng có đặc điểm khác nhau
Có thể cùng gọi là “giao hàng”, nhưng hai mô hình có cách vận hành rất khác.
Giao hàng nội đô thường chú trọng:
tốc độ → số lượng đơn → khoảng cách ngắn → giao tận nơi → COD → hàng hoàn.
Trong khi giao hàng khu vực cảng/kho/nhà máy lại chú trọng:
tải trọng → phương tiện → lịch nhận hàng → chứng từ → thời gian chờ → bốc xếp → tuyến vận chuyển → an toàn hàng hóa.
Sự khác biệt này kéo theo sự khác biệt về phương tiện và điều kiện kinh doanh.
Một startup giao hàng bằng xe máy trong nội thành không nên mặc nhiên được xem là có đủ điều kiện để nhận vận chuyển hàng hóa bằng xe tải cho các doanh nghiệp.
Ngược lại, một doanh nghiệp vận tải B2B có đội xe tải cũng chưa chắc đã có đủ cấu trúc để cung ứng dịch vụ chuyển phát bưu gửi cho hàng nghìn khách hàng cá nhân.
Chọn khu vực đặt trụ sở dựa trên luồng hàng thay vì chỉ nhìn giá thuê
Đối với công ty giao hàng, trụ sở pháp lý và địa điểm vận hành có thể là hai bài toán khác nhau.
Nếu doanh nghiệp chỉ điều phối shipper nội thành, một văn phòng nhỏ có thể đã đáp ứng nhu cầu.
Nếu doanh nghiệp muốn khai thác luồng hàng cảng – kho – nhà máy, cần quan tâm nhiều hơn đến:
Khả năng kết nối đường bộ;
Khoảng cách đến khu công nghiệp;
Khả năng xe tải ra vào;
Khả năng bố trí điểm tập kết;
Khả năng mở hub;
Thời gian di chuyển đến các tuyến chính;
Chi phí thuê và vận hành.
Do đó, đừng chỉ hỏi:
“Địa điểm nào thuê rẻ nhất?”
Mà nên hỏi:
“Nguồn hàng của mình nằm ở đâu và mỗi ngày phương tiện phải di chuyển theo luồng nào?”
Một vị trí rẻ nhưng nằm xa nguồn hàng có thể làm chi phí nhiên liệu, thời gian điều phối và chi phí giao nhận tăng lên đáng kể.
Vẽ “bản đồ giấy phép” trước khi thành lập công ty giao hàng tại Hải Phòng
Sai lầm phổ biến là thành lập doanh nghiệp trước, mua xe sau, rồi khi có khách hàng mới bắt đầu kiểm tra điều kiện kinh doanh.
Cách an toàn hơn là vẽ trước bản đồ pháp lý của mô hình giao hàng.
Có thể hình dung theo 4 lớp:
Doanh nghiệp → hoạt động vận tải → phương tiện và nhân sự → kho/hub/địa điểm.
Nếu công ty chỉ thực hiện một mô hình đơn giản, số lớp cần kiểm tra có thể ít hơn. Nhưng khi mở rộng từ giao hàng nội thành sang vận tải hàng hóa, kho trung chuyển hoặc logistics, các lớp pháp lý sẽ dày lên.
Lớp 1 – Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Đây là lớp nền tảng.
Doanh nghiệp cần lựa chọn loại hình phù hợp, đăng ký tên, trụ sở, vốn điều lệ, người đại diện và các ngành nghề dự kiến thực hiện.
Nhưng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp không phải giấy phép tổng cho mọi hoạt động giao hàng.
Nếu công ty có thêm vận tải, kho bãi, logistics hoặc hoạt động thuộc lĩnh vực kinh doanh có điều kiện thì phải rà soát điều kiện tương ứng.
Vì vậy, ngay ở bước thành lập cần trả lời:
Công ty chỉ giao hàng hay trực tiếp kinh doanh vận tải?
Công ty chỉ nhận hàng và phát hay còn lưu giữ hàng?
Công ty có sở hữu đội xe hay thuê đơn vị vận tải?
Công ty có mở kho/hub hay chỉ có văn phòng điều phối?
Những câu trả lời này quyết định các lớp pháp lý tiếp theo.
Lớp 2 – Điều kiện gắn với hoạt động vận tải thực tế
Nếu doanh nghiệp thực sự tổ chức vận chuyển hàng hóa bằng phương tiện thuộc phạm vi điều chỉnh của pháp luật về kinh doanh vận tải, cần rà soát điều kiện vận tải tương ứng.
Đây là điểm rất dễ nhầm giữa:
“công ty giao hàng” và “công ty kinh doanh vận tải”.
Ví dụ, một công ty nhận đơn hàng rồi thuê một doanh nghiệp vận tải có đủ điều kiện thực hiện chặng đường có thể có cấu trúc pháp lý khác với công ty tự tổ chức đội xe, tuyển lái xe và trực tiếp thu cước vận tải.
Do đó, không nên chỉ dựa vào tên dịch vụ trên website.
Cần xác định:
Ai nhận hợp đồng? → Ai thu tiền? → Ai sở hữu/khai thác xe? → Ai bố trí lái xe? → Ai chịu trách nhiệm vận chuyển?
Từ đó mới xác định đúng nghĩa vụ pháp lý.
Lớp 3 – Điều kiện của xe, người điều hành và người trực tiếp vận chuyển
Một doanh nghiệp có đội xe không có nghĩa tất cả phương tiện đều mặc nhiên được sử dụng cho mọi hoạt động vận tải.
Cần kiểm tra từng lớp:
Xe → giấy tờ xe → đăng kiểm → mục đích sử dụng → thiết bị liên quan → người lái → người quản lý/điều hành → quy trình vận tải.
Nếu doanh nghiệp sử dụng xe tải để vận chuyển hàng hóa thuê, việc kiểm tra điều kiện kinh doanh vận tải bằng xe ô tô là đặc biệt quan trọng.
Ngược lại, nếu mô hình chỉ sử dụng xe máy để giao hàng chặng cuối, cần phân biệt hoạt động này với kinh doanh vận tải bằng ô tô và với dịch vụ bưu chính.
Đây là lý do không nên xây dựng hồ sơ theo công thức:
“Có xe + có nhân viên = được giao hàng.”
Phải xác định loại xe, cách khai thác xe và bản chất dịch vụ trước.
Lớp 4 – Điều kiện đối với kho, hub và địa điểm tập kết
Một doanh nghiệp có thể không cần kho nếu chỉ nhận đơn rồi giao ngay. Nhưng khi lượng hàng tăng, công ty thường phát sinh nhu cầu:
Điểm nhận → tập kết → phân loại → trung chuyển → giao hàng.
Lúc này, địa điểm tập kết trở thành một mắt xích quan trọng.
Doanh nghiệp cần rà soát:
Quyền sử dụng địa điểm;
Công năng của công trình;
Diện tích;
Khả năng phương tiện ra vào;
PCCC;
Môi trường;
An toàn lao động;
Tính chất hàng hóa;
Hoạt động bốc xếp;
Điều kiện chuyên ngành nếu hàng hóa thuộc nhóm đặc biệt.
Một hub nhận vài trăm kiện hàng thương mại điện tử mỗi ngày sẽ có yêu cầu vận hành khác hoàn toàn một bãi tập kết container hoặc kho chứa hóa chất.
Vì vậy, không nên thuê kho trước rồi mới kiểm tra pháp lý. Nên xác định mô hình, loại hàng và cách vận hành trước khi ký hợp đồng địa điểm dài hạn.
Vì sao hai công ty cùng làm giao hàng có thể cần hai bộ thủ tục khác nhau?
Đây chính là điểm quan trọng nhất của toàn bộ mô hình.
Giả sử có hai công ty cùng quảng cáo:
“Nhận giao hàng tại Hải Phòng.”
Nhưng:
Công ty A: nhận hàng từ shop, giao tận tay khách hàng bằng xe máy, có mã đơn, thu COD và quản lý toàn bộ quá trình nhận – phát.
Công ty B: nhận hàng pallet từ nhà máy, dùng xe tải vận chuyển đến kho khách hàng, không trực tiếp cung ứng dịch vụ chuyển phát cho người tiêu dùng.
Hai công ty đều có thể gọi mình là “công ty giao hàng”, nhưng bản chất hoạt động không giống nhau.
Công ty A cần rà soát pháp luật bưu chính nếu hoạt động thuộc phạm vi dịch vụ bưu chính.
Công ty B cần tập trung rà soát pháp luật về kinh doanh vận tải và các điều kiện liên quan đến phương tiện, người lái, tổ chức vận tải.
Nếu một doanh nghiệp thứ ba vừa làm A vừa làm B, lại có thêm kho trung chuyển và dịch vụ khai báo hải quan, bản đồ pháp lý còn phức tạp hơn.
Vì vậy, trước khi thành lập công ty giao hàng tại Hải Phòng, nên vẽ một sơ đồ rất đơn giản:
Nguồn hàng ở đâu?
↓
Ai là người thuê dịch vụ?
↓
Công ty nhận hàng với tư cách gì?
↓
Công ty có trực tiếp vận chuyển không?
↓
Dùng xe gì?
↓
Có kho/hub không?
↓
Giao nội tỉnh, liên tỉnh hay quốc tế?
↓
Có thu hộ, lưu giữ, bốc xếp, khai báo hải quan hay logistics không?
Từ sơ đồ này mới xác định được doanh nghiệp cần đăng ký doanh nghiệp, ngành nghề, thủ tục bưu chính, điều kiện vận tải, điều kiện phương tiện, PCCC, môi trường và các giấy phép chuyên ngành nào.
Đó cũng là lý do không nên lấy một “bộ hồ sơ thành lập công ty giao hàng” áp dụng máy móc cho mọi doanh nghiệp tại Hải Phòng. Cùng một tên gọi thương mại nhưng khác luồng hàng, khác phương tiện, khác khách hàng và khác cách cung ứng dịch vụ thì đường pháp lý có thể hoàn toàn khác nhau.
Bộ ngành nghề nào giúp công ty giao hàng hoạt động đúng ngay hôm nay và vẫn đủ đường mở rộng ngày mai?
Khi thành lập công ty giao hàng tại Hải Phòng, nhiều chủ doanh nghiệp thường bắt đầu bằng một câu hỏi khá đơn giản: “Đăng ký mã ngành nào?”. Tuy nhiên, câu hỏi quan trọng hơn phải là: doanh nghiệp thực tế sẽ nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, giao hàng và thu tiền cho khách theo mô hình nào?
Một công ty chỉ nhận hàng tại cửa hàng rồi thuê đơn vị vận tải khác giao sẽ có cấu trúc ngành nghề khác với doanh nghiệp tự tổ chức đội xe tải, tự vận hành kho và trực tiếp cung ứng dịch vụ chuyển phát.
Đặc biệt, không nên đồng nhất “giao hàng” với “vận tải hàng hóa” hoặc “chuyển phát”. Luật Bưu chính xác định dịch vụ bưu chính là hoạt động chấp nhận, vận chuyển và phát bưu gửi từ địa điểm của người gửi đến địa điểm của người nhận thông qua mạng bưu chính. Vì vậy, nếu mô hình thực tế thuộc phạm vi dịch vụ bưu chính thì ngoài đăng ký doanh nghiệp còn phải xem xét cơ chế giấy phép hoặc thông báo hoạt động bưu chính tương ứng.
Do đó, bộ ngành nghề nên được thiết kế theo “bản đồ vận hành” thay vì đăng ký thật nhiều ngành nghề ngay từ đầu.
Nhóm ngành vận tải hàng hóa bằng đường bộ
Đây là nhóm cần đặc biệt quan tâm nếu công ty giao hàng tại Hải Phòng trực tiếp sử dụng xe tải, xe van hoặc các phương tiện ô tô khác để vận chuyển hàng hóa cho khách hàng và thu tiền dịch vụ.
Điểm quan trọng là phải phân biệt doanh nghiệp có xe với doanh nghiệp kinh doanh vận tải. Một chiếc xe đứng tên công ty không tự động có nghĩa doanh nghiệp đang kinh doanh vận tải. Ngược lại, nếu doanh nghiệp nhận vận chuyển hàng hóa theo hợp đồng, tổ chức phương tiện, lái xe và thu cước vận chuyển thì hoạt động thực tế có thể thuộc phạm vi kinh doanh vận tải đường bộ và phải rà soát điều kiện chuyên ngành.
Từ ngày 01/01/2025, hoạt động vận tải đường bộ được điều chỉnh bởi Nghị định 158/2024/NĐ-CP. Vì vậy, khi xây dựng hồ sơ thành lập công ty giao hàng tại Hải Phòng, không nên lấy mã ngành cũ làm căn cứ duy nhất mà cần đối chiếu hệ thống ngành kinh tế hiện hành và quy định chuyên ngành đang áp dụng.
Nhóm này đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp dự kiến phát triển từ giao hàng nội thành sang vận chuyển liên tỉnh, giao hàng cho nhà máy, vận chuyển hàng từ khu công nghiệp đến cảng, trung tâm phân phối hoặc các tỉnh lân cận.
Tuy nhiên, đăng ký ngành vận tải mới chỉ là bước đầu. Nếu hoạt động thực tế thuộc diện kinh doanh vận tải bằng ô tô, doanh nghiệp còn phải tiếp tục kiểm tra giấy phép, phương tiện, người lái, quản lý vận tải và các yêu cầu chuyên ngành khác.
Nhóm ngành chuyển phát và giao nhận hàng hóa
Đây là nhóm phù hợp với doanh nghiệp xây dựng mô hình nhận đơn – lấy hàng – phân loại – vận chuyển – phát hàng cho người nhận.
Điểm cần lưu ý là “chuyển phát” có thể chạm tới phạm vi quản lý của pháp luật bưu chính. Luật Bưu chính quy định doanh nghiệp cung ứng một số loại dịch vụ bưu chính phải thực hiện thủ tục giấy phép hoặc thông báo hoạt động tùy loại dịch vụ. Chẳng hạn, dịch vụ thư có địa chỉ nhận với khối lượng đơn chiếc đến 02 kg thuộc trường hợp phải có giấy phép bưu chính; một số hoạt động như cung ứng dịch vụ gói, kiện thuộc nhóm phải thông báo hoạt động bưu chính.
Vì vậy, không nên nhìn vào tên thương mại “Delivery”, “Express”, “Giao hàng nhanh” rồi kết luận doanh nghiệp chỉ cần đăng ký một ngành nghề là có thể vận hành toàn bộ dịch vụ.
Doanh nghiệp nên mô tả chính xác mô hình của mình: nhận hàng của khách hàng, vận chuyển bằng mạng lưới của chính mình hay thuê đối tác; có cung ứng dịch vụ bưu chính hay chỉ thực hiện khâu giao nhận; hàng hóa là kiện hàng thông thường hay có thêm thư, tài liệu; phạm vi hoạt động chỉ trong Hải Phòng hay toàn quốc.
Càng xác định rõ mô hình ngay từ đầu, doanh nghiệp càng tránh được tình trạng đăng ký ngành nghề một đằng nhưng hợp đồng dịch vụ, website, bảng giá và hoạt động thực tế lại thể hiện một mô hình khác.
Nhóm ngành kho bãi và hoạt động hỗ trợ vận tải
Nếu công ty giao hàng không chỉ nhận hàng rồi giao ngay mà còn có điểm tập kết, kho trung chuyển, khu vực phân loại hoặc lưu giữ hàng trước khi giao, nhóm ngành kho bãi và hoạt động hỗ trợ vận tải nên được xem xét ngay từ giai đoạn thiết kế doanh nghiệp.
Đây là điểm rất quan trọng đối với mô hình giao hàng tại Hải Phòng vì doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng một điểm tập kết nhỏ nhưng sau đó phát triển thành hub trung chuyển phục vụ các quận, huyện, khu công nghiệp hoặc kết nối hàng hóa với cảng biển.
Khi đó, vấn đề không còn dừng ở mã ngành. Doanh nghiệp phải kiểm tra thêm quyền sử dụng địa điểm, công năng của nhà kho, hợp đồng thuê, điều kiện xây dựng, PCCC và cách tổ chức hàng hóa trong kho.
Một doanh nghiệp có thể đăng ký ngành nghề phù hợp nhưng vẫn không thể đưa một mặt bằng bất kỳ vào sử dụng làm kho nếu địa điểm đó không đáp ứng các yêu cầu pháp lý liên quan.
Vì vậy, khi xây dựng mô hình giao hàng tại Hải Phòng, nên coi “ngành nghề kho bãi” và “tính hợp pháp của địa điểm kho” là hai lớp kiểm tra độc lập.
Khi nào nên đăng ký thêm logistics?
Logistics nên được xem xét khi doanh nghiệp không còn đơn thuần thực hiện một công đoạn giao hàng mà bắt đầu cung cấp cho khách hàng một chuỗi dịch vụ liên kết.
Ví dụ, khách hàng thuê doanh nghiệp nhận hàng tại nhà máy, đưa hàng về kho, lưu giữ, phân loại, đóng gói, lập đơn, vận chuyển đến cảng, giao cho đơn vị vận tải hoặc tổ chức giao hàng đến nhiều tỉnh thành.
Khi phạm vi dịch vụ mở rộng như vậy, việc chỉ nhìn doanh nghiệp dưới góc độ “giao hàng” sẽ trở nên quá hẹp. Doanh nghiệp cần rà soát các nhóm hoạt động logistics và dịch vụ hỗ trợ vận tải phù hợp với từng dịch vụ thực tế.
Tuy nhiên, không nên hiểu rằng cứ đăng ký thêm chữ “logistics” là doanh nghiệp mặc nhiên được thực hiện mọi dịch vụ logistics. Pháp luật chuyên ngành có thể đặt ra điều kiện khác nhau tùy từng loại dịch vụ.
Với doanh nghiệp giao hàng mới thành lập, cách hợp lý hơn là xác định dịch vụ nào tạo doanh thu trong 12–24 tháng đầu, dịch vụ nào có khả năng triển khai sau đó và dịch vụ nào chỉ là ý tưởng dự phòng. Từ đó xây dựng bộ ngành nghề đủ rộng nhưng vẫn bám sát mô hình kinh doanh.
Cách tránh tình trạng có khách hàng nhưng ngành nghề đăng ký lại không phù hợp
Một lỗi thường gặp là doanh nghiệp nhận được hợp đồng trước rồi mới phát hiện dịch vụ khách hàng yêu cầu không hoàn toàn trùng với hoạt động mà công ty đã đăng ký.
Ví dụ, ban đầu doanh nghiệp chỉ dự kiến giao hàng nội thành. Sau đó một khách hàng tại Hải Phòng đề nghị công ty nhận hàng từ kho, lưu giữ qua đêm, phân loại, vận chuyển bằng xe tải và giao đến các đại lý ở nhiều tỉnh. Lúc này, mô hình đã phát sinh thêm nhiều lớp hoạt động.
Để tránh tình trạng này, doanh nghiệp nên thực hiện “bài test hợp đồng” trước khi chốt ngành nghề. Lấy một hợp đồng mẫu và trả lời lần lượt:
Doanh nghiệp đang bán dịch vụ vận chuyển hay bán dịch vụ chuyển phát?
Ai là người trực tiếp vận chuyển?
Phương tiện thuộc doanh nghiệp hay thuê ngoài?
Doanh nghiệp có thu cước vận chuyển riêng không?
Hàng có được lưu tại kho của công ty không?
Có thực hiện phân loại, đóng gói, hoàn tất đơn hàng không?
Có nhận COD hoặc đối soát tiền hàng không?
Có vận chuyển liên tỉnh không?
Có làm dịch vụ logistics cho doanh nghiệp khác không?
Nếu câu trả lời thay đổi đáng kể so với mô hình ban đầu, bộ ngành nghề cũng cần được rà soát lại.
Điểm quan trọng nhất là không dùng tên gọi thương mại của dịch vụ để thay thế cho việc phân tích bản chất hoạt động. Cùng được quảng cáo là “giao hàng nhanh”, nhưng một doanh nghiệp có thể là đơn vị bưu chính, một doanh nghiệp có thể kinh doanh vận tải, doanh nghiệp khác lại chủ yếu làm logistics và thuê bên thứ ba vận chuyển
Thành lập công ty giao hàng tại Hải Phòng cần được thực hiện đúng trình tự từ đăng ký doanh nghiệp, lựa chọn ngành nghề đến hoàn tất các thủ tục sau thành lập. Việc chuẩn bị hồ sơ chính xác và xác định đúng mô hình kinh doanh giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, hạn chế phát sinh và sớm ổn định hoạt động. Nếu có nhu cầu, doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ tư vấn thành lập công ty để được hỗ trợ từ bước chuẩn bị hồ sơ đến khi hoàn thiện các thủ tục pháp lý liên quan.
