Thành lập công ty marketing tại Hải Phòng là lựa chọn phù hợp đối với cá nhân, tổ chức muốn phát triển hoạt động trong lĩnh vực quảng cáo, truyền thông, xây dựng thương hiệu và cung cấp các giải pháp tiếp thị. Trước khi thành lập, chủ đầu tư cần xác định mô hình doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh, địa chỉ trụ sở và vốn điều lệ phù hợp
Thành lập công ty marketing tại Hải Phòng – agency 3 người vẫn nên dựng pháp lý như một doanh nghiệp có thể scale
Thành lập công ty marketing tại Hải Phòng không nhất thiết phải chờ đến khi agency có hàng chục nhân sự hoặc sở hữu văn phòng lớn. Ngay cả một nhóm chỉ gồm 3 người phụ trách chiến lược, nội dung và quảng cáo cũng nên tổ chức pháp lý từ đầu như một doanh nghiệp có khả năng mở rộng, bởi hợp đồng, dòng tiền, tài khoản quảng cáo, dữ liệu khách hàng và quyền sở hữu nội dung sẽ ngày càng phức tạp khi số lượng dự án tăng lên.
Một agency nhỏ nhưng có cơ cấu hợp đồng rõ ràng, ngành nghề đăng ký phù hợp, hệ thống kế toán minh bạch và quy trình quản lý tài khoản tốt thường dễ phát triển hơn nhóm freelancer hoạt động rời rạc. Đặc biệt tại Hải Phòng, nơi có nhiều doanh nghiệp công nghiệp, logistics, xuất nhập khẩu, thương mại và dịch vụ, việc vận hành dưới tư cách pháp nhân cũng giúp agency thuận lợi hơn khi làm việc với khách hàng B2B.
Marketing agency khác công ty quảng cáo thế nào?
Marketing agency thường cung cấp phạm vi dịch vụ rộng hơn quảng cáo đơn thuần. Một agency có thể thực hiện nghiên cứu thị trường, xây chiến lược thương hiệu, SEO, content marketing, social media, quảng cáo trả phí, quản trị website, thiết kế nhận diện và nhiều hoạt động liên quan đến phát triển khách hàng cho doanh nghiệp.
Trong khi đó, công ty quảng cáo có thể tập trung mạnh vào hoạt động sáng tạo, sản xuất và phân phối thông điệp quảng cáo trên các phương tiện khác nhau. Trên thực tế hai mô hình có thể giao nhau, vì vậy khi thành lập công ty marketing tại Hải Phòng, doanh nghiệp nên xác định chính xác dịch vụ sẽ bán để đăng ký ngành nghề, xây hợp đồng và tổ chức kế toán tương ứng.
SEO, social, performance và branding cần ngành nghề gì?
SEO thường gắn với hoạt động tối ưu website, sản xuất nội dung, nghiên cứu từ khóa và tư vấn chiến lược marketing số. Social media tập trung vào xây dựng nội dung, quản trị kênh, tương tác cộng đồng và triển khai chiến dịch trên các nền tảng mạng xã hội.
Performance marketing lại tập trung vào quảng cáo có đo lường như lượt truy cập, khách hàng tiềm năng, đơn hàng hoặc doanh thu. Branding liên quan nhiều hơn đến chiến lược thương hiệu, nhận diện và thiết kế. Do đó, công ty nên đăng ký nhóm ngành nghề đủ bao phủ các hoạt động thực tế thay vì chỉ đăng ký duy nhất ngành quảng cáo rồi mở rộng dịch vụ không có kế hoạch.
Vì sao mô hình thu phí ảnh hưởng kế toán?
Cách agency thu tiền quyết định cách theo dõi doanh thu, công nợ và chi phí của từng hợp đồng. Công ty thu phí cố định hàng tháng sẽ có cách quản lý khác với doanh nghiệp nhận từng dự án riêng lẻ hoặc chỉ nhận phần trăm theo ngân sách quảng cáo.
Đặc biệt, nếu agency vừa thu phí dịch vụ vừa nhận tiền chạy quảng cáo hộ khách hàng thì cần tách rõ hai dòng tiền. Nếu gộp toàn bộ vào một khoản thanh toán mà không có hợp đồng và chứng từ rõ ràng, việc xác định doanh thu thực tế của agency có thể trở nên phức tạp.
Hải Phòng có nhóm khách hàng B2B công nghiệp nào?
Hải Phòng có lợi thế lớn về cảng biển, logistics, sản xuất công nghiệp, kho bãi, xuất nhập khẩu và các khu công nghiệp. Đây là thị trường phù hợp với agency tập trung vào marketing B2B cho doanh nghiệp nhà máy, doanh nghiệp phụ trợ công nghiệp, vận tải, logistics hoặc dịch vụ kỹ thuật.
Nhóm khách hàng này thường không chỉ cần quảng cáo Facebook hoặc TikTok mà còn quan tâm đến website, SEO, hồ sơ năng lực, Google Ads, LinkedIn, catalogue và hệ thống tạo lead B2B. Agency hiểu đặc thù thị trường Hải Phòng có thể xây dịch vụ chuyên sâu thay vì cạnh tranh hoàn toàn bằng giá.
Chọn loại hình công ty marketing
Loại hình doanh nghiệp ảnh hưởng đến cơ cấu sở hữu, cách ra quyết định và khả năng huy động thêm thành viên hoặc cổ đông sau này. Agency nên lựa chọn mô hình dựa trên số người sáng lập và kế hoạch phát triển dài hạn.
TNHH một thành viên
Công ty TNHH một thành viên phù hợp với trường hợp agency do một cá nhân hoặc tổ chức làm chủ sở hữu. Đây là mô hình thường được lựa chọn khi một người sáng lập chính chịu trách nhiệm về chiến lược và điều hành doanh nghiệp.
Ưu điểm là cơ cấu quản trị gọn và khả năng quyết định nhanh. Tuy nhiên, ngay cả khi công ty chỉ có một chủ sở hữu, mọi khoản thu chi vẫn nên được thực hiện qua hệ thống của doanh nghiệp thay vì trộn lẫn với tài khoản cá nhân.
TNHH hai thành viên
Mô hình TNHH hai thành viên trở lên phù hợp với agency được thành lập bởi hai hoặc nhiều người cùng góp vốn. Đây là trường hợp khá phổ biến với các nhóm sáng lập gồm người phụ trách sales, content, performance hoặc design.
Điều lệ cần quy định rõ tỷ lệ góp vốn, quyền biểu quyết, cách chia lợi nhuận và phương án xử lý khi một thành viên muốn rút khỏi công ty. Với agency, nên làm rõ cả vấn đề dữ liệu khách hàng và tài khoản nếu thành viên sáng lập nghỉ việc.
Công ty cổ phần
Công ty cổ phần phù hợp với doanh nghiệp dự kiến mở rộng quy mô hoặc huy động thêm nhà đầu tư. Việc phân chia sở hữu bằng cổ phần có thể linh hoạt hơn khi doanh nghiệp muốn đưa thêm cổ đông mới vào.
Đổi lại, cơ chế quản trị và quyền của cổ đông thường phức tạp hơn. Agency nhỏ chỉ nên chọn mô hình này nếu định hướng phát triển thực sự cần đến cơ cấu cổ phần.
FDI
Doanh nghiệp marketing có vốn đầu tư nước ngoài tại Hải Phòng cần rà soát đồng thời điều kiện đầu tư và phạm vi dịch vụ dự kiến cung cấp. Các hoạt động quảng cáo, nghiên cứu thị trường hoặc tư vấn có thể cần được xác định rõ ngay trong hồ sơ đầu tư.
Do đó, nhà đầu tư không nên chỉ sao chép mô hình ngành nghề của một công ty marketing Việt Nam. Hồ sơ FDI cần được xây dựng dựa trên cấu trúc vốn, nhà đầu tư và hoạt động thực tế dự kiến triển khai.
Ngành nghề công ty marketing nên đăng ký
Việc lựa chọn ngành nghề ngay từ đầu giúp doanh nghiệp tránh phải sửa đổi đăng ký khi mở rộng dịch vụ. Agency càng cung cấp nhiều nhóm dịch vụ càng cần lập bản đồ ngành nghề rõ ràng.
Quảng cáo
Quảng cáo là nhóm hoạt động cốt lõi của nhiều marketing agency. Phạm vi có thể bao gồm tư vấn chiến dịch, sáng tạo nội dung quảng cáo, quản lý quảng cáo số và triển khai truyền thông cho khách hàng.
Khi ký hợp đồng, agency nên mô tả chính xác mình cung cấp dịch vụ quảng cáo hay chỉ quản lý ngân sách của khách hàng. Việc phân định này ảnh hưởng trực tiếp đến trách nhiệm và dòng tiền.
Nghiên cứu thị trường
Nghiên cứu thị trường phù hợp với agency cung cấp khảo sát khách hàng, phân tích đối thủ, định vị thương hiệu hoặc tư vấn chiến lược marketing.
Đây là dịch vụ có giá trị cao nếu agency tập trung vào khách hàng B2B. Tại Hải Phòng, doanh nghiệp công nghiệp hoặc logistics thường cần nghiên cứu thị trường trước khi triển khai chiến lược bán hàng hoặc mở rộng khu vực.
Tư vấn quản lý
Một số agency tham gia sâu vào chiến lược tăng trưởng, quy trình bán hàng hoặc tổ chức bộ phận marketing cho khách hàng. Khi đó, hoạt động có thể vượt ra ngoài phạm vi quảng cáo đơn thuần.
Doanh nghiệp cần xác định rõ bản chất tư vấn để lựa chọn ngành nghề phù hợp. Hợp đồng cũng nên chỉ rõ agency tư vấn chiến lược hay trực tiếp điều hành hoạt động của khách hàng.
Thiết kế và sản xuất nội dung nếu có
Nếu agency thực hiện thêm thiết kế hình ảnh, sản xuất video, chụp ảnh hoặc các sản phẩm truyền thông khác, nên xem xét đăng ký ngành nghề phù hợp với các hoạt động đó.
Việc này đặc biệt quan trọng khi công ty phát triển studio riêng hoặc nhận các hợp đồng sản xuất nội dung độc lập. Cơ cấu ngành nghề nên phản ánh đúng hướng phát triển dài hạn của agency.
Xác định mô hình doanh thu trước khi mở công ty
Không phải agency nào cũng kiếm tiền theo cùng một cách. Việc xác định mô hình doanh thu ngay từ đầu giúp doanh nghiệp thiết kế hợp đồng, hóa đơn và cách quản trị công việc phù hợp hơn.
Retainer
Retainer là mô hình khách hàng trả một khoản phí cố định theo tháng để agency cung cấp một phạm vi dịch vụ đã thỏa thuận. Đây là mô hình phổ biến đối với SEO, quản trị social media và marketing tổng thể.
Ưu điểm của retainer là doanh nghiệp dễ dự báo doanh thu và xây đội ngũ ổn định. Tuy nhiên, hợp đồng cần quy định rõ số lượng đầu việc, thời gian phản hồi và giới hạn phạm vi để tránh tình trạng khách hàng yêu cầu không giới hạn.
Project
Mô hình project áp dụng khi agency nhận một dự án cụ thể như xây website, làm bộ nhận diện, quay video hoặc triển khai một chiến dịch.
Hợp đồng cần chia rõ các giai đoạn từ tạm ứng, thực hiện, nghiệm thu đến thanh toán. Nếu dự án có nhiều vòng sửa, doanh nghiệp nên quy định trước giới hạn số lần chỉnh sửa.
Performance fee
Performance fee là khoản phí gắn với kết quả như số lượng lead, doanh thu, đơn hàng hoặc một chỉ số được thống nhất.
Mô hình này có thể hấp dẫn khách hàng nhưng rủi ro cho agency khá cao nếu KPI chịu ảnh hưởng bởi các yếu tố ngoài marketing như giá bán, đội sales hoặc chất lượng sản phẩm. Vì vậy, công thức tính performance fee cần được viết rất rõ.
Media commission
Agency có thể thu phần trăm hoặc khoản phí dựa trên ngân sách truyền thông được quản lý. Đây là mô hình thường xuất hiện khi doanh nghiệp trực tiếp quản lý quảng cáo cho khách hàng.
Cần phân biệt rõ commission với tiền media mà khách hàng giao để chạy quảng cáo. Hai khoản này không nên được thể hiện như một nguồn thu duy nhất.
Hồ sơ thành lập công ty marketing
Hồ sơ thành lập doanh nghiệp cần thống nhất về thông tin chủ sở hữu, vốn, địa chỉ và ngành nghề. Agency nên chuẩn bị đầy đủ ngay từ đầu để hạn chế việc bổ sung nhiều lần.
Giấy đề nghị
Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp thể hiện những thông tin cơ bản của công ty dự kiến thành lập. Nội dung cần đồng nhất với điều lệ và các tài liệu khác.
Tên công ty, trụ sở, người đại diện, vốn và ngành nghề nên được kiểm tra kỹ trước khi nộp. Đây là những thông tin sẽ tiếp tục được sử dụng trong hợp đồng và hóa đơn sau này.
Điều lệ
Điều lệ quy định cơ cấu tổ chức và quyền hạn giữa các thành viên hoặc cổ đông. Với agency có nhiều founder, đây là tài liệu rất quan trọng.
Ngoài nội dung bắt buộc, doanh nghiệp nên xây thêm quy định nội bộ về quyền quản lý khách hàng, dữ liệu và tài sản trí tuệ để tránh tranh chấp về sau.
Danh sách góp vốn
Tùy loại hình doanh nghiệp, hồ sơ cần thể hiện thông tin thành viên hoặc cổ đông theo quy định tương ứng.
Các founder nên xác định tỷ lệ sở hữu dựa trên vốn, vai trò và cam kết dài hạn. Không nên chia tỷ lệ chỉ để hoàn thành thủ tục mà chưa thống nhất trách nhiệm thực tế.
Giấy tờ pháp lý
Giấy tờ pháp lý của cá nhân hoặc tổ chức tham gia thành lập doanh nghiệp cần được chuẩn bị đầy đủ và hợp lệ.
Nếu có nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức tham gia, hồ sơ thường cần được kiểm tra kỹ hơn. Việc chuẩn bị từ sớm sẽ giúp quá trình đăng ký thuận lợi hơn.
Quy trình thành lập agency marketing tại Hải Phòng
Quy trình mở agency nên được xây từ việc xác định dịch vụ cho đến khi có bộ hợp đồng mẫu. Như vậy, công ty có thể ký khách hàng ngay sau khi hoàn tất các bước vận hành cơ bản.
Chọn dịch vụ
Agency cần xác định mình cung cấp SEO, social, branding, quảng cáo hay dịch vụ marketing tổng thể. Đây là cơ sở để lựa chọn ngành nghề và tổ chức nhân sự.
Agency nhỏ không nhất thiết phải cung cấp tất cả dịch vụ ngay từ đầu. Tập trung vào một vài năng lực mạnh thường giúp doanh nghiệp xây uy tín nhanh hơn.
Đăng ký doanh nghiệp
Sau khi xác định mô hình, công ty tiến hành chuẩn bị hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Thông tin về tên, vốn, trụ sở và ngành nghề cần được thống nhất trước.
Sau khi thành lập, doanh nghiệp nên lưu hồ sơ pháp lý thành một bộ riêng để phục vụ ngân hàng, khách hàng và các giao dịch tiếp theo.
Thuế – hóa đơn
Ngay khi bắt đầu hoạt động, agency cần tổ chức công việc thuế và hóa đơn. Điều này đặc biệt quan trọng nếu khách hàng chủ yếu là doanh nghiệp.
Công ty cũng nên thiết lập hệ thống theo dõi doanh thu theo từng khách hàng, từng hợp đồng và từng chiến dịch để dễ kiểm soát hiệu quả tài chính.
Xây hợp đồng mẫu
Hợp đồng mẫu nên được chuẩn bị trước khi agency ký khách hàng đầu tiên. Mỗi nhóm dịch vụ có thể cần điều khoản khác nhau.
Hợp đồng SEO sẽ khác hợp đồng chạy quảng cáo, branding hoặc sản xuất video. Agency nên tránh sử dụng một mẫu duy nhất cho tất cả dịch vụ.
Hợp đồng marketing phải tách phí dịch vụ và ngân sách quảng cáo
Đây là một trong những vấn đề quan trọng nhất khi agency cung cấp dịch vụ performance marketing. Nếu phí agency và tiền quảng cáo bị gộp chung, doanh nghiệp dễ gặp khó khăn khi xác định trách nhiệm và doanh thu.
Media budget
Media budget là số tiền dành để mua quảng cáo trên các nền tảng. Khoản này cần được xác định rõ là do khách hàng trực tiếp thanh toán hay chuyển cho agency thực hiện.
Nếu agency nhận tiền từ khách hàng để thanh toán hộ nền tảng, hợp đồng và chứng từ cần phản ánh đúng bản chất dòng tiền. Việc này giúp kế toán theo dõi chính xác hơn.
Agency fee
Agency fee là khoản khách hàng trả cho công ty để thực hiện hoạt động chiến lược, setup, tối ưu và quản lý chiến dịch.
Khoản phí này nên được ghi riêng với ngân sách media. Cách trình bày rõ ràng giúp khách hàng hiểu mình đang trả tiền cho dịch vụ gì.
KPI
KPI cần được mô tả bằng chỉ số có thể đo lường như lead, lượt truy cập, tỷ lệ chuyển đổi hoặc doanh thu.
Không nên sử dụng các cam kết chung như “tăng trưởng mạnh” hoặc “hiệu quả cao”. KPI càng rõ thì việc nghiệm thu và thanh toán càng dễ.
Trách nhiệm nền tảng
Google, Meta, TikTok và các nền tảng khác có quyền thay đổi thuật toán, chính sách hoặc đình chỉ tài khoản.
Hợp đồng nên quy định rõ những trường hợp nào nằm ngoài khả năng kiểm soát của agency. Điều này giúp tránh việc mọi sự cố nền tảng đều bị coi là lỗi của đơn vị marketing.
Công ty chạy quảng cáo cho ngành có điều kiện cần kiểm tra gì?
Agency không nên chỉ quan tâm đến nội dung quảng cáo có đẹp hay không. Với những ngành chịu quy định chuyên ngành, cần kiểm tra điều kiện quảng cáo trước khi triển khai.
Thực phẩm
Quảng cáo thực phẩm cần xem xét loại sản phẩm, nội dung công bố và các thông tin được phép thể hiện.
Agency nên yêu cầu khách hàng cung cấp hồ sơ sản phẩm trước khi phát hành chiến dịch. Đây là cách giảm rủi ro cho cả khách hàng và công ty marketing.
Mỹ phẩm
Mỹ phẩm là nhóm sản phẩm có nhiều yêu cầu liên quan đến cách thể hiện công dụng và nội dung quảng cáo.
Agency không nên tự sáng tạo các tuyên bố quá mức chỉ vì muốn tăng tỷ lệ chuyển đổi. Nội dung cần bám sát hồ sơ và thông tin sản phẩm của khách hàng.
Y tế
Marketing trong lĩnh vực y tế cần được kiểm soát chặt hơn do nội dung liên quan trực tiếp đến sức khỏe.
Đối với phòng khám, cơ sở y tế hoặc dịch vụ chuyên môn, agency nên yêu cầu khách hàng cung cấp tài liệu pháp lý cần thiết trước khi triển khai quảng cáo.
Giáo dục
Các chương trình đào tạo, khóa học và dịch vụ giáo dục cũng cần được mô tả đúng bản chất.
Agency cần tránh các nội dung gây hiểu nhầm về bằng cấp, kết quả hoặc cam kết đầu ra. Việc này đặc biệt cần lưu ý khi chạy quảng cáo quy mô lớn.
Dữ liệu khách hàng và tài khoản quảng cáo thuộc về ai?
Một trong những nguyên nhân phổ biến khiến agency và khách hàng tranh chấp là quyền kiểm soát dữ liệu và tài khoản sau khi chấm dứt hợp đồng.
Business Manager
Business Manager nên được thiết lập theo cấu trúc rõ ràng về quyền sở hữu và quyền truy cập.
Trong nhiều trường hợp, khách hàng nên là chủ sở hữu tài sản quảng cáo còn agency được cấp quyền quản trị. Cách này giúp việc bàn giao đơn giản hơn.
Pixel
Pixel và các công cụ theo dõi chứa lượng dữ liệu quan trọng về hành vi người dùng.
Hợp đồng nên xác định rõ pixel thuộc tài khoản nào và agency có quyền sử dụng dữ liệu trong phạm vi nào. Không nên tự động sử dụng dữ liệu của khách hàng cho dự án khác.
Website
Website là tài sản quan trọng trong hoạt động marketing số. Domain, hosting, mã nguồn và tài khoản quản trị cần được xác định rõ.
Agency nên tránh đăng ký toàn bộ tài sản bằng tài khoản cá nhân của nhân viên. Nếu nhân sự nghỉ việc, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro mất quyền kiểm soát.
Database
Database khách hàng thường chứa tên, số điện thoại, email và nhiều thông tin có giá trị kinh doanh.
Agency chỉ nên tiếp cận dữ liệu trong phạm vi cần thiết để cung cấp dịch vụ. Việc sao chép hoặc sử dụng lại dữ liệu ngoài phạm vi hợp đồng có thể tạo rủi ro lớn.
Bản quyền content phải giải quyết từ lúc thuê nhân viên và freelancer
Content do nhân viên hoặc freelancer tạo ra có thể trở thành tài sản lâu dài của agency hoặc khách hàng. Vì vậy, vấn đề quyền sử dụng cần được làm rõ ngay trong hợp đồng.
Bài viết
Bài SEO, bài social hoặc nội dung quảng cáo có thể được sử dụng trong thời gian dài.
Hợp đồng nên xác định ai có quyền sử dụng, chỉnh sửa và xuất bản bài viết sau khi hoàn tất thanh toán.
Hình ảnh
Hình ảnh có thể do designer tự tạo, khách hàng cung cấp hoặc mua từ kho ảnh.
Agency cần lưu nguồn gốc để tránh sử dụng hình ảnh không có quyền hợp pháp. Đây cũng là lý do nên quản lý thư viện tài nguyên tập trung.
Video
Video thường có nhiều yếu tố quyền liên quan như kịch bản, hình ảnh, diễn viên, âm nhạc và footage.
Khi thuê freelancer hoặc production house, agency nên yêu cầu bàn giao rõ quyền sử dụng để tránh tranh chấp sau này.
Thiết kế
Logo, banner, brochure và các thiết kế khác cần được phân định rõ về file gốc và quyền sử dụng.
Nếu hợp đồng chỉ bàn giao file thành phẩm mà không bao gồm file thiết kế gốc, nội dung này cần được ghi rõ trước khi thực hiện.
Agency SEO cần quản lý tài khoản website khách hàng thế nào?
Agency SEO thường có quyền truy cập sâu vào website, hosting và các công cụ phân tích. Vì vậy, việc quản trị quyền truy cập phải được chuẩn hóa.
Phân quyền
Mỗi nhân sự chỉ nên được cấp quyền phù hợp với nhiệm vụ. Content writer không nhất thiết phải có quyền quản trị toàn bộ website.
Cách phân quyền giúp giảm rủi ro chỉnh sửa nhầm hoặc mất dữ liệu. Khi nhân sự nghỉ việc, quyền truy cập cũng dễ được thu hồi.
Backup
Trước khi chỉnh sửa lớn, agency nên có cơ chế sao lưu website.
Backup giúp khôi phục nhanh nếu xảy ra lỗi plugin, code hoặc thao tác sai. Đây là quy trình kỹ thuật nhưng có ý nghĩa pháp lý và tài chính lớn.
Bảo mật
Mật khẩu không nên gửi công khai qua các kênh thiếu an toàn hoặc được lưu rải rác trong tài khoản cá nhân.
Agency nên sử dụng hệ thống quản lý quyền truy cập tập trung và thay đổi mật khẩu khi cần thiết.
Bàn giao
Khi kết thúc hợp đồng SEO, doanh nghiệp cần có checklist bàn giao tài khoản, dữ liệu và công việc còn lại.
Bàn giao đầy đủ giúp tránh tranh chấp về quyền truy cập và cũng thể hiện tính chuyên nghiệp của agency.
Thuế – kế toán agency marketing
Hoạt động marketing có nhiều khoản chi và dòng tiền đặc thù. Nếu không tổ chức kế toán ngay từ đầu, doanh nghiệp có thể khó xác định lợi nhuận thực tế.
Tiền quảng cáo hộ
Tiền khách hàng chuyển để chạy quảng cáo cần được theo dõi tách biệt với phí dịch vụ.
Agency nên dựa trên hợp đồng, chứng từ và cách thức thanh toán thực tế để tổ chức kế toán phù hợp. Không nên coi toàn bộ tiền nhận từ khách hàng đều là doanh thu dịch vụ.
Phí dịch vụ
Phí dịch vụ là nguồn doanh thu trực tiếp của agency từ hoạt động SEO, social, quảng cáo, branding hoặc các dịch vụ khác.
Doanh nghiệp nên theo dõi phí theo từng hợp đồng và từng kỳ nghiệm thu. Điều này giúp xác định khách hàng nào mang lại lợi nhuận tốt.
Chi phí nền tảng nước ngoài
Agency có thể phát sinh chi phí đối với phần mềm, quảng cáo hoặc nền tảng cung cấp từ nước ngoài.
Các khoản này cần được lưu chứng từ và xử lý theo quy định hiện hành. Doanh nghiệp nên kiểm tra từ đầu để tránh đến cuối kỳ mới thiếu hồ sơ.
Freelancer
Freelancer thường được sử dụng cho content, thiết kế, video hoặc kỹ thuật.
Agency cần có hợp đồng, hồ sơ nghiệm thu và chứng từ thanh toán phù hợp. Không nên chỉ chuyển tiền cá nhân mà không lưu lại căn cứ của công việc đã thực hiện.
Chi phí mở công ty marketing
Chi phí thực tế để vận hành agency không chỉ gồm thủ tục thành lập doanh nghiệp. Phần lớn ngân sách nằm ở nhân sự và công cụ làm việc.
Thành lập
Chi phí ban đầu liên quan đến việc thiết lập pháp nhân, kế toán, hóa đơn và các công cụ quản trị.
Doanh nghiệp nên lập ngân sách riêng cho giai đoạn khởi động thay vì chỉ tính phí đăng ký công ty.
Văn phòng
Agency nhỏ có thể hoạt động tại văn phòng chia sẻ hoặc mô hình hybrid.
Việc thuê văn phòng lớn từ đầu không phải lúc nào cũng cần thiết. Quan trọng hơn là có địa chỉ hợp pháp và môi trường làm việc phù hợp.
Phần mềm
Agency thường sử dụng nhiều phần mềm như SEO tool, thiết kế, quản trị công việc, CRM hoặc phần mềm quảng cáo.
Chi phí subscription có thể tăng nhanh khi đội ngũ mở rộng. Doanh nghiệp cần theo dõi để tránh mua trùng hoặc giữ tài khoản không còn sử dụng.
Nhân sự
Nhân sự là khoản chi lớn nhất đối với nhiều agency marketing.
Công ty cần cân đối giữa nhân viên cố định và freelancer. Cơ cấu quá nặng từ đầu có thể tạo áp lực dòng tiền khi chưa có đủ khách hàng retainer.
Checklist trước khi ký khách hàng đầu tiên
Trước khi agency nhận khách hàng đầu tiên, nên kiểm tra đồng thời hợp đồng, KPI, quyền tài khoản và cơ chế thanh toán.
Hợp đồng
Hợp đồng phải mô tả rõ phạm vi công việc, thời gian, phí và trách nhiệm hai bên.
Không nên chỉ ký một báo giá ngắn nếu dự án có giá trị lớn hoặc phải truy cập dữ liệu quan trọng của khách hàng.
KPI
KPI cần cụ thể và đo lường được.
Nếu kết quả phụ thuộc vào sales, giá bán hoặc khả năng xử lý lead của khách hàng, hợp đồng nên ghi rõ để tránh quy toàn bộ trách nhiệm cho agency.
Quyền tài khoản
Trước khi bắt đầu, hai bên cần thống nhất ai sở hữu tài khoản quảng cáo, website và dữ liệu.
Việc này càng rõ ở đầu dự án thì quá trình bàn giao về sau càng đơn giản.
Thanh toán
Hợp đồng cần quy định thời điểm tạm ứng, thanh toán và xử lý trường hợp khách hàng chậm thanh toán.
Agency cũng nên xác định có tiếp tục chạy quảng cáo khi ngân sách chưa được bổ sung hay không. Đây là vấn đề thường gây tranh chấp nếu không quy định trước.
Dịch vụ thành lập công ty marketing tại Hải Phòng của Gia Minh
Pháp Lý Gia Minh hỗ trợ khách hàng chuẩn bị hồ sơ thành lập công ty marketing tại Hải Phòng theo mô hình kinh doanh thực tế. Mục tiêu là giúp agency không chỉ có pháp nhân mà còn xây được nền tảng vận hành phù hợp với kế hoạch phát triển.
Đăng ký doanh nghiệp
Gia Minh hỗ trợ rà soát tên doanh nghiệp, địa chỉ, vốn, người đại diện và loại hình công ty.
Đồng thời, hồ sơ ngành nghề có thể được xây dựng dựa trên nhóm dịch vụ agency dự kiến cung cấp như quảng cáo, nghiên cứu thị trường, tư vấn và sản xuất nội dung.
Thuế – kế toán
Gia Minh có thể hỗ trợ doanh nghiệp tổ chức công việc thuế và kế toán ngay từ giai đoạn đầu.
Đối với agency marketing, việc phân biệt phí dịch vụ, ngân sách quảng cáo và chi phí nền tảng là nội dung cần được quan tâm để quản trị doanh thu rõ ràng.
Lao động
Khi agency bắt đầu tuyển nhân viên, doanh nghiệp cần chuẩn hóa hợp đồng lao động và quy định nội bộ.
Đặc biệt với nhân sự content, designer và media buyer, nên quy định rõ trách nhiệm bảo mật, quyền đối với tài khoản và sản phẩm tạo ra trong quá trình làm việc.
Thành lập công ty marketing tại Hải Phòng không khó nếu chỉ nhìn ở bước đăng ký doanh nghiệp. Tuy nhiên, để agency có thể phát triển từ nhóm 3 người thành doanh nghiệp có hàng chục nhân sự, hệ thống pháp lý, kế toán, hợp đồng và dữ liệu cần được xây đúng ngay từ đầu.
Pháp Lý Gia Minh hỗ trợ doanh nghiệp từ giai đoạn đăng ký công ty, lựa chọn ngành nghề đến các vấn đề thuế – kế toán và lao động. Một nền tảng pháp lý rõ ràng sẽ giúp agency tự tin hơn khi ký khách hàng lớn, quản lý ngân sách quảng cáo và mở rộng thị trường tại Hải Phòng.
Thành lập công ty marketing tại Hải Phòng cần được thực hiện phù hợp với lĩnh vực dịch vụ và định hướng phát triển của doanh nghiệp. Từ lựa chọn loại hình, tên công ty, ngành nghề, hồ sơ đăng ký đến các thủ tục cần hoàn thiện sau thành lập, mỗi nội dung đều cần được rà soát cẩn thận.
