Thành lập doanh nghiệp nhỏ kinh doanh vật liệu xây dựng đang là hướng đi được nhiều cá nhân và nhà đầu tư lựa chọn nhờ nhu cầu xây dựng, sửa chữa và hoàn thiện công trình luôn hiện hữu trên thị trường. Với quy mô nhỏ, chủ doanh nghiệp có thể tập trung vào một số nhóm sản phẩm chủ lực, xây dựng mạng lưới khách hàng tại khu vực và từng bước mở rộng hoạt động. Tuy nhiên, ngay từ khi bắt đầu, doanh nghiệp cần lựa chọn loại hình phù hợp, đăng ký đúng ngành nghề và chuẩn bị đầy đủ các điều kiện cần thiết để hoạt động thuận lợi, hạn chế rủi ro pháp lý.
Doanh nghiệp nhỏ kinh doanh vật liệu xây dựng nên bắt đầu bằng một mô hình đủ gọn để kiểm soát dòng tiền
Với doanh nghiệp nhỏ, mục tiêu ban đầu không nên là mở rộng thật nhanh mà là tạo được vòng quay vốn ổn định. Ngành vật liệu xây dựng thường cần vốn cho hàng tồn kho, kho bãi, vận chuyển và công nợ khách hàng, nên nếu mở danh mục quá rộng ngay từ đầu rất dễ khiến dòng tiền bị phân tán.
Mô hình phù hợp nên bắt đầu từ một số nhóm hàng có nhu cầu rõ, phạm vi giao hàng vừa sức và nhóm khách hàng có khả năng thanh toán nhanh. Khi doanh thu ổn định, doanh nghiệp mới từng bước mở rộng sản phẩm, kho hàng và khu vực kinh doanh.
Không cần bán mọi nhóm vật liệu ngay từ đầu
Một cửa hàng hoặc doanh nghiệp mới không nhất thiết phải kinh doanh đầy đủ từ cát, đá, thép, xi măng đến thiết bị vệ sinh và vật liệu hoàn thiện.
Việc ôm quá nhiều nhóm hàng có thể làm tăng vốn tồn kho, chi phí quản lý và rủi ro hàng chậm luân chuyển. Doanh nghiệp nên lựa chọn một số sản phẩm chủ lực dựa trên nhu cầu của khu vực, khả năng tìm nguồn hàng và mức lợi nhuận thực tế.
Ví dụ, một đơn vị có thể tập trung vào sắt thép và xi măng cho nhà thầu nhỏ, trong khi đơn vị khác chỉ kinh doanh thiết bị vệ sinh và phụ kiện hoàn thiện. Khi đã có lượng khách ổn định, doanh nghiệp có thể bổ sung thêm những nhóm sản phẩm liên quan để tăng giá trị mỗi đơn hàng.
Chọn khu vực giao hàng trong bán kính hiệu quả
Phạm vi giao hàng ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp vật liệu xây dựng. Khoảng cách càng xa thì chi phí nhiên liệu, nhân công, thời gian xe và rủi ro giao hàng càng tăng.
Doanh nghiệp nhỏ nên xác định một bán kính giao hàng mà trong đó chi phí vận chuyển vẫn có thể kiểm soát. Bán kính này có thể khác nhau tùy loại sản phẩm, loại xe và giá trị đơn hàng.
Đối với hàng nặng như cát, đá hoặc xi măng, phạm vi giao thường nên hẹp hơn. Với phụ kiện hoặc thiết bị có giá trị cao nhưng trọng lượng thấp, doanh nghiệp có thể mở rộng khu vực phục vụ.
Việc xác định rõ vùng giao hàng cũng giúp doanh nghiệp báo giá chính xác hơn và tránh nhận những đơn có doanh thu lớn nhưng lợi nhuận thực tế rất thấp.
Giữ tồn kho ở mức phù hợp vốn
Tồn kho là một trong những khoản sử dụng vốn lớn nhất của doanh nghiệp vật liệu xây dựng. Nếu nhập quá nhiều hàng, vốn sẽ bị nằm trong kho. Nếu nhập quá ít, doanh nghiệp lại có nguy cơ mất đơn vì không giao được hàng đúng thời điểm.
Doanh nghiệp nhỏ nên phân loại sản phẩm theo tốc độ bán. Những mặt hàng bán thường xuyên có thể duy trì lượng tồn kho ổn định, trong khi sản phẩm ít phát sinh đơn nên đặt từ nhà cung cấp khi có nhu cầu.
Cũng cần theo dõi hàng tồn theo từng mã, từng lô và thời gian lưu kho. Với vật liệu hoàn thiện, rủi ro tồn mẫu cũ, màu cũ hoặc sản phẩm ngừng sản xuất có thể làm giảm giá trị hàng hóa đáng kể.
Tập trung nhóm khách hàng tạo dòng tiền nhanh
Không phải khách hàng có doanh số lớn luôn là khách hàng tốt nhất đối với doanh nghiệp nhỏ. Một nhà thầu đặt hàng nhiều nhưng yêu cầu công nợ dài có thể tạo áp lực dòng tiền lớn hơn nhiều khách hàng mua lẻ thanh toán ngay.
Trong giai đoạn đầu, doanh nghiệp nên ưu tiên nhóm khách hàng có chu kỳ thanh toán ngắn như hộ gia đình xây sửa nhà, đội thợ nhỏ, nhà thầu nhỏ hoặc cửa hàng mua lại với tần suất đều.
Sau khi vốn và hệ thống quản trị ổn định, doanh nghiệp mới nên mở rộng sang các dự án hoặc khách hàng lớn có yêu cầu công nợ dài hơn.
Chọn hộ kinh doanh hay công ty cho mô hình nhỏ
Việc lựa chọn hộ kinh doanh hay công ty nên dựa trên cách doanh nghiệp dự kiến bán hàng, quy mô giao dịch, nhóm khách hàng và kế hoạch mở rộng. Không phải mô hình nhỏ nào cũng cần thành lập công ty ngay từ đầu, nhưng cũng không nên chọn hộ kinh doanh chỉ vì thủ tục quản lý đơn giản hơn.
Nếu chủ yếu bán lẻ tại một cửa hàng và do gia đình trực tiếp quản lý, hộ kinh doanh có thể là lựa chọn phù hợp. Nếu định hướng bán cho doanh nghiệp, nhà thầu hoặc phát triển mạng lưới lớn hơn, mô hình công ty thường thuận lợi hơn.
Hộ kinh doanh phù hợp với cửa hàng gia đình
Hộ kinh doanh thường phù hợp với mô hình cửa hàng vật liệu quy mô nhỏ, tập trung vào một địa bàn và có chủ hộ hoặc thành viên gia đình trực tiếp điều hành.
Mô hình này thích hợp khi số lượng nhân sự chưa lớn, hoạt động quản trị đơn giản và khách hàng chủ yếu là cá nhân, hộ gia đình hoặc đội thợ tại địa phương.
Ưu điểm là bộ máy gọn, dễ tổ chức trong giai đoạn đầu. Tuy nhiên, khi doanh thu, số lượng hợp đồng và nhu cầu quản trị tăng lên, chủ kinh doanh cần đánh giá lại khả năng tiếp tục duy trì mô hình này.
Công ty phù hợp khi bán B2B
Nếu khách hàng chính là nhà thầu, doanh nghiệp xây dựng, chủ đầu tư hoặc đại lý, việc thành lập công ty thường phù hợp hơn.
Khách hàng B2B thường yêu cầu hợp đồng rõ ràng, báo giá chính thức, hóa đơn, điều khoản thanh toán và hồ sơ năng lực của nhà cung cấp. Mô hình công ty giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và dễ tổ chức các quan hệ thương mại có giá trị lớn.
Công ty cũng thuận lợi hơn khi cần tuyển nhiều nhân sự, mở thêm kho, xây hệ thống phân phối hoặc hợp tác với nhiều nhà cung cấp.
Công ty thuận lợi hơn khi cần hóa đơn và hợp đồng lớn
Trong các giao dịch vật liệu cho công trình, khách hàng thường yêu cầu đầy đủ chứng từ để hạch toán chi phí và quản lý hồ sơ dự án. Khi giá trị hợp đồng tăng, yêu cầu về pháp lý và kế toán cũng trở nên chặt chẽ hơn.
Công ty có thể xây dựng quy trình báo giá, ký hợp đồng, xuất hóa đơn, quản lý công nợ và nghiệm thu giao hàng theo hệ thống thống nhất.
Đây cũng là lợi thế khi doanh nghiệp tham gia cung cấp vật liệu cho các nhà thầu lớn hoặc muốn trở thành nhà phân phối chính thức của một thương hiệu.
Tiêu chí chuyển đổi từ hộ lên doanh nghiệp
Việc chuyển từ hộ kinh doanh sang công ty nên được xem xét khi mô hình hiện tại bắt đầu vượt quá khả năng quản trị của một cửa hàng nhỏ.
Một số dấu hiệu thường gặp là doanh thu tăng nhanh, cần mở nhiều điểm bán, phát sinh nhiều hợp đồng B2B, khách hàng thường xuyên yêu cầu hồ sơ pháp nhân hoặc doanh nghiệp cần huy động thêm vốn để mở rộng.
Ngoài ra, nếu công nợ, hàng tồn kho và số lượng nhân viên ngày càng lớn, việc tổ chức theo mô hình công ty có thể giúp phân tách rõ hơn giữa tài sản kinh doanh và tài sản cá nhân, đồng thời tạo nền tảng cho việc mở rộng lâu dài.
Chọn nhóm vật liệu dựa trên vốn và khả năng lưu kho
Khi bắt đầu kinh doanh vật liệu xây dựng với nguồn vốn hạn chế, việc lựa chọn sản phẩm không nên chỉ dựa vào mức lợi nhuận trên từng đơn hàng. Doanh nghiệp cần đồng thời tính đến giá trị hàng tồn kho, diện tích lưu trữ, tốc độ bán hàng, chi phí vận chuyển, khả năng hư hỏng và mức độ biến động giá.
Một nhóm vật liệu có biên lợi nhuận cao nhưng phải nằm kho nhiều tháng có thể làm dòng tiền bị “đóng băng”. Ngược lại, sản phẩm có biên lợi nhuận thấp hơn nhưng bán đều và nhập hàng liên tục theo nhu cầu thực tế có thể phù hợp hơn với doanh nghiệp mới thành lập hoặc cửa hàng có vốn nhỏ.
Xi măng và vật liệu quay vòng nhanh
Xi măng là nhóm sản phẩm có nhu cầu tương đối thường xuyên tại các khu vực có hoạt động xây dựng dân dụng. Nếu doanh nghiệp có mạng lưới thợ xây, nhà thầu nhỏ hoặc khách hàng địa phương ổn định, đây có thể là nhóm hàng giúp tạo doanh thu đều.
Tuy nhiên, xi măng có đặc điểm nặng, cần bảo quản khô ráo và chiếm diện tích kho tương đối lớn. Vì vậy, doanh nghiệp không nên nhập số lượng quá lớn chỉ để được mức chiết khấu cao hơn nếu chưa có đầu ra rõ ràng.
Mô hình phù hợp với vốn nhỏ là dựa trên tốc độ tiêu thụ thực tế để xác định lượng tồn kho tối thiểu. Khi lượng hàng giảm đến một ngưỡng nhất định mới thực hiện đơn nhập tiếp theo. Cách này giúp giảm vốn nằm trong kho và hạn chế rủi ro hàng bị ẩm hoặc lưu kho quá lâu.
Ngoài xi măng, doanh nghiệp có thể lựa chọn một số vật tư xây dựng thiết yếu có vòng quay tương đối nhanh để tạo doanh thu thường xuyên thay vì đầu tư quá nhiều vào các sản phẩm có chu kỳ bán dài.
Gạch và vật liệu hoàn thiện
Gạch xây, gạch ốp lát và các vật liệu hoàn thiện có đặc điểm kinh doanh khác nhau. Gạch xây thường được mua theo khối lượng lớn và phụ thuộc nhiều vào chi phí vận chuyển, trong khi gạch ốp lát lại phụ thuộc mạnh vào mẫu mã, kích thước, thương hiệu và xu hướng thiết kế.
Với doanh nghiệp vốn nhỏ, việc nhập quá nhiều mẫu gạch hoàn thiện có thể dẫn đến tồn kho phân tán. Mỗi mẫu chỉ còn một số lượng nhỏ nhưng không đủ cung cấp cho một công trình, khiến hàng tồn trở nên khó bán.
Một phương án phù hợp hơn là trưng bày mẫu, catalogue hoặc sản phẩm mẫu tại cửa hàng, sau đó đặt hàng từ nhà phân phối khi khách đã xác nhận số lượng. Doanh nghiệp vẫn có thể cung cấp nhiều lựa chọn cho khách nhưng không phải bỏ vốn để tồn kho toàn bộ danh mục.
Đối với các dòng bán chạy, doanh nghiệp có thể duy trì một lượng tồn kho nhất định để đáp ứng nhanh. Các mẫu ít phổ biến nên chuyển sang hình thức đặt hàng theo nhu cầu.
Sơn và phụ kiện
Sơn, dụng cụ thi công và các loại phụ kiện xây dựng thường phù hợp hơn với mô hình cửa hàng có vốn vừa và nhỏ vì giá trị trên một đơn vị diện tích lưu kho tương đối tốt.
Doanh nghiệp có thể kinh doanh theo hệ sinh thái sản phẩm như sơn nội thất, sơn ngoại thất, sơn lót, chống thấm, bột bả, cọ sơn, con lăn và các dụng cụ thi công liên quan. Khi khách mua một sản phẩm chính, khả năng phát sinh nhu cầu mua thêm phụ kiện tương đối cao.
Điểm cần kiểm soát là số lượng màu, dung tích và dòng sản phẩm. Nếu nhập quá nhiều mã hàng ngay từ đầu, vốn vẫn có thể bị phân tán vào hàng tồn kho.
Doanh nghiệp nên xác định một số thương hiệu hoặc nhóm sản phẩm chủ lực, sau đó mở rộng danh mục dựa trên dữ liệu bán hàng thực tế. Khi đã biết nhóm nào bán nhanh, nhóm nào khách thường hỏi nhưng ít mua, quyết định nhập hàng sẽ chính xác hơn.
Hạn chế ôm hàng cồng kềnh khi vốn nhỏ
Các sản phẩm như cát, đá, thép, gạch số lượng lớn hoặc một số loại cấu kiện xây dựng có thể yêu cầu diện tích kho bãi lớn và phương tiện vận chuyển chuyên dụng. Nếu vốn nhỏ, việc tự nhập và lưu kho toàn bộ các nhóm hàng này có thể tạo áp lực tài chính rất lớn.
Doanh nghiệp có thể áp dụng mô hình bán hàng không cần giữ toàn bộ hàng trong kho. Khi nhận được đơn, doanh nghiệp đặt hàng từ nhà cung cấp và tổ chức giao trực tiếp đến công trình.
Mô hình này giúp giảm vốn tồn kho nhưng đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng mạng lưới nhà cung cấp đáng tin cậy. Giá, tồn kho, thời gian giao và chất lượng hàng cần được xác nhận trước khi cam kết với khách.
Đối với hàng cồng kềnh, lợi thế cạnh tranh không nhất thiết nằm ở việc sở hữu kho lớn mà có thể nằm ở khả năng tìm nguồn nhanh, báo giá chính xác và điều phối giao hàng đúng tiến độ.
Vốn nhỏ cần ưu tiên vòng quay hơn biên lợi nhuận danh nghĩa
Một sai lầm phổ biến của người mới kinh doanh vật liệu xây dựng là chỉ nhìn vào tỷ lệ lợi nhuận của từng mặt hàng. Một sản phẩm có lợi nhuận 20% chưa chắc tốt hơn sản phẩm có lợi nhuận 8% nếu sản phẩm thứ nhất mất sáu tháng mới bán được còn sản phẩm thứ hai quay vòng vốn nhiều lần trong cùng khoảng thời gian.
Do đó, doanh nghiệp vốn nhỏ cần quan tâm đến tốc độ quay vòng vốn. Mục tiêu quan trọng là thu hồi tiền nhanh để tiếp tục nhập hàng và tạo doanh thu mới.
Tính số ngày tồn kho
Số ngày tồn kho cho biết trung bình hàng hóa nằm trong kho bao lâu trước khi được bán. Đây là chỉ số rất quan trọng đối với doanh nghiệp kinh doanh vật liệu.
Nếu một mặt hàng nhập về nhưng phải nằm kho quá lâu, doanh nghiệp không chỉ mất cơ hội sử dụng số vốn đó cho sản phẩm khác mà còn phải chịu thêm chi phí kho bãi, hao hụt và rủi ro giảm giá.
Doanh nghiệp nên theo dõi tồn kho theo từng nhóm sản phẩm thay vì chỉ nhìn tổng giá trị hàng hóa. Những mặt hàng quay vòng nhanh có thể được ưu tiên tăng lượng nhập. Những sản phẩm liên tục nằm kho dài ngày cần giảm nhập hoặc chuyển sang mô hình đặt hàng theo yêu cầu.
Khi có dữ liệu từ vài tháng kinh doanh, doanh nghiệp có thể xây dựng mức tồn kho tối thiểu và tối đa cho từng nhóm hàng để kiểm soát vốn tốt hơn.
Tính thời gian thu công nợ
Trong ngành vật liệu xây dựng, khách hàng là nhà thầu, đội thi công hoặc đại lý thường đề nghị mua hàng trước và thanh toán sau. Điều này có thể giúp tăng doanh số nhưng đồng thời khiến doanh nghiệp phải tài trợ vốn cho khách hàng.
Ví dụ, hàng chỉ nằm kho 10 ngày nhưng sau khi bán doanh nghiệp phải chờ thêm 60 ngày mới thu được tiền thì trên thực tế vốn vẫn bị giữ lại trong chu kỳ kinh doanh khoảng 70 ngày.
Với doanh nghiệp vốn nhỏ, công nợ kéo dài có thể nguy hiểm hơn cả hàng tồn kho. Doanh nghiệp có thể có doanh thu lớn trên sổ sách nhưng không còn tiền để nhập lô hàng tiếp theo.
Vì vậy, cần xác định hạn mức công nợ cho từng khách hàng, thời gian thanh toán, lịch đối chiếu công nợ và điều kiện tạm dừng cấp hàng nếu khách thanh toán quá hạn.
Không dùng toàn bộ vốn mua hàng
Nếu có 500 triệu đồng vốn kinh doanh, doanh nghiệp không nên mặc định rằng toàn bộ 500 triệu đồng đều có thể dùng để nhập vật liệu.
Hoạt động kinh doanh còn phát sinh tiền thuê mặt bằng, kho bãi, vận chuyển, tiền lương, điện nước, marketing, phần mềm quản lý, thuế, chi phí xử lý đơn hàng và nhiều khoản phát sinh khác.
Nếu toàn bộ tiền mặt đã chuyển thành hàng tồn kho, chỉ một giai đoạn bán chậm hoặc khách hàng thanh toán chậm cũng có thể khiến doanh nghiệp thiếu tiền cho hoạt động thường ngày.
Do đó, kế hoạch vốn nên tách rõ phần dành cho hàng hóa và phần dành cho vận hành. Tỷ lệ cụ thể phụ thuộc mô hình kinh doanh, nhưng nguyên tắc quan trọng là không biến toàn bộ tiền mặt thành hàng tồn kho.
Luôn giữ quỹ dự phòng vận hành
Quỹ dự phòng giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động khi doanh thu không diễn ra đúng kế hoạch. Trong kinh doanh vật liệu xây dựng, dòng tiền có thể biến động theo mùa xây dựng, tình hình thị trường và tiến độ công trình của khách hàng.
Quỹ dự phòng có thể được sử dụng để thanh toán tiền thuê kho, tiền lương, vận chuyển, nghĩa vụ tài chính hoặc nhập bổ sung một mặt hàng bán chạy trong lúc tiền từ các đơn hàng trước chưa thu về.
Doanh nghiệp nên xác định trước mức chi phí vận hành trung bình mỗi tháng và duy trì một khoản tiền mặt đủ để xử lý những giai đoạn doanh thu giảm hoặc công nợ bị kéo dài.
Khi vốn nhỏ, khả năng sống sót của doanh nghiệp thường phụ thuộc nhiều vào việc giữ được dòng tiền hơn là sở hữu một kho hàng lớn. Vì vậy, kiểm soát tồn kho, công nợ và quỹ dự phòng cần được thực hiện ngay từ những tháng đầu kinh doanh.
Ngành nghề doanh nghiệp nhỏ vật liệu xây dựng nên đăng ký đủ nhưng không lan man
Khi thành lập doanh nghiệp nhỏ kinh doanh vật liệu xây dựng, việc đăng ký ngành nghề nên bám sát hoạt động thực tế và kế hoạch mở rộng trong thời gian gần. Đăng ký quá ít có thể khiến doanh nghiệp phải bổ sung ngành nghề nhiều lần, nhưng đăng ký quá rộng, không liên quan đến mô hình kinh doanh cũng không mang lại lợi ích thực tế.
Doanh nghiệp nên xác định trước mình chủ yếu bán cho khách lẻ, nhà thầu, đại lý hay công trình; có tự giao hàng hay thuê đơn vị vận chuyển; có mở kho, showroom hoặc bán online hay không. Từ đó lựa chọn các ngành nghề phù hợp.
Bán buôn
Bán buôn thường là nhóm hoạt động quan trọng đối với doanh nghiệp vật liệu xây dựng vì nhiều khách hàng là nhà thầu, đội thi công, cửa hàng cấp dưới hoặc doanh nghiệp xây dựng.
Doanh nghiệp có thể kinh doanh các nhóm hàng như sắt thép, xi măng, gạch, đá, cát, kính, sơn, thiết bị vệ sinh, vật liệu hoàn thiện hoặc các sản phẩm phục vụ xây dựng khác.
Nếu doanh nghiệp dự kiến cung cấp hàng theo hợp đồng số lượng lớn hoặc làm đại lý phân phối cho nhà sản xuất, việc đăng ký ngành bán buôn phù hợp ngay từ đầu sẽ giúp mô hình hoạt động thuận lợi hơn.
Bán lẻ
Bán lẻ phù hợp với doanh nghiệp có cửa hàng, showroom hoặc bán trực tiếp cho hộ gia đình và người tiêu dùng.
Một doanh nghiệp nhỏ có thể vừa bán buôn cho nhà thầu vừa bán lẻ cho khách đến cửa hàng. Trong trường hợp này, nên rà soát đồng thời nhóm ngành bán buôn và bán lẻ tương ứng với sản phẩm kinh doanh.
Nếu doanh nghiệp bán qua website, mạng xã hội hoặc các nền tảng trực tuyến, hoạt động bán hàng online vẫn cần gắn với ngành nghề kinh doanh hàng hóa thực tế chứ không chỉ đăng ký một ngành liên quan đến internet.
Vận tải nếu tự giao hàng
Vật liệu xây dựng thường có trọng lượng lớn nên giao hàng là một phần quan trọng của mô hình kinh doanh.
Nếu doanh nghiệp chỉ thuê đơn vị vận tải bên ngoài giao hàng thì không nhất thiết phải tổ chức hoạt động vận tải như một ngành kinh doanh riêng. Ngược lại, nếu doanh nghiệp đầu tư xe tải và thực hiện hoạt động vận chuyển theo mô hình kinh doanh, cần rà soát việc đăng ký ngành nghề và các điều kiện liên quan đến vận tải.
Doanh nghiệp nhỏ nên tính kỹ chi phí mua xe, nhân sự lái xe, bảo dưỡng, nhiên liệu và quản lý vận hành trước khi quyết định tự tổ chức đội xe.
Hoạt động bổ trợ theo kế hoạch gần
Ngoài bán buôn và bán lẻ, doanh nghiệp có thể đăng ký thêm một số hoạt động bổ trợ nếu đã có kế hoạch triển khai trong thời gian gần.
Ví dụ, doanh nghiệp có thể dự kiến mở kho, kinh doanh online, làm đại lý phân phối, nhập khẩu sản phẩm hoặc cung cấp thêm một số dịch vụ liên quan đến vật liệu.
Nguyên tắc phù hợp là đăng ký đủ cho kế hoạch kinh doanh thực tế trong giai đoạn đầu và giai đoạn mở rộng gần, thay vì đưa vào quá nhiều ngành nghề hoàn toàn chưa có định hướng triển khai.
Hồ sơ thành lập doanh nghiệp nhỏ kinh doanh vật liệu xây dựng
Hồ sơ thành lập doanh nghiệp nhỏ kinh doanh vật liệu xây dựng về cơ bản được chuẩn bị theo loại hình doanh nghiệp lựa chọn. Tuy nhiên, trước khi lập hồ sơ, chủ doanh nghiệp nên thống nhất các thông tin cốt lõi như tên, địa chỉ, vốn, người góp vốn và ngành nghề.
Việc chuẩn bị đúng ngay từ đầu sẽ hạn chế tình trạng phải sửa đổi hồ sơ hoặc thay đổi thông tin ngay sau khi doanh nghiệp vừa được thành lập.
Tên doanh nghiệp
Tên doanh nghiệp cần được lựa chọn theo quy định về đặt tên và không được gây nhầm lẫn với doanh nghiệp đã đăng ký.
Doanh nghiệp có thể sử dụng tên gợi nhớ đến lĩnh vực vật liệu xây dựng, thương mại, phân phối hoặc thương hiệu riêng. Tuy nhiên, tên không bắt buộc phải chứa cụm từ “vật liệu xây dựng”.
Ngoài tên tiếng Việt, doanh nghiệp có thể đăng ký tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt nếu có nhu cầu sử dụng trong giao dịch, website hoặc nhận diện thương hiệu.
Trước khi nộp hồ sơ nên kiểm tra khả năng trùng hoặc gây nhầm lẫn để giảm nguy cơ phải đổi tên trong quá trình xử lý hồ sơ.
Địa chỉ
Doanh nghiệp phải có địa chỉ trụ sở rõ ràng và có quyền sử dụng hợp pháp.
Đối với mô hình vật liệu xây dựng, cần phân biệt giữa trụ sở đăng ký và địa điểm kho hàng. Một doanh nghiệp có thể đặt trụ sở tại một địa chỉ phù hợp để quản lý, trong khi hàng hóa được lưu tại kho ở địa điểm khác.
Nếu doanh nghiệp dự kiến vừa dùng địa chỉ làm trụ sở vừa làm kho hoặc điểm tập kết vật liệu, cần rà soát thêm các vấn đề liên quan đến mục đích sử dụng địa điểm, giao thông, phòng cháy chữa cháy, môi trường và hoạt động bốc xếp.
Vốn và chủ sở hữu
Doanh nghiệp cần xác định vốn điều lệ và cơ cấu chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn ngay trong hồ sơ thành lập.
Đối với doanh nghiệp nhỏ vật liệu xây dựng, vốn nên được cân nhắc dựa trên nhu cầu nhập hàng, duy trì tồn kho, thuê kho, mua phương tiện, chi phí vận hành và công nợ khách hàng.
Nếu chỉ có một người đầu tư, mô hình công ty TNHH một thành viên có thể thuận tiện về quản trị. Nếu có từ hai người cùng góp vốn, có thể cân nhắc công ty TNHH hai thành viên trở lên. Trường hợp định hướng huy động nhiều nhà đầu tư hơn trong tương lai, công ty cổ phần là một lựa chọn khác cần xem xét.
Quan trọng nhất là tỷ lệ góp vốn, quyền quản lý và trách nhiệm giữa các bên phải được thống nhất rõ ngay từ đầu.
Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp
Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được lập theo loại hình đã lựa chọn và thường bao gồm giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, điều lệ công ty, thông tin thành viên hoặc cổ đông trong trường hợp pháp luật yêu cầu và giấy tờ pháp lý liên quan đến chủ sở hữu, thành viên, cổ đông hoặc người đại diện.
Trong hồ sơ cần thể hiện thống nhất tên doanh nghiệp, địa chỉ, vốn điều lệ, người đại diện theo pháp luật và ngành nghề kinh doanh.
Sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty còn cần tiếp tục thực hiện các công việc sau thành lập như tổ chức kế toán, chữ ký số, hóa đơn điện tử, tài khoản giao dịch và các thủ tục chuyên ngành phát sinh theo mô hình kinh doanh thực tế.
Chọn địa điểm nhỏ nhưng không được bỏ qua nhu cầu bốc dỡ hàng
Đối với cửa hàng vật liệu xây dựng, diện tích mặt bằng không nhất thiết phải quá lớn nếu doanh nghiệp tổ chức kho và nguồn hàng hợp lý. Tuy nhiên, một địa điểm nhỏ vẫn phải đáp ứng được nhu cầu nhập hàng, xuất hàng và bốc dỡ thường xuyên. Nếu chỉ quan tâm đến giá thuê mà bỏ qua khả năng tiếp cận của phương tiện vận chuyển, cửa hàng có thể gặp khó ngay từ khi vận hành.
Đặc thù vật liệu xây dựng là nhiều mặt hàng có trọng lượng lớn, kích thước dài hoặc phải giao nhận bằng xe tải. Vì vậy, khi khảo sát địa điểm, cần đánh giá cả mặt tiền, đường vào, vị trí dừng xe, không gian tập kết tạm thời và khả năng đưa hàng vào kho.
Xe tải tiếp cận được
Cửa hàng nên nằm tại vị trí mà xe tải phù hợp với loại hàng kinh doanh có thể tiếp cận tương đối thuận lợi. Không chỉ xem đường có rộng hay không, chủ cửa hàng còn cần kiểm tra quy định hạn chế tải trọng, khung giờ cấm xe và khả năng quay đầu hoặc dừng xe để xuống hàng.
Nếu kinh doanh xi măng, gạch, sắt thép, cát đá hoặc các loại vật liệu nặng, tần suất xe giao hàng có thể khá cao. Một địa điểm nằm sâu trong ngõ nhỏ hoặc khu vực xe tải khó tiếp cận có thể khiến chi phí vận chuyển tăng và làm chậm quá trình nhập hàng.
Trong trường hợp cửa hàng chủ yếu trưng bày mẫu còn hàng hóa được giao trực tiếp từ kho lớn tới khách, yêu cầu về xe tải tại cửa hàng có thể thấp hơn. Tuy nhiên, vẫn nên tính đến những đơn hàng nhỏ hoặc trường hợp cần điều chuyển hàng về cửa hàng.
Không gây cản trở giao thông
Hoạt động bốc dỡ vật liệu rất dễ gây ảnh hưởng đến giao thông nếu xe tải phải đỗ lâu trước cửa hàng. Vì vậy, địa điểm cần được đánh giá dựa trên khả năng tổ chức giao nhận mà không chiếm dụng phần đường quá mức.
Cửa hàng nên bố trí thời gian nhập hàng hợp lý, tránh giờ cao điểm và hạn chế việc tập kết hàng kéo dài ngoài khu vực kinh doanh. Với những tuyến đường đông dân cư hoặc có mật độ phương tiện cao, việc nhập hàng theo khung giờ cố định sẽ giúp giảm xung đột với người dân và phương tiện xung quanh.
Nếu thường xuyên sử dụng xe cẩu, xe nâng hoặc phương tiện chuyên dụng, doanh nghiệp càng cần tính trước không gian thao tác. Một cửa hàng có giá thuê rẻ nhưng thường xuyên bị khó khăn trong quá trình bốc dỡ có thể làm chi phí vận hành thực tế cao hơn một địa điểm tốt hơn.
Có khu vực lưu hàng an toàn
Ngay cả cửa hàng quy mô nhỏ cũng cần một khu vực lưu hàng phù hợp. Hàng hóa không nên được đặt tùy tiện tại lối đi, trước cửa hoặc khu vực có nguy cơ ngấm nước, va đập và mất an toàn.
Với xi măng, bột xây dựng hoặc vật liệu đóng bao, cần chú ý chống ẩm và hạn chế tiếp xúc trực tiếp với nền. Sơn, hóa chất xây dựng và một số vật liệu hoàn thiện cần được bảo quản theo đặc tính riêng. Gạch, thiết bị vệ sinh hoặc vật liệu dễ vỡ cần được xếp ổn định để tránh đổ, vỡ.
Sắt thép, ống và các sản phẩm dài cũng cần có vị trí lưu trữ phù hợp để không ảnh hưởng đến lối đi. Việc tổ chức kho nhỏ nhưng khoa học thường hiệu quả hơn việc thuê một mặt bằng lớn nhưng không có quy trình sắp xếp hàng hóa.
Không dùng vỉa hè làm kho
Một lỗi dễ gặp ở cửa hàng vật liệu quy mô nhỏ là tận dụng vỉa hè hoặc khoảng trống trước cửa để xếp hàng thường xuyên. Cách làm này có thể tạo thêm diện tích tạm thời nhưng phát sinh nhiều rủi ro về an toàn, giao thông, chất lượng hàng hóa và quản lý địa điểm kinh doanh.
Vỉa hè không nên được xem là phần diện tích kho mặc định của cửa hàng. Đặc biệt với gạch, cát, đá, thép hoặc hàng cồng kềnh, việc tập kết kéo dài có thể cản trở người đi bộ và phương tiện.
Ngay từ khi chọn mặt bằng, chủ cửa hàng nên tính diện tích sử dụng thực tế bên trong thay vì xây dựng mô hình kinh doanh dựa trên việc đưa hàng ra ngoài. Nếu diện tích cửa hàng hạn chế, có thể áp dụng mô hình trưng bày mẫu kết hợp kho ở địa điểm khác hoặc giao thẳng từ nhà cung cấp.
Nguồn hàng tốt quan trọng hơn việc mở cửa hàng thật lớn
Trong kinh doanh vật liệu xây dựng, quy mô mặt bằng chỉ là một phần của lợi thế cạnh tranh. Một cửa hàng nhỏ nhưng có nguồn hàng ổn định, giá tốt và khả năng giao nhanh có thể hoạt động hiệu quả hơn một cửa hàng lớn nhưng tồn kho cao và nguồn cung thiếu ổn định.
Nguồn hàng tốt giúp doanh nghiệp giảm lượng vốn phải nằm trong kho, phản ứng nhanh với biến động giá và đáp ứng được nhiều đơn hàng hơn. Vì vậy, trước khi đầu tư mạnh vào mặt bằng, nên dành thời gian xây dựng mạng lưới nhà cung cấp và đàm phán các điều kiện mua hàng.
Nhà cung cấp gần
Khoảng cách từ nhà cung cấp đến cửa hàng hoặc khu vực khách hàng ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian và chi phí giao hàng. Nhà cung cấp gần giúp cửa hàng dễ bổ sung hàng khi tồn kho xuống thấp, đồng thời giảm nhu cầu phải dự trữ quá nhiều.
Với các mặt hàng nặng như cát, đá, xi măng, gạch hoặc thép, chi phí vận chuyển có thể làm thay đổi đáng kể giá bán cuối cùng. Vì vậy, nguồn hàng có giá mua thấp nhưng nằm quá xa chưa chắc đã có lợi hơn nguồn hàng gần.
Cửa hàng cũng nên xây dựng nhiều nguồn cung thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào một đơn vị. Khi một nhà cung cấp thiếu hàng hoặc tăng giá, doanh nghiệp vẫn có lựa chọn khác để đáp ứng đơn của khách.
Chính sách công nợ
Công nợ với nhà cung cấp có thể giúp cửa hàng giảm áp lực vốn lưu động trong giai đoạn đầu. Nếu được nhập hàng và thanh toán sau một khoảng thời gian nhất định, doanh nghiệp có thể xoay vòng vốn nhanh hơn và hạn chế phải sử dụng toàn bộ vốn tự có để mua tồn kho.
Tuy nhiên, điều kiện công nợ cần được tính toán dựa trên tốc độ bán hàng thực tế. Không nên nhập số lượng lớn chỉ vì được cấp hạn mức cao. Nếu hàng bán chậm nhưng thời hạn thanh toán ngắn, cửa hàng vẫn có thể rơi vào tình trạng thiếu tiền trả nhà cung cấp.
Doanh nghiệp nên quan tâm đến hạn mức nợ, thời hạn thanh toán, điều kiện được tiếp tục cấp hàng và các khoản phát sinh khi thanh toán chậm. Một chính sách công nợ phù hợp đôi khi có giá trị hơn một mức chiết khấu mua hàng cao nhưng phải thanh toán ngay.
Chính sách đổi hàng
Vật liệu xây dựng có thể phát sinh hàng bán chậm, sai mẫu, thay đổi thiết kế hoặc tồn lại sau một giai đoạn kinh doanh. Vì vậy, khả năng đổi hàng với nhà cung cấp là yếu tố đáng cân nhắc khi lựa chọn nguồn hàng.
Đối với gạch, thiết bị vệ sinh, phụ kiện, sơn hoặc vật liệu hoàn thiện, mẫu mã có thể thay đổi theo thị trường. Nếu nhà cung cấp có chính sách hỗ trợ đổi sản phẩm chậm bán hoặc xử lý hàng lỗi, cửa hàng sẽ giảm được rủi ro tồn kho.
Chính sách đổi hàng cần được làm rõ từ đầu, bao gồm thời hạn đổi, tình trạng hàng được chấp nhận, chi phí vận chuyển và nhóm sản phẩm không được đổi. Không nên chỉ dựa vào thỏa thuận miệng vì khi giá trị tồn kho lớn, tranh chấp rất dễ xảy ra.
Chiết khấu theo sản lượng
Nhiều nhà sản xuất và nhà phân phối áp dụng mức chiết khấu tăng dần theo sản lượng mua. Đây có thể là nguồn lợi nhuận quan trọng đối với cửa hàng vật liệu xây dựng, đặc biệt khi doanh số đã ổn định.
Tuy nhiên, cửa hàng không nên chạy theo mức chiết khấu bằng cách nhập vượt quá khả năng tiêu thụ. Một khoản chiết khấu cao có thể mất ý nghĩa nếu hàng phải nằm trong kho nhiều tháng, phát sinh chi phí lưu kho hoặc giảm giá để thanh lý.
Nên tính chiết khấu dựa trên tổng hiệu quả của giao dịch, bao gồm giá mua, vận chuyển, công nợ, thưởng doanh số và khả năng đổi hàng. Khi so sánh các nhà cung cấp theo toàn bộ các yếu tố này, cửa hàng sẽ xác định được nguồn hàng thực sự có lợi thay vì chỉ chọn nơi báo giá thấp nhất.
Doanh nghiệp nhỏ nên dùng mô hình “kho nhẹ – đặt hàng nhanh”
Với doanh nghiệp vật liệu xây dựng quy mô nhỏ, duy trì một kho lớn với quá nhiều chủng loại hàng thường tạo áp lực vốn rất cao. Thay vì cố gắng có sẵn mọi sản phẩm, doanh nghiệp có thể vận hành theo mô hình “kho nhẹ – đặt hàng nhanh”, tức chỉ giữ những mặt hàng có tốc độ bán ổn định và tận dụng mạng lưới nhà cung cấp để bổ sung hàng ngay khi phát sinh đơn.
Mô hình này phù hợp với doanh nghiệp mới thành lập, cửa hàng đang mở rộng bán online hoặc đơn vị có vốn lưu động hạn chế. Trọng tâm không nằm ở việc sở hữu thật nhiều hàng trong kho mà ở khả năng kiểm soát nguồn cung, cập nhật tồn kho từ nhà phân phối và tổ chức giao hàng nhanh cho khách.
Chỉ giữ hàng bán chạy
Doanh nghiệp nên ưu tiên tồn kho những mặt hàng có tần suất đặt mua cao, vòng quay nhanh và ít nguy cơ lỗi mẫu. Đây có thể là phụ kiện xây dựng, một số loại sơn phổ biến, thiết bị tiêu chuẩn hoặc các sản phẩm thường xuyên được khách hàng địa phương sử dụng.
Việc xác định hàng bán chạy nên dựa trên dữ liệu thực tế thay vì cảm tính. Doanh nghiệp có thể theo dõi số đơn hàng, số lượng bán theo tháng, thời gian lưu kho và tỷ lệ khách hỏi mua để xác định nhóm sản phẩm cần duy trì tồn kho.
Những mặt hàng có doanh số thấp nhưng giá trị lớn không nhất thiết phải nhập sẵn. Website vẫn có thể giới thiệu đầy đủ sản phẩm nhưng chuyển trạng thái sang “đặt hàng”, “liên hệ kiểm tra hàng” hoặc “giao theo yêu cầu”.
Hàng cồng kềnh lấy từ nhà phân phối khi có đơn
Các loại vật liệu như thép, gạch, đá, thiết bị kích thước lớn hoặc hàng cần nhiều diện tích lưu kho có thể làm tăng mạnh chi phí mặt bằng và bốc xếp. Với doanh nghiệp nhỏ, nhập sẵn số lượng lớn những mặt hàng này có thể không hiệu quả.
Một phương án phù hợp là thỏa thuận với nhà phân phối hoặc nhà sản xuất để lấy hàng khi có đơn. Sau khi khách xác nhận mua và hoàn tất điều kiện đặt cọc, doanh nghiệp mới đặt hàng từ nguồn cung.
Trong một số trường hợp, hàng có thể được giao thẳng từ kho nhà phân phối đến công trình của khách. Doanh nghiệp đóng vai trò bán hàng, điều phối đơn và kiểm soát giao nhận mà không cần đưa toàn bộ hàng về kho của mình.
Tuy nhiên, mô hình này chỉ hiệu quả khi doanh nghiệp có nhà cung cấp ổn định, biết rõ thời gian giao và thường xuyên kiểm tra tồn kho của đối tác. Nếu phụ thuộc vào một nguồn duy nhất, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi nhà phân phối hết hàng đột xuất.
Dùng dữ liệu đơn hàng để dự báo
Dữ liệu bán hàng là cơ sở quan trọng để quyết định nên giữ bao nhiêu hàng trong kho. Doanh nghiệp có thể theo dõi từng sản phẩm theo tuần, tháng hoặc mùa xây dựng để phát hiện xu hướng nhu cầu.
Ví dụ, một loại vật liệu thường bán 100 đơn vị mỗi tháng nhưng tăng lên 180 đơn vị trong mùa cao điểm thì mức tồn kho tối thiểu cần được điều chỉnh trước khi nhu cầu tăng. Ngược lại, sản phẩm nhiều tháng liên tục chỉ phát sinh một vài đơn hàng nên được chuyển sang hình thức đặt theo yêu cầu.
Ngoài số lượng bán, doanh nghiệp cũng nên theo dõi thời gian nhà cung cấp giao hàng. Một sản phẩm bán nhanh nhưng nhà cung cấp có thể bổ sung trong ngày sẽ cần mức tồn kho thấp hơn một sản phẩm phải chờ từ một đến hai tuần.
Khi dữ liệu đủ lớn, doanh nghiệp có thể xây dựng mức tồn kho tối thiểu, điểm đặt hàng lại và lượng nhập đề xuất cho từng nhóm sản phẩm.
Giảm vốn bị chôn trong tồn kho
Tồn kho không chỉ chiếm diện tích mà còn giữ một lượng lớn vốn lưu động của doanh nghiệp. Nếu nhập quá nhiều hàng, doanh nghiệp có thể có doanh thu tiềm năng nhưng lại thiếu tiền để trả nhà cung cấp, vận chuyển, tiền lương hoặc chi phí vận hành.
Mô hình kho nhẹ giúp chuyển một phần vốn từ hàng hóa chưa bán sang tiền mặt có thể sử dụng cho hoạt động kinh doanh. Điều này đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp nhỏ vì khả năng tiếp cận vốn thường hạn chế hơn các nhà phân phối lớn.
Doanh nghiệp cũng giảm được rủi ro hàng lỗi thời, đổi mẫu, xuống cấp hoặc phải bán giảm giá để giải phóng kho. Mục tiêu không phải giảm tồn kho xuống mức thấp nhất mà là giữ đúng lượng hàng cần thiết để cân bằng giữa tốc độ giao hàng và hiệu quả sử dụng vốn.
Công nợ khách hàng phải được siết chặt khi vốn lưu động nhỏ
Bán chịu là cách phổ biến để giữ khách hàng trong ngành vật liệu xây dựng, đặc biệt khi giao dịch với nhà thầu hoặc khách mua thường xuyên. Tuy nhiên, với doanh nghiệp có vốn lưu động nhỏ, công nợ tăng nhanh có thể gây áp lực lớn hơn cả vấn đề lợi nhuận.
Một đơn hàng có thể tạo doanh thu trên sổ sách nhưng nếu khách hàng chưa thanh toán, doanh nghiệp vẫn phải dùng tiền của mình để nhập hàng, trả vận chuyển và thanh toán cho nhà cung cấp. Vì vậy, chính sách công nợ cần được xây dựng ngay từ đầu và áp dụng nhất quán.
Hạn chế bán chịu cho khách mới
Khách hàng mới chưa có lịch sử giao dịch nên doanh nghiệp khó đánh giá khả năng thanh toán. Vì vậy, không nên cấp hạn mức công nợ lớn ngay từ những đơn hàng đầu tiên.
Doanh nghiệp có thể yêu cầu khách mới thanh toán toàn bộ, đặt cọc hoặc chỉ cho phép một phần nhỏ giá trị đơn hàng được trả chậm. Sau một thời gian giao dịch và thanh toán đúng hạn, hạn mức có thể được điều chỉnh dần.
Với khách hàng doanh nghiệp, trước khi cấp công nợ có thể kiểm tra thông tin pháp lý, người chịu trách nhiệm thanh toán, lịch sử giao dịch và các điều kiện thanh toán trong hợp đồng. Việc bán được hàng không nên được ưu tiên hơn khả năng thu được tiền.
Đặt cọc với đơn hàng lớn
Đơn hàng càng lớn thì số vốn doanh nghiệp phải bỏ ra để nhập hàng càng cao. Yêu cầu đặt cọc giúp giảm phần vốn mà doanh nghiệp phải tự tài trợ cho đơn hàng.
Khoản đặt cọc có thể được xác định theo tỷ lệ phần trăm hoặc theo số tiền đủ để doanh nghiệp thanh toán một phần chi phí nhập hàng. Với hàng sản xuất riêng, hàng đặt từ xa hoặc sản phẩm khó bán lại, mức đặt cọc nên được cân nhắc cao hơn.
Điều kiện đặt cọc cần được thống nhất trước khi doanh nghiệp đặt hàng cho khách. Đồng thời, phải xác định rõ khoản tiền còn lại được thanh toán vào thời điểm nào và cách xử lý nếu khách thay đổi hoặc hủy đơn.
Chốt thời hạn thanh toán rõ
Các thỏa thuận như “trả sau”, “cuối công trình thanh toán” hoặc “khi chủ đầu tư trả tiền sẽ thanh toán” rất dễ tạo ra công nợ kéo dài. Doanh nghiệp nên xác định ngày hoặc số ngày thanh toán cụ thể ngay trong báo giá, đơn đặt hàng hoặc hợp đồng.
Có thể áp dụng thời hạn 7 ngày, 15 ngày, 30 ngày hoặc một mốc phù hợp với từng nhóm khách hàng. Quan trọng nhất là bộ phận bán hàng và kế toán phải cùng sử dụng một điều kiện thống nhất.
Hệ thống quản lý nên cảnh báo trước khi công nợ đến hạn, hiển thị các khoản quá hạn và ghi nhận lịch sử thanh toán của từng khách. Khách thường xuyên trả chậm cần được xem xét lại hạn mức hoặc điều kiện mua hàng.
Ngừng giao khi khách vượt hạn mức
Hạn mức công nợ chỉ có ý nghĩa khi doanh nghiệp thực sự kiểm soát việc giao hàng theo hạn mức đó. Nếu khách được cấp công nợ 200 triệu đồng nhưng nhân viên vẫn tiếp tục xuất hàng khi dư nợ đã lên 300 triệu đồng thì chính sách kiểm soát gần như không còn tác dụng.
Khi khách vượt hạn mức hoặc có khoản nợ quá hạn, hệ thống nên cảnh báo và tạm dừng đơn hàng mới. Chỉ tiếp tục giao khi khách thanh toán một phần, được cấp thêm hạn mức theo quy trình phê duyệt hoặc có biện pháp bảo đảm phù hợp.
Doanh nghiệp nhỏ càng cần tuân thủ nguyên tắc này vì chỉ một vài khoản nợ khó thu cũng có thể làm gián đoạn dòng tiền nhập hàng. Kiểm soát công nợ chặt không đồng nghĩa với mất khách mà là cách bảo đảm doanh nghiệp có đủ tiền để tiếp tục phục vụ những khách hàng thực sự có khả năng thanh toán.
Giao hàng có thể thuê ngoài thay vì mua xe ngay
Trong giai đoạn đầu kinh doanh vật liệu xây dựng, doanh nghiệp không nhất thiết phải đầu tư ngay đội xe vận chuyển riêng. Chi phí mua xe, đăng ký, bảo dưỡng, nhiên liệu, tài xế và quản lý phương tiện có thể tạo áp lực lớn lên dòng tiền trong khi số lượng đơn hàng chưa ổn định.
Thuê ngoài vận chuyển giúp doanh nghiệp biến một phần chi phí cố định thành chi phí phát sinh theo từng đơn hàng. Khi có đơn mới thuê xe, khi ít đơn thì không phải duy trì phương tiện nằm chờ. Đây là cách phù hợp với doanh nghiệp mới, cửa hàng đang thử nghiệm thị trường hoặc mô hình bán vật liệu online chưa xác định được sản lượng giao hàng ổn định.
Tuy nhiên, thuê ngoài chỉ hiệu quả khi doanh nghiệp kiểm soát tốt giá cước, chất lượng giao hàng và khả năng đáp ứng của đối tác. Khi số đơn tăng mạnh và xe thuê được sử dụng gần như mỗi ngày, doanh nghiệp mới nên tính đến phương án đầu tư phương tiện riêng.
Khi nào thuê xe kinh tế hơn?
Thuê xe thường kinh tế hơn khi số lượng đơn giao hàng chưa đều hoặc doanh nghiệp mới chỉ phục vụ một số công trình nhất định.
Ví dụ, có ngày doanh nghiệp cần hai chuyến xe nhưng những ngày khác không phát sinh đơn. Nếu mua xe riêng, doanh nghiệp vẫn phải chịu khấu hao, bảo hiểm, bảo dưỡng và chi phí nhân sự ngay cả khi xe không hoạt động.
Thuê xe cũng phù hợp khi doanh nghiệp bán nhiều loại vật liệu cần các phương tiện khác nhau. Một đơn có thể cần xe tải nhỏ, đơn khác cần xe tải nặng, xe cẩu hoặc phương tiện chuyên dụng. Thay vì đầu tư nhiều loại xe, doanh nghiệp có thể thuê đúng phương tiện cho từng chuyến.
Để biết thuê hay mua kinh tế hơn, doanh nghiệp nên theo dõi tổng chi phí vận chuyển thuê ngoài trong nhiều tháng và so sánh với chi phí sở hữu phương tiện riêng. Khi chi phí thuê tăng đều và tần suất sử dụng xe cao, phương án mua xe mới bắt đầu có cơ sở tài chính rõ ràng hơn.
Tính phí giao hàng vào báo giá
Chi phí giao hàng cần được xác định ngay từ khi lập báo giá thay vì chờ đến lúc khách xác nhận mua mới bổ sung.
Đối với vật liệu xây dựng, phí vận chuyển có thể thay đổi đáng kể theo trọng lượng hàng, quãng đường, số chuyến, loại xe và điều kiện bốc xếp. Nếu doanh nghiệp chỉ báo giá sản phẩm mà không làm rõ chi phí giao hàng, rất dễ phát sinh tranh luận khi chốt đơn.
Báo giá có thể tách riêng giá vật liệu và phí vận chuyển để khách dễ theo dõi. Với một số đơn hàng, doanh nghiệp cũng có thể đưa ra mức giá giao đến công trình nếu đã tính đủ các chi phí liên quan.
Doanh nghiệp nên xây dựng một nguyên tắc tính phí tương đối thống nhất, chẳng hạn theo khu vực, tải trọng hoặc loại phương tiện. Điều này giúp nhân viên kinh doanh báo giá nhanh hơn và hạn chế tình trạng mỗi người đưa ra một mức phí khác nhau.
Khi thuê đơn vị vận chuyển bên ngoài, cần tính thêm khả năng phát sinh phí chờ xe, bốc xếp, đường cấm tải hoặc giao ngoài giờ. Những khoản này nên được xác định trước để tránh doanh nghiệp phải tự bù chi phí sau khi đơn hàng hoàn tất.
Chọn đối tác vận chuyển ổn định
Giá rẻ không nên là tiêu chí duy nhất khi lựa chọn đơn vị vận chuyển vật liệu xây dựng. Một đối tác thường xuyên giao chậm, thiếu xe hoặc xử lý hàng không cẩn thận có thể làm mất khách hàng dù chi phí vận chuyển thấp.
Doanh nghiệp nên ưu tiên những đối tác có loại xe phù hợp với hàng hóa mình đang bán và có khả năng đáp ứng tương đối ổn định trong khu vực hoạt động.
Các yếu tố cần theo dõi trong quá trình hợp tác gồm thời gian điều xe, mức độ đúng hẹn, tình trạng hàng khi giao, khả năng xử lý sự cố và tính minh bạch trong báo giá.
Khi có lượng đơn nhất định, doanh nghiệp nên xây dựng danh sách nhiều đối tác thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào một đơn vị. Một đối tác có thể là lựa chọn chính, trong khi các đối tác khác đóng vai trò dự phòng khi thiếu xe hoặc có đơn giao gấp.
Doanh nghiệp cũng nên lưu lại dữ liệu từng chuyến giao để đánh giá chất lượng thực tế. Sau một thời gian, có thể biết đối tác nào phù hợp với từng tuyến đường hoặc từng loại vật liệu.
Chỉ mua xe khi tần suất đủ lớn
Mua xe riêng có thể giúp doanh nghiệp chủ động hơn về lịch giao hàng nhưng chỉ nên thực hiện khi nhu cầu sử dụng phương tiện đã đủ lớn và tương đối ổn định.
Nếu xe phải chạy gần như mỗi ngày, doanh nghiệp có thể so sánh chi phí thuê ngoài với tổng chi phí sở hữu xe. Khi phương án sở hữu xe giúp giảm chi phí trên mỗi chuyến và phương tiện có tỷ lệ sử dụng cao, việc đầu tư mới hợp lý.
Ngoài chi phí mua xe, cần tính cả lương tài xế, nhiên liệu, bảo hiểm, bảo dưỡng, sửa chữa, phí đường bộ và chi phí quản lý.
Doanh nghiệp cũng cần tính đến tính mùa vụ. Nếu lượng đơn chỉ tăng mạnh vài tháng trong năm, mua xe có thể khiến phương tiện dư thừa công suất ở những tháng thấp điểm.
Một hướng phát triển phù hợp là bắt đầu bằng thuê ngoài, sau đó mua một số xe cho những tuyến giao thường xuyên nhất và tiếp tục thuê ngoài đối với các chuyến đặc biệt. Mô hình kết hợp này giúp doanh nghiệp vừa chủ động vừa tránh đầu tư quá nhiều tài sản cố định.
Kế toán đơn giản nhưng phải kiểm soát ba số liệu cốt lõi
Mô hình kinh doanh vật liệu xây dựng có thể chưa cần một hệ thống kế toán quản trị quá phức tạp trong giai đoạn đầu, nhưng doanh nghiệp phải kiểm soát chặt các số liệu liên quan đến doanh thu, công nợ, tồn kho và dòng tiền thực tế.
Đặc thù của ngành là giá trị hàng hóa lớn, khách hàng thường mua chịu, hàng tồn kho nhiều và tiền thu về không phải lúc nào cũng trùng với doanh thu ghi nhận. Vì vậy, chỉ nhìn vào doanh số bán hàng chưa thể đánh giá doanh nghiệp đang kinh doanh có hiệu quả hay không.
Một cửa hàng có thể bán được rất nhiều hàng nhưng thiếu tiền nhập lô tiếp theo vì khách chưa thanh toán. Ngược lại, tồn kho lớn cũng có thể khiến vốn bị giữ trong kho dù báo cáo doanh thu vẫn tăng.
Do đó, dữ liệu bán hàng, công nợ, tồn kho và tiền thực thu cần được theo dõi đồng thời.
Doanh thu
Doanh thu cho biết doanh nghiệp đã bán được bao nhiêu hàng trong một khoảng thời gian nhất định.
Doanh nghiệp nên theo dõi doanh thu theo ngày, tháng, nhóm sản phẩm, khách hàng hoặc kênh bán để biết nguồn doanh thu chính đến từ đâu.
Ví dụ, doanh thu từ thép có thể rất lớn nhưng biên lợi nhuận thấp, trong khi nhóm vật liệu hoàn thiện có doanh thu nhỏ hơn nhưng lợi nhuận tốt hơn. Nếu chỉ nhìn vào tổng doanh thu, doanh nghiệp khó biết nhóm sản phẩm nào thực sự mang lại hiệu quả.
Doanh thu cũng nên được đối chiếu với hóa đơn, đơn hàng và phiếu xuất kho để hạn chế chênh lệch dữ liệu.
Đối với hàng bán theo công trình, doanh nghiệp cần xác định rõ thời điểm ghi nhận doanh thu và không nhầm doanh thu với số tiền khách đã chuyển.
Công nợ
Công nợ là số tiền khách hàng còn phải thanh toán sau khi đã nhận hàng hoặc phát sinh nghĩa vụ thanh toán.
Đây là một trong những chỉ tiêu đặc biệt quan trọng đối với kinh doanh vật liệu xây dựng vì nhiều nhà thầu, đại lý và khách hàng công trình thường mua hàng theo hình thức trả chậm.
Doanh nghiệp nên theo dõi công nợ riêng cho từng khách hàng, bao gồm số dư đầu kỳ, đơn hàng mới, tiền đã thu, số tiền còn nợ và ngày đến hạn.
Không nên chỉ biết tổng công nợ toàn doanh nghiệp. Một số khách có thể chiếm tỷ trọng nợ rất lớn và trở thành rủi ro nếu thanh toán chậm.
Doanh nghiệp có thể thiết lập hạn mức cho từng khách. Khi khách vượt hạn mức hoặc quá hạn quá lâu, cần cân nhắc dừng giao thêm hàng cho đến khi công nợ được xử lý.
Việc kiểm soát công nợ tốt giúp doanh nghiệp tránh tình trạng doanh số tăng nhưng dòng tiền ngày càng thiếu hụt.
Tồn kho
Tồn kho phản ánh lượng vốn đang nằm trong hàng hóa chưa bán.
Đối với cửa hàng vật liệu xây dựng, tồn kho thường có giá trị lớn và gồm nhiều nhóm sản phẩm có tốc độ bán khác nhau. Một số loại thép, xi măng hoặc vật tư phổ thông có thể quay vòng nhanh, trong khi gạch, thiết bị vệ sinh hoặc sản phẩm theo mẫu có thể tồn lâu hơn.
Doanh nghiệp cần biết số lượng thực tế còn trong kho, giá vốn, vị trí lưu trữ và tốc độ luân chuyển của từng nhóm hàng.
Hàng tồn lâu cần được nhận diện sớm để có phương án giảm giá, chuyển kho hoặc hạn chế nhập thêm. Nếu tiếp tục nhập hàng mới mà không biết hàng cũ vẫn còn nhiều, vốn lưu động sẽ bị khóa trong kho.
Dữ liệu tồn kho cũng phải khớp tương đối với số liệu bán hàng. Khi một đơn được xuất, số lượng tồn cần giảm tương ứng để nhân viên kinh doanh không tiếp tục bán sản phẩm thực tế đã hết.
Dòng tiền thực tế
Dòng tiền thực tế trả lời câu hỏi quan trọng nhất: doanh nghiệp đang có bao nhiêu tiền và tiền đang đi đâu.
Doanh thu cao không có nghĩa doanh nghiệp có nhiều tiền mặt. Nếu phần lớn doanh thu đang nằm ở công nợ hoặc hàng tồn kho, doanh nghiệp vẫn có thể thiếu tiền để trả nhà cung cấp, lương nhân viên và chi phí vận hành.
Doanh nghiệp nên theo dõi riêng tiền thu từ khách hàng và các khoản tiền chi như nhập hàng, vận chuyển, kho bãi, nhân sự, thuế và chi phí quản lý.
Một báo cáo dòng tiền đơn giản theo tuần hoặc theo tháng có thể giúp người quản lý nhìn thấy thời điểm doanh nghiệp có nguy cơ thiếu tiền.
Khi kết hợp bốn dữ liệu gồm doanh thu, công nợ, tồn kho và dòng tiền, doanh nghiệp sẽ hiểu rõ hơn tình trạng kinh doanh thực tế. Doanh thu cho biết bán được bao nhiêu, công nợ cho biết bao nhiêu tiền chưa thu, tồn kho cho biết bao nhiêu vốn còn nằm trong hàng và dòng tiền cho biết doanh nghiệp thực sự đang có khả năng chi trả đến đâu.
Marketing địa phương phù hợp hơn chiến dịch quá rộng
Đối với doanh nghiệp nhỏ kinh doanh vật liệu xây dựng, khách hàng thường tập trung trong một bán kính tương đối gần điểm bán hoặc kho hàng. Nguyên nhân là chi phí vận chuyển có ảnh hưởng rất lớn đến quyết định mua, đặc biệt với các mặt hàng nặng như xi măng, sắt thép, cát đá, gạch và vật tư thô.
Vì vậy, thay vì chi nhiều tiền để quảng cáo trên phạm vi quá rộng, doanh nghiệp nên tập trung xây độ nhận diện tại khu vực mình có khả năng giao hàng nhanh, giá cạnh tranh và chăm sóc khách tốt.
Google Maps
Google Maps là một trong những kênh quan trọng đối với cửa hàng vật liệu xây dựng địa phương. Khi khách tìm kiếm các cụm từ như “cửa hàng vật liệu xây dựng gần đây”, “mua xi măng gần tôi” hoặc “đại lý sắt thép tại khu vực”, hồ sơ doanh nghiệp trên Google có thể trở thành điểm tiếp xúc đầu tiên.
Cửa hàng nên cập nhật đầy đủ tên doanh nghiệp, địa chỉ, số điện thoại, giờ mở cửa, hình ảnh thực tế và nhóm sản phẩm đang kinh doanh.
Hình ảnh kho hàng, xe giao hàng, mặt tiền cửa hàng và hàng hóa thực tế thường tạo độ tin cậy cao hơn những hình ảnh quảng cáo chung chung.
Doanh nghiệp cũng nên khuyến khích khách hàng thực tế để lại đánh giá sau khi mua hàng. Một hồ sơ có nhiều đánh giá tốt và phản hồi thường xuyên sẽ hỗ trợ rất lớn cho hoạt động tìm kiếm khách hàng trong khu vực.
Website theo khu vực
Website của doanh nghiệp nhỏ không cần ngay lập tức cạnh tranh trên các từ khóa toàn quốc.
Thay vào đó, nên tập trung vào nhóm từ khóa gắn với địa phương như “cửa hàng vật liệu xây dựng tại…”, “đại lý xi măng tại…”, “báo giá thép xây dựng tại…” hoặc “giao cát đá tại…”.
Mỗi khu vực giao hàng chính có thể xây một trang nội dung riêng, thể hiện rõ sản phẩm đang cung cấp, thời gian giao, chính sách vận chuyển và phương thức liên hệ.
Cách làm này giúp website tiếp cận đúng nhóm khách có khả năng trở thành đơn hàng thực tế, thay vì tạo lượng truy cập lớn nhưng phần lớn nằm ngoài phạm vi phục vụ.
Facebook và Zalo địa phương
Facebook và Zalo phù hợp với mô hình kinh doanh vật liệu tại địa phương vì khách hàng có xu hướng hỏi giá, gửi hình ảnh công trình và trao đổi nhanh qua tin nhắn.
Doanh nghiệp có thể xây fanpage, tài khoản Zalo hoặc tham gia các nhóm cộng đồng liên quan đến xây dựng, sửa nhà, bất động sản và mua bán tại địa phương.
Nội dung không nên chỉ đăng quảng cáo bán hàng. Có thể chia sẻ bảng giá cập nhật, hình ảnh đơn hàng đã giao, sản phẩm mới, kinh nghiệm lựa chọn vật liệu hoặc chương trình ưu đãi theo khu vực.
Khi khách phát sinh nhu cầu, doanh nghiệp có thể chuyển nhanh từ tương tác trên mạng xã hội sang tư vấn, báo giá và giao hàng.
Quan hệ với thợ xây và nhà thầu nhỏ
Đối với cửa hàng vật liệu xây dựng địa phương, thợ xây và nhà thầu nhỏ có thể trở thành nguồn khách hàng ổn định hơn rất nhiều so với quảng cáo đại trà.
Một người thợ có thể tham gia nhiều công trình trong năm và thường ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định lựa chọn nơi mua vật liệu của chủ nhà.
Doanh nghiệp nên xây chính sách giá, giao hàng và chăm sóc riêng cho nhóm khách này.
Quan hệ tốt với thợ xây, đội thi công, thầu phụ và nhà thầu nhỏ có thể tạo ra nguồn đơn hàng đều đặn, đồng thời giúp cửa hàng được giới thiệu tới nhiều khách hàng mới mà không phải tăng mạnh chi phí quảng cáo.
Những sai lầm khiến doanh nghiệp nhỏ vật liệu nhanh thiếu tiền
Doanh thu cao không đồng nghĩa với dòng tiền tốt. Kinh doanh vật liệu xây dựng có đặc điểm cần vốn cho hàng tồn kho, phương tiện, kho bãi và công nợ khách hàng.
Doanh nghiệp nhỏ rất dễ rơi vào tình trạng nhìn thấy doanh số tăng nhưng tiền mặt lại giảm.
Nguyên nhân thường không phải do bán không được hàng mà do vốn bị khóa trong tồn kho, công nợ hoặc tài sản đầu tư quá sớm.
Nhập quá nhiều mẫu hàng
Một sai lầm phổ biến của cửa hàng mới là cố gắng có thật nhiều mẫu để tạo cảm giác danh mục phong phú.
Điều này đặc biệt dễ xảy ra với gạch, thiết bị vệ sinh, sơn, vật liệu trang trí và sản phẩm hoàn thiện.
Mỗi mẫu hàng chỉ chiếm một lượng vốn nhỏ nhưng khi cộng hàng trăm mã sản phẩm, tổng vốn tồn kho có thể trở thành con số rất lớn.
Doanh nghiệp nên xác định nhóm sản phẩm chủ lực, sản phẩm bán thường xuyên và sản phẩm chỉ cần trưng mẫu.
Những mã ít bán có thể áp dụng hình thức đặt hàng từ nhà cung cấp sau khi khách xác nhận thay vì nhập sẵn toàn bộ về kho.
Cho nợ để lấy doanh số
Bán chịu có thể giúp doanh nghiệp nhanh chóng tăng doanh số, đặc biệt khi làm việc với thợ xây và nhà thầu.
Tuy nhiên, nếu không kiểm soát hạn mức, doanh nghiệp có thể tạo ra doanh thu trên sổ sách nhưng không có tiền để nhập đợt hàng tiếp theo.
Công nợ càng kéo dài, áp lực vốn lưu động càng lớn.
Doanh nghiệp nên xây hạn mức nợ riêng cho từng khách, thời hạn thanh toán rõ ràng và cơ chế dừng cấp hàng khi công nợ vượt giới hạn.
Khách hàng mua nhiều chưa chắc là khách hàng tốt nếu phần lớn doanh thu vẫn nằm trong khoản phải thu.
Mua xe trước khi có đủ đơn
Xe tải giúp doanh nghiệp chủ động giao hàng nhưng cũng tạo thêm một khoản đầu tư lớn.
Ngoài tiền mua xe còn có chi phí tài xế, nhiên liệu, bảo dưỡng, bảo hiểm, đăng kiểm và thời gian xe không hoạt động.
Nếu lượng đơn chưa ổn định, chi phí sở hữu phương tiện có thể cao hơn đáng kể so với thuê xe theo chuyến.
Doanh nghiệp nhỏ nên theo dõi số chuyến giao hàng, chi phí thuê ngoài và mật độ đơn trước khi quyết định đầu tư phương tiện riêng.
Mua xe nên là kết quả của nhu cầu vận chuyển đã đủ lớn, không nên chỉ vì muốn doanh nghiệp trông chuyên nghiệp hơn.
Không tính phí giao hàng vào giá bán
Nhiều cửa hàng tập trung cạnh tranh bằng giá sản phẩm nhưng bỏ qua chi phí giao hàng thực tế.
Một đơn xi măng, thép hoặc gạch có thể mang lại lợi nhuận trên hàng hóa nhưng sau khi trừ nhiên liệu, tài xế, bốc xếp và thời gian vận chuyển thì gần như không còn lợi nhuận.
Doanh nghiệp cần tính tổng lợi nhuận theo từng đơn hàng thay vì chỉ tính chênh lệch giá nhập và giá bán.
Có thể áp dụng phí giao hàng riêng, miễn phí theo bán kính hoặc chỉ miễn phí khi đơn đạt giá trị tối thiểu.
Quan trọng nhất là chính sách phải được tính toán trước và thông báo rõ ràng cho khách hàng.
Lộ trình từ doanh nghiệp nhỏ thành cửa hàng vật liệu có hệ thống
Một cửa hàng vật liệu xây dựng có thể phát triển thành doanh nghiệp có hệ thống nếu mở rộng theo tốc độ mà dòng tiền và khả năng quản trị cho phép.
Mục tiêu ban đầu không nên là mở thật nhiều điểm bán mà là tạo được một mô hình có thể lặp lại: sản phẩm rõ ràng, khách hàng ổn định, tồn kho kiểm soát được và mỗi đơn hàng có lợi nhuận thực.
Ổn định một điểm bán
Giai đoạn đầu cần tập trung làm tốt một điểm bán trước khi nghĩ đến mở rộng.
Doanh nghiệp cần biết chính xác nhóm sản phẩm nào tạo doanh thu, nhóm nào tạo lợi nhuận và nhóm nào chỉ chiếm vốn tồn kho.
Quy trình nhập hàng, báo giá, bán hàng, thu tiền và giao hàng cũng cần được chuẩn hóa.
Khi một điểm bán có thể vận hành ổn định ngay cả khi chủ doanh nghiệp không trực tiếp xử lý mọi giao dịch, đó mới là nền tảng tốt để nhân rộng.
Xây kho nhỏ riêng
Khi doanh số tăng, cửa hàng có thể cần một kho riêng để giảm áp lực diện tích trưng bày và tăng khả năng dự trữ hàng chủ lực.
Kho không nhất thiết phải lớn ngay từ đầu.
Doanh nghiệp nên ưu tiên những sản phẩm có vòng quay nhanh, nhu cầu ổn định và thường xuyên cần giao ngay.
Kho cũng cần được quản lý bằng mã hàng, số lượng và vị trí cụ thể. Nếu chỉ dựa vào việc nhân viên nhớ hàng nằm ở đâu, việc mở rộng quy mô sẽ nhanh chóng tạo ra sai lệch tồn kho.
Mở rộng khách nhà thầu
Sau khi có dòng khách bán lẻ ổn định, doanh nghiệp có thể phát triển mạnh hơn nhóm khách nhà thầu, đội thi công và chủ công trình.
Nhóm khách này thường tạo đơn hàng lớn và mua lặp lại nhưng yêu cầu cao hơn về giá, tiến độ giao và công nợ.
Doanh nghiệp nên xây chính sách riêng cho từng nhóm nhà thầu, chẳng hạn mức chiết khấu theo doanh số, hạn mức công nợ và mức hỗ trợ vận chuyển.
Việc quản lý phải dựa trên lợi nhuận và khả năng thanh toán của từng khách, không chỉ dựa trên quy mô doanh số.
Tái đầu tư lợi nhuận để mở thêm điểm bán
Mở thêm điểm bán là bước tăng trưởng hấp dẫn nhưng cũng tạo ra nhu cầu vốn rất lớn.
Doanh nghiệp phải chuẩn bị chi phí thuê mặt bằng, hàng tồn kho, nhân sự, biển hiệu, thiết bị và dòng tiền vận hành trong những tháng đầu.
Thay vì vay quá nhiều để mở nhanh, doanh nghiệp có thể tái đầu tư một phần lợi nhuận của điểm bán hiện tại.
Điểm mới chỉ nên mở khi doanh nghiệp đã xác định được khu vực có nhu cầu, có hệ thống cung ứng và có người đủ khả năng quản lý.
Khi mỗi điểm bán sử dụng chung quy trình nhập hàng, bảng giá, tồn kho, dữ liệu khách hàng và hệ thống kế toán, doanh nghiệp bắt đầu chuyển từ một cửa hàng truyền thống thành chuỗi kinh doanh vật liệu có khả năng mở rộng.
Thành lập doanh nghiệp nhỏ kinh doanh vật liệu xây dựng cần được chuẩn bị kỹ lưỡng từ thủ tục đăng ký doanh nghiệp đến phương án nhập hàng, kho bãi, vận chuyển, hóa đơn và quản lý tài chính. Việc xác định đúng ngành nghề và mô hình hoạt động ngay từ đầu giúp chủ doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, kiểm soát chi phí và thuận lợi khi mở rộng quy mô. Bên cạnh yếu tố pháp lý, doanh nghiệp cũng nên chú trọng lựa chọn nhà cung cấp uy tín, chính sách giá, công nợ và chất lượng dịch vụ để tạo lợi thế cạnh tranh và phát triển hoạt động kinh doanh bền vững.
